Các công tác chuẩn bị sự kiện

Lưu lại các bài diễn thuyết

Thông thường, để chuẩn bị bài diễn văn cho 1 ban quan trị cần tốn rất nhiều thời gian và công sức, cho nên bạn cần phải sử dụng nó nhiều lần chứ không chỉ 1 lần đưa lên thông tin đại chúng. Khi tổ chức sự kiện nếu không bắt buộc sự có mặt  của diễn giả, thì bạn có thể dùng máy thu thanh cho phát lại những bài diễn thuyết này.

Diễn thuyết là 1 trong rất nhiều hình thức họp tại các công ty, và cũng là dịp để công ty công bố các vấn đề của mình ( bằng cách gửi bài diễn thuyết hoặc nội dung cuộc họp đến cho báo chí). Những buổi diễn thuyết này thường được quay video để sử dụng thêm cho các hoạt động QHCC , người ta đã chế tạo các băng ghi hình chuyên dụng để quay những cuộc họp như thế.

Hoàn thiện và chỉnh sửa

Phát hiện sai lầm và sơ xuât

Ngày nay thị trường thế giới là thị trường chung vì vậy việc dịch các bài báo là 1 công việc bình thường, có lẽ trong tương lai các phòng QHCC sẽ coi máy tính xách tay là 1 công cụ không thể thiếu để dịch các tài liệu từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác với sự hỗ trợ của phần mềm đặc dụng. trong thực tế rất ít cơ quan tự làm lấy việc dịch thuật dù có sự trợ giúp về ngôn ngữ của máy tính, vì máy tính không thể dịch được các sắc thái ngôn ngữ, chẳng hạn công ty Otis Engineering đã cho dán các tờ quảng cáo của mình tại hội chợ thương mại Mát-xco-va mà không biết rằng nội dung được dịch ra tiếng Nga trong các tờ quảng cáo đó lại có nghĩa là “ Các thiết bị đồng bộ trên giàn khoan dầu của chúng tôi rất có tác dụng trong việc cải thiện đời sống tình dục của mọi người”. Quảng cáo cho các “ hội trường” nhỏ trên các chuyến bay ở Bra-xin cũng làm giật mình và xấu hổ các nhân viên hàng không bởi vì theo tiếng bồ đào nha, từ “hội trường” có nghĩa là nơi sinh hoạt tình dục.

Quan hệ hợp đồng và hạn chót

Một cách bảo vệ rất tốt cho mối quan hệ giữa báo chí và các nhà QHCC là trước khi làm việc với nhau thì 2 bên hãy ký 1 hợp đồng và tuyệt đối tuân thủ những điều khoản có trên hợp đồng đó cũng như những điều khoản bất thành văn.

Hợp đồng. những rắc rối liên quan đến lịch làm việc của 1 số tòa soạn ví dụ như các phóng sự độc quyền, hoặc đưa tin lên truyền hình có thể tránh được thông qua các bản hợp đồng. các bản hợp đồng có tác dụng rất lớn trong việc ngăn chặn xảy ra những vấn đề không mong muốn, những chuyên gia QHCC cũng cần ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ, ngoài ra bạn cũng cần phải nên nghĩ đến việc phải làm hợp đồng với cả các phòng thu, các nhà in, các người mẫu và nghệ sĩ, thợ ảnh ngay cả khi họ là những người bạn thân.

Làm việc với phóng viên truyền hình, bạn cần chuẩn bị tinh thần để phát biểu trong thời gian rất ngắn, hãy nhớ phát biểu làm sao cho phù hợp với buổi ghi hình.

Quan hệ với các nhà báo tự do. Mặc dù có thể rất tốn thời gian, nhưng bạn vẫn cần phải chấp nhận để tạo được mối quan hệ hợp tác với các nhà báo tự do đang khai thác tin tức ở Ban Quan hệ công chúng của bạn cho 1 phóng sự mà họ hy vọng sẽ bán đcược, hoặc khai thác thông tin cho 1 cuốn sách mà họ đang viết, các nhà báo tự do có thể có 1 số mối quan hệ mà bạn không có, và danh tiếng của các nhà báo tự do cũng khiến cho tin bài của bạn có giá trị hơn.

