Cần nhấn mạnh
rằng khi các bản tin nội bộ và dành cho bên ngoài là cách nhanh nhất để giao tiếp
và truyền đạt. Nhưng bạn không bao giờ muốn đọc bản tin của tuần trước, các
nhân viên và khách hàng cũng sẽ không muốn đọc các thông tin cũ rích trên bản
tin.
Các bản tin cho bên ngoài có thể rất hiệu quả trong việc quảng bá sản phẩm và dịch vụ mới của một công ty, duy trì các mối quan hệ khách hàng và xây dựng danh tiếng của bạn với khách hàng hiện tại. Thông qua các bản tin định kỳ dành cho khách hàng tiềm năng lẫn hiện tại, bạn sẽ khiến họ quan tâm hơn đến sản phẩm của mình nhờ đó sẽ gia tăng cơ hội cải thiện doanh số trong tương lai.
Cần nhấn mạnh rằng khi các bản tin nội bộ và dành cho bên ngoài là cách nhanh nhất để giao tiếp và truyền đạt. Nhưng bạn không bao giờ muốn đọc bản tin của tuần trước, các nhân viên và khách hàng cũng sẽ không muốn đọc các thông tin cũ rích trên bản tin.
Các bản tin cho bên ngoài có thể rất hiệu quả trong việc quảng bá sản phẩm và dịch vụ mới của một công ty, duy trì các mối quan hệ khách hàng và xây dựng danh tiếng của bạn với khách hàng hiện tại. Thông qua các bản tin định kỳ dành cho khách hàng tiềm năng lẫn hiện tại, bạn sẽ khiến họ quan tâm hơn đến sản phẩm của mình nhờ đó sẽ gia tăng cơ hội cải thiện doanh số trong tương lai.
Tuy nhiên trước khi tiếp tục đi xa hơn, hãy suy nghĩ cẩn thận về những độc giả chính của bạn. Hình thức của bản tin ấy có phù hợp với các kế hoạch truyền thông của bạn không? Ví dụ, nếu bạn muốn nhân viên của công ty nhận biết các vấn đề chính trước khi đọc chúng trên báo thì bản tin tuần hay tháng sẽ vô dụng.Ngược lại hình thức đó sẽ rất có ích nếu bạn muốn tóm tắt quá trình phát triển của doanh nghiệp theo thời gian.
Để viết một bản tin tốt, trước hết bạn cần phải hiểu độc giả. Nói vậy không có nghĩa là bạn phải thường xuyên tiến hành những cuộc nghiên cứu sâu về họ (tuy đôi khi bạn cũng muốn khảo sát họ thật!) Tương tự như kinh doanh, viết bản tin là công việc sáng tạo và bạn nên gây ngạc nhiên cho độc giả bằng cách giới thiệu những điều mới mẻ trong mỗi bản tin.
Nội dung bài viết phải có giá trị về tin tức nghĩa là phải mang tính thời sự. Sau đây là một số điều quan trọng bạn cần xem xét khi viết bản tin cho công ty :
Lập các mục tiêu. Mục tiêu của bản tin là gì? Để quảng bá sản phẩm hay dịch vụ mới? Hay để đánh bóng tên tuổi của công ty? Liệu chính bản tin có là một sản phẩm/dịch vụ với những thông tin đặc biệt mà khách hàng không thể tìm thấy trên trang wed của bạn? Hay đó là công cụ hỗ trợ bán hàng và giúp mở rộng hoạt động maketing ? Một khi đã quyết định được một hay hai mục tiêu này bạn có thể chia bản tin thành các phần, mỗi phần giải quyết một mục tiêu riêng.
Chọn một cái tên sẽ thu hút độc giả. Nếu ghép tên công ty của bạn với từ “bản tin” bạ sẽ có một cái tên nghe rất…Quảng cáo. Hãy nhớ rằng trước khi có một khái niệm về bản tin doanh nghiệp, độc giả cần có mối liên hệ với doanh nghiệp ấy trước. Hãy thử một cái tên sáng tạo gì đó mang tính hình tượng hơn, hàm ý giá trị tin tức và mối quan tâm, đồng thời phù hợp với thành phần độc giả chính của bạn.
Tạo ra một lịch trình xuất bản. Hãy quyết định tần suất của bản tin: hàng tuần, hai tuần hay hàng tháng? Điều này sẽ phụ thuộc phần lớn vào nguồn lực biên tập của bạn và các yêu cầu của độc giả. Hãy cố gắng đáp ứng nhu cầu của độc giả bằng cáh hỏi trực tiếp họ.Sẽ vô dụng nếu bạn “dội bom” độc giả bằng quá nhiều bản tin được đăng liên tục, trong khi họ chỉ muốn cập nhật thông tin hàng quý.
Xác định nội dung. Nội dung bản tin càng gần gũi với mục tiêu của bạn càng tốt. Nếu bản tin là để quảng bá sản phẩm mới, bạn đừng nên mô tả chi tiết về sản phẩm, bao gồm giá cả, lợi ích và tính năng. Nếu bạn muốn dùng bản tin là phương tiện xây dựng danh tiếng thì hãy đăng những câu chuyện thành công gần đây hoặc bằng chứng về sự hài lòng của khách hàng. Còn nếu chính bản tin là một sản phẩm hãy đảm bảo nội dung của nó phải xác thực, hấp dẫn và đáp ứng mong đợi của độc giả.
