Thuyết trình bằng loa đài. Hệ thống âm thanh có vai trò quyết định trong việc thành công hay thất bại của 1 buổi thuyết trình, để tránh sự cố xảy ra trong buổi thuyết trình, bạn cần quan tâm đặc biệt tới 4 khía cạnh của hệ thống âm thanh. Đó là hệ thống âm ly có tốt không; dùng thiết bị âm thanh của công ty hay đi thuê ở bên ngoài; thiết bị càng đơn giản càng tốt; đồng thời đối với các linh phụ kiện phải chọn lựa kỹ .
Rất ít khách sạn có hệ thống âm thanh chuyên nghiệp, những thiết bị âm thanh mà khách sạn cung cấp như bục diễn thuyết, micro, loa cầm tay… thường không thống nhất về chủng loại, chât lượng, năm sản xuất và không tương thích.
Phải cho các thiết bị âm thanh chạy thử ở nơi sẽ diễn ra sự kiện và xem tất cả có hoạt động đồng bộ hay không, để nếu có vấn đề gì chưa tốt thì vẫn còn thời gian để xử lý, phải kiểm tra xem các nhân viên vận hành hệ thống âm thanh về nắm chắc các nguyên tắc hoạt động của hệ thống này, có thuộc ví trí các nút điều chỉnh, có thành tạo về việc điều chỉnh âm thanh,có nắm vững cách vận hành những thiết bị phụ trợ như đầu băng video, micro phụ hay không… các diễn giả và người nghe cũng sẽ rất khó chụi khi bài phát biểu của họ bị giám đoạn bởi những trục trặc từ phía hệ thống âm thanh và nhân viên phụ trách âm thanh.
Hãy kiểm tra kỹ hệ thống loa, điều chỉnh âm lượng của loa lên cao 1 chút so với mức bình thường bởi khi phòng có đông người thì âm lượng phải để mức cao hơn so với lúc chưa có người.
Bạn có thể yên tâm khi đi thuê thiết bị âm thanh cho các buổi thuyết trình bởi đó là những thiết bị hết sức chuyên nghiệp, người cho thuê có đủ các loại thiết bị có chất lượng cao, cho hiệu quả thuyết trình.
Không nên thuê tất cả các thiết bị theo chỉ dẫn của nhà sản xuất, vì họ đã thiết kế lời chỉ dẫn sao có lợi nhất cho họ.
Vì vậy bạn chỉ nên chọn những thiết bị cần thiết cho công việc của mình mà thôi, ví dụ micro là thiết bị quan trọng nhất trong hệ thống âm thanh, cho dù các thiết bị khác có tốt đến mấy cũng không có tác dụng gì nếu chiếc micro làm việc kém chất lượng. micro rất nhiều chủng loại, vì vậy hãy kiểm tra xem chiếc micro bạn chọn có phù hợp với mục đích sử dụng hay không.
Đón tiếp các nhân vật quan trọng
Sự có mặt của các nhân vật quan trọng có tác dụng rất lớn đối với các sự kiện, vì vậy những người tổ chức sự kiện phải có kế hoạch đón tiếp thật chu đáo và làm cho họ vui vẻ. Để mời được các nhân vật quan trọng công ty có thể sử dụng các giải pháp là: nếu là 1 nhà báo hoặc 1 ngôi sao truyền hình thì có thể mời họ thông qua tổ chức của họ, hoặc bằng cách dùng báo chí địa phương hoặc chi nhánh truyền thông giử giấy mời cho họ, 1 cách nữa là bạn có thể mời họ thông qua người đại điện của họ. bạn nên lưu ý rằng người đại diện này phải là 1 người trong lĩnh vực kinh doanh.
Khi đã có lịch mời các nhân vật quan trọng, bạn cần yêu cầu người đại diện cung cấp cho bạn các thông tin về cá nhân của nhân vật đó đồng thời yêu cầu họ cung cấp cho bạn 2 ảnh 4x6 chụp theo 2 tư thế khác nhau, ngoài ra bạn còn phải lấy thông tin của họ từ trang web và các ấn phẩm trên mạng, thông tin về tiểu sử của những nhân vật này có tác dụng rất tốt giúp bạn có đủ dữ liệu để thông báo. Nếu bạn thực hiện được các cuộc phỏng vấn trên điện thoại để lấy thông tin về họ thì rất tốt, bởi vì những bản trích ngang về lý lịch thường không cập nhật và thiếu thông tin cần thiết. ngoài ra còn các thông tin cá nhân và các cuộc liên lạc còn có tác dụng giúp bạn nắm được sở thích thói quen của các nhân vật quan trọng, từ đó có phương pháp đón tiếp phù hợp nhất, bởi nếu biết được điều này bạn sẽ lên được kế hoạch khiến cho họ có những cử chỉ lời nói có lợi nhất cho bạn, bạn phải nhớ rằng các nhân vật nổi tiếng thường có những yêu cầu rất khác thường, ví dụ họ thích trên bàn phải có kẹo nhiều màu,và 1 số màu phải xết hết ra bên ngoài đĩa.
Khi lên kế hoạch đón tiếp khách quý, cần bàn bạc với cơ quan dịch vụ chuyên trách công việc này. Hãy trao đổi với họ 1 cách rõ ràng, chính xác và cụ thể. Các bạn hãy có gắng tạo thiện cảm ngay từ cuộc gặp ngỡ đầu tiên bằng cách cung cấp cho nhau những thông tin sau đây: 1) lịch đi lại, nêu tên những người sẽ đi đón khách quý, đông thời cho nhau biết liệu có phải bố trí thực hiện phỏng vấn khách tại sân bay hay không; 2) địa điểm ở của khách; 3) phương tiện đi lại của khách; 4) chi phí cho việc này là bao nhiêu; 5) lịch tham dự của khách; 6) các nhóm khách mời khác nhau sẽ được sắp xếp như thế nào, và những hoạt động đặc biệt nào các khách quý sẽ tham gia, hãy photo lịch làm việc thành nhiều bản cho nhân viên của bạn và nhân viên của các khách quý để tiện liên lạc trao đổi với nhau.
Nguồn: "Tochucsukien.com" - tác giả: "Lưu Văn Nghiêm"