Sắm vai nhà báo

Việc đưa tin thành công hay không phụ thuộc vào mối quan hệ mà bạn xây dựng được trong quá trình làm việc, dưới đây là 4 nhóm người đặc biệt quan trọng đối với những người làm QHCC: 1) các nhà báo; 2) các nhà sản xuất; 3) những người làm QHCC khác; 4) những nhà văn tự do. Bạn cần phải biết trong 4 nhóm đó, nhóm nào bạn cần tiếp cận đầu tiên, tiếp thao bạn cần phải biết trình độ nghiệp vụ của họ, bằng các kiểm tra công việc của họ (những lúc thuận tiện) hoặc bằng cách xác minh danh tiếng của họ, ban cũng cần phải nhớ rằng bản thân bạn cũng nhanh chóng nổi tiếng căn cứ vào mức độ tin cậy của người khác đối với bạn và chất lượng công việc của bạn.

Làm băng video và phim

Ngày nay 1 số báo cáo thường niên được làm dưới cả 2 hình thức là ấn phẩm và băng video. Băng video thường được dùng để giới thiệu công ty với các đối tượng mới, các nhà phân tích tài chính trước đây chưa biết đến công ty, tới các khi vực mà trước đây công ty chưa từng hoạt động , tới các nhân viên mới, hoặc các nhân viên vừa được nhận vào làm ở những vị trí cao cấp. Rất nhiều băng video sau khi ra đời đã được số hóa với sự hỗ trợ của ký thuật số, bạn có thể biên tập nội dung của 1 bộ phim video dễ dàng.

Thông báo sự kiện.

Quan hệ tốt trong công việc với các nhân viên truyền thông luôn là 1 việc cần thiết nhằm giúp cho công việc thuận lợi, tuy nhiên bạn cần hết sức cẩn thận bởi vì họ là những người có thể khiến cho công việc của bạn trở nên dễ dàng và cũng có thể gây khó khăn thậm chí phá hỏng hoàn toàn chương trình của bạn, bí quyết thành công khi tổ chức các sự kiện là xây dựng 1 mối quan hệ thật tốt với giới báo chí bằng cách luôn đón bắt được nhu cầu của họ. Các hoạt động quan hệ công chúng bao giờ cũng gồm 2  phần: 1 là cung cấp thông tin đến đối tượng mục tiêu; và 2 là giải đáp thắc mắc của các đối tượng mục tiêu đó, những cuộc gặp gỡ quan hệ sẽ rất hữu ích bởi nó là cơ hội gợi mở cho bạn các ý tưởng liên quan đến công việc, đồng thời đó cũng là cách để bạn kịp thời cập nhật những thay đổi về mặt nhân sự hoặc quy định mới của bên truyền thông.

Phát hành báo cáo thường niên

2 người có trách nhiệm soạn thảo báo cáo thường niên là: 1 chuyên gia truyền thông chụi trách nhiệm về hình thức của ấn phẩm; 1 nữa là người đại diện quản trị cao cấp của công ty (thường là trưởng phòng tài vụ hoặc giám đốc) chụi trách nhiệm về phầm nội dung. Thiết kế mĩ thuật và trình bày nội dung trách nhiệm của chuyên gia truyền thông.

Đón tiếp nhân vật quan trọng (tiếp)

Bạn cần cung cấp cho khách thông tin về khu vực sẽ diễn ra sự kiện càng chi tiết càng tốt – thông tin về những nhóm người sẽ tham gia sự kiện, thông tin về thành phố nơi diễn ra sự kiện…hãy cá nhân hóa việc này bằng cách in các thông tin đó vào bản khai về lí lịch, nghề nghiệp, sở thích của họ. Điều này giúp cho khách không bị bất ngờ khi trả lời các câu hỏi, đồng thời tạo cho họ cảm giác thoải mái nghĩ rằng mình đang được chào đón chứ không phải thẩm tra.

Thông báo và xuất bản

Thông báo là những thông tin về 1 vấn đề nào đó hoặc nội dung của nó xuất hiện trên thông tin đại chúng dưới dạng đưa tin, nôi dung của thông báo là tin cần truyền và chủ yếu trên phương tiện nghe nhìn và in ấn.

