Phát hành báo cáo thường niên
2 người có trách nhiệm soạn thảo báo cáo thường niên là: 1 chuyên gia truyền thông chụi trách nhiệm về hình thức của ấn phẩm; 1 nữa là người đại diện quản trị cao cấp của công ty (thường là trưởng phòng tài vụ hoặc giám đốc) chụi trách nhiệm về phầm nội dung. Thiết kế mĩ thuật và trình bày nội dung trách nhiệm của chuyên gia truyền thông.
Chuyên gia truyền thông trước hết phải soạn 1 báo cáo phác thảo có tham khảo nội dung của những người chủ chốt của công ty, và bản thảo này sẽ được phát cho mọi người để lấy ý kiến phê bình và đóng góp. Nhất định phải đánh giấu tác động của báo cáo đối với người đọc và xác định xem hiệu quả của nó đối với đối tượng đạt đến mức độ nào. Các báo cáo thường niên gửi ra các chi nhánh ở nước ngoài phải được kiểm duyệt tính văn hóa của nội dung. Ngoài việc phải quan tâm đến tính văn hóa trong nội dung quá trình soạn thảo báo cáo, chuyên gia truyền thông còn phải trình bày với ban lãnh đạo công ty những ý tưởng của mình về việc thiết kế sẽ như thế nào để cho báo cáo có thể phù hợp với đa dạng văn hóa và lấy ý kiến đóng góp từ nhiều phía nhằm mục đích giúp cho báo cáo hoàn thiện hơn.
Hàng triệu bản báo cáo được ấn hành mỗi năm dù tốn kém ngân sách, nhưng vì công chúng rất quan tâm cho nên chúng ta vẫn phải làm tất cả để đáp ứng sự mong đợi của họ. Vì lý do này mà 1 lần nữa chuyên gia truyền thông cần phải trao đổi với các bộ phận khác của công ty để lấy ý kiến đóng góp nhằm mục đích giúp cho báo cáo đạt hiệu quả tối đa.
Thông thường tiến hành công việc vào cuối quý 1 và không nên làm quá muộn vào thời điểm chỉ còn 3 đến 6 tháng nũa là hết năm tài chính. Những người làm QHCC có nhiều kinh nghiệm thường đưa thêm nhiều thông tin khác vào các bản phụ lục, và thực tế cho thấy các báo cáo thường niên rất cần có những thông tin này bởi vì nó là tài liệu quan trọng tới mức, đối với các công ty cổ phần, luật pháp yêu cầu những thông tin này phải được cung cấp trong 1 thời gian nhất định, việc này giúp cho công chúng có cái nhìn toàn diện hơn về công ty.
Báo cáo thường niên cần có những quy trình như 1 ấn phẩm vì đây là loại tài liệu tổng kết đánh giá toàn bộ những gì diễn ra trong năm qua, báo cáo cần phải lấy ý kiến và sự chấp thuận của nhiều người đồng thời phải làm trong 1 thời hạn nhất định nên lịch sự làm việc cần phải được xây dựng hết sức chặt chẽ khoa học, hạn chế tối đa những trục trặc có thể xảy ra.Bạn phải làm việc với những nhà kiểm toán bên ngoài và các nội dung có liên quan đến tài chính, sau đó bạn phải đưa toàn bộ báo cáo ra cho 1 chuyên gia luật và ban giám đốc công ty xem lại toàn bộ lần nữa. trưởng phòng tài vụ sẽ giám sát đối với báo cáo thường niên, chuyên viên quan hệ đầu tư cũng tham gia giám sát báo cáo bằng việc thường xuyên thông báo cho giám đốc phòng tài vụ về nội dung báo cáo, chuyên viên này có thể là người của ban QHCC.
Tuy có sự khác nhau về bố cục và tiêu đề giữa các công ty, nhưng nhìn chung các báo cáo thường niên đều có 1 loại thông tin giống nhau, gồm có 5 mục sau: 1) thư của chủ tịch;2) báo cáo của bên kiểm toán; 3) báo cáo tài chính; 4) mục điểm lại các hoạt động trong năm qua; 5) ảnh và biểu đồ minh họa.
Ngoài báo cáo thường niên, các cổ đông còn nhận báo cáo hàng quý và 1 số công ty gửi các báo này dưới dạng những bức thư trông rất đẹp mắt. 1 số công ty phát hành báo dưới hình thức những quyển sách nhỏ hoặc tờ táp lô bằng bìa cứng.
Mặc dù hầu hết các báo cáo thường niên đã có nội dung sử đổi cho phù hợp hơn với trình độ của công chúng, nhưng không ít cổ đông vẫn thấy khó hiểu khi đọc báo cáo này. Đặc biệt những người không thông thạo tài chính. Vì vậy sẽ tốt hơn nếu phát hành báo cáo thường niên dưới hình thức tóm tắt và ngắn gọn.
Nguồn: "Tochucsukien.com" - tác giả: "Lưu Văn Nghiêm"