Thiết kế chuyên nghiệp. Tốt hơn cả là hãy để các nhà thiết kế đồ họa chuyên nghiệp thực hiện. Nếu bản tin có dạng email, hãy đảm bảo là đại bộ phận khách hàng có đường truy cập tốc độ cao để truy cập internet.
Sử dụng các thủ thuật báo chí. Bản tin phải có tin tức, không chỉ là các thông báo. Và tin tức phải mới – nếu không chỉ là quảng cáo.
Giảm thiểu biệt ngữ doanh nghiệp. Nếu muốn mọi người đọc và hiểu bản tin của mình, bạn hãy làm cho nó trở nên thú vị. Các độc giả bên ngoài không thích lối viết cầu kỳ đầy biệt ngữ, và bạn cũng đừng mong đợi chính nhân viên của mình đọc những bản tin như thế.
Hiểu độc giả của mình. Bạn phải viết bản tin cho độc giả, chứ không phải báo cáo gửi cho sếp.Trong truyền thông, những gì bạn gửi đi không hẳn sẽ tương ứng với những gì người khác nhận, nghĩa là không nhất thiết mọi người đều đọc và hiểu những gì bạn viết. Do vậy hãy viết bằng ngôn ngữ của độc giả - không cao hay thấp mà phù hợp.
Đa dạng hóa mạch tin tức. Một bản tin quan trọng không có nghĩ là một bản tin dài, do đó hãy pha trộn đọ dài của các câu chuyện để tạo sự đa dạng. Hoặc bạn có thể gia tăng số lượng chủ đề của các cột tin vắn.
Cân bằng giọng điệu. bằng cách pha trộn bản tin kinh doanh với những câu chyện thật. Dối với những vấn đề nghiêm trọng, hãy bổ sung một chút gì đó nhẹ nhàng.
Lựa chọn một định dạng thu hút. Khán giả của bạn dễ chấp nhận cái gì nhất? 16 trang A4 hay 8 trang A3? Cái gì dễ phân phát? Nếu bạn phát hành trên trang wed, cái gì sẽ tạo thành một trang? Một câu chuyện nên có bao nhiêu đường dẫn đến?
Định dạng ngay từ đầu. Các ấn phẩm hay đều phát triển qua thời gian, tuy nhiên nếu bạn không thể thay đổi lớn về mặt thiết kế lẫn phát hành. Vì vậy hãy làm thế nào để thể hiện càng nhiều thứ bạn muốn càng tốt ngay trong lần xuất bản đầu tiên.
Bức tranh nói lên ngàn lời. Hãy dùng hình ảnh, tranh hoạt họa và đồ họa để hỗ trợ cho các câu chuyện của bạn. hãy mua một chiếc máy ảnh kỹ thuật số đủ tốt và khuyến khích các nhân viên chụp ảnh minh họa cho câu chuyện của bạn.
“Trong đó có điều gì dành cho tôi”. Đây là câu hỏi không thể tránh đối với các thông báo của doanh nghiệp. Một đơn vị kinh doanh mới đồng nghĩa với việc tái tổ chức và ảnh hưởng tới nhân sự. Liệu tình trạng giảm sút lợi nhuận có cho thấy trước hậu quả giảm biên chế? Hay việc vượt kế hoạch sẽ mang lại hy vọng tăng lương? Hay làm cho các câu chuyện mang tính tiêng tư phù hợp với độc giả của bạn.
Biên tập tốt. Việc biên tập kém hay cẩu thả sẽ làm giảm độ tin cậy của bản tin. Và biên tập cũng cần một triết lý ví dụ: bạn đang cố đạt được điều gì đó với ấn phẩm của mình? Đó là một công cụ để phổ biến thông tin thành công ty hay là một ấn phẩm thú vị để tạo ra một cộng đồng độc giả? Cuối cùng, hãy dùng ngôn từ phù hợp, dễ hiểu. Ngay cả với các ấn phẩm nội bộ cũng nên hạn chế sử dụng từ viết tắt hay biệt ngữ - không phải nhân viên nào trong tổ chức cũng quen với các thuật ngữ như bạn.
Vai trò “người gây tranh luận” mà giới truyền thông theo đuổi chính là một trong những lí do khiến các câu chuyện tiêu cực có tính thời sự hơn những câu chuyện có tính tích cực. Một bản tin mang tính thời sự phải:
- Có kịch tính
- Thu hút sự quan tâm
- Có chi tiết cụ thể, đặc biệt là các con số
- Phù hợp với khán giả truyền thông
Bạn cần nhớ rằng tin tức thời sự có tính cạnh tranh. Theo báo cáo của các biên tập viên và trưởng ban thời sự, cứ mỗi câu chuyện được đăng tải hoặc phát sóng thì đã có ít nhất mười tin khác bị loại. Ở một số tờ báo lớn toàn quốc hay toàn thành, tỉ lệ này thấp hơn rất nhiều. Bạn có thể tăng tính cạnh tranh cho thông tin của mình bằng cách đảm bảo sao cho những bài viết của bạn đáp ứng càng nhiều tiêu chí nêu trên càng tốt.