Vì quảng cáo rất giống thông báo, nên 1 số thông báo cũng giống quảng cáo. Điều này đặc biệt đúng với các thông báo in dưới dạng các quyển sách nhỏ. Chúng tronng rất giống các ấn phẩm dùng để bán.

Thuyết trình bằng loa đài. Hệ thống âm thanh có vai trò quyết định trong việc thành công hay thất bại của 1 buổi thuyết trình, để tránh sự cố xảy ra trong buổi thuyết trình, bạn cần quan tâm đặc biệt tới 4 khía cạnh của hệ thống âm thanh. Đó là hệ thống âm ly có tốt không; dùng thiết bị âm thanh của công ty hay đi thuê ở bên ngoài; thiết bị càng đơn giản càng tốt; đồng thời đối với các linh phụ kiện phải chọn lựa kỹ .

Rất ít khách sạn có hệ thống âm thanh chuyên nghiệp, những thiết bị âm thanh mà khách sạn cung cấp như bục diễn thuyết, micro, loa cầm tay… thường không thống nhất về chủng loại, chât lượng, năm sản xuất và không tương thích.

Đăng báo, phát sóng thông báo (PSAs).

Thông báo về các sự kiện xã hội có thể được đăng trên báo hoặc phát sóng trên các phương tiện nghe nhìn, để đăng thông báo ở 2 hình thức này bạn phải làm việc với những người khác, không làm việc với các biên tập viên. Ví dụ để đăng thông báo trên các tờ báo, bạn sẽ phải làm việc với nhân viên thiết kế và họa sĩ trình bày chuyên về sắp xếp quảng cáo và tin bài thuộc ban quảng cáo của các tòa soạn. Ngoài ra bạn còn có thể phải làm việc với phụ trách ban quảng cáo của tòa soạn để xin phép để chèn thêm các mẩu quảng cáo nhỏ của bạn vào các trang quảng cáo lớn. Hoặc bạn cũng có thể làm việc với 1 khách hàng đăng quảng cáo thường xuyên để nhờ họ tài trợ hoặc bán lại cho 1 trang riêng trên tờ báo đó. Những người này thường thì chỉ tài trợ cho 1 tổ chức phi lợi nhuận hoặc các thông báo liên quan đến sự kiện xã hội.

Thực hiện thuyết trình bằng máy chiếu. những người làm QHCC thường dùng máy chiếu để hỗ trợ cho việc thuyết trình như buổi thuyết trình trước các nhà phân tích tài chính, hoặc thuyết trình về các quyền lợi mới của nhân viên.

Các thiết bị trợ giúp cho máy chiếu, bạn sẽ phải sử dụng nhiều thiết bị trong các buổi thuyết trình bằng máy chiếu như giấy vẽ đặt trên giá đỡ, máy chiếu, phần mềm Power Point và các slides.

Giấy vẽ đặt trên giá đỡ hoặc các thiết bị trợ giúp hình ảnh là phương tiện tốt nhất giúp cho diễn giả tiến hành buổi thuyết trình hiệu quả trong thời gian ngắn nhất có thể, những thiết bị này giúp tổng hợp các thông tin quan trọng, giúp triển khai bài thuyết trình, giải thích và làm rõ thông tin, giúp tóm lược và đưa ra kết luận

Quảng cáo.

Dịch vụ quảng cáo tính tiền khách hàng theo dung lượng và thời lượng, ngoại trừ các thông báo về các sự kiện xã hội (PSAs) của các cơ quan và tổ chức phi lợi nhuận, thực tế rất hay gặp trường hợp quảng cáo có hình thức giống như thông báo. Thông thường, khi đưa ra những mục quảng cáo có hình thức giống thông báo, người làm quảng cáo không có chủ định đánh lừa công chúng bởi vì quảng cáo luôn được ghi rõ là quảng cáo, nhưng ngay cả khi được ghi rõ là quảng cáo nó vẫn giống như các thông báo. Cho nên các độc giả cứ nghĩ là mình đang đọc 1 tin gì đónhưng kỳ thực là đang đọc quảng cáo mà không hay biết gì.