Các công tác chuẩn bị sự kiện
Lưu lại các bài diễn thuyết
Thông thường, để chuẩn bị bài diễn văn cho 1 ban quan trị cần tốn rất nhiều thời gian và công sức, cho nên bạn cần phải sử dụng nó nhiều lần chứ không chỉ 1 lần đưa lên thông tin đại chúng. Khi tổ chức sự kiện nếu không bắt buộc sự có mặt của diễn giả, thì bạn có thể dùng máy thu thanh cho phát lại những bài diễn thuyết này.
Diễn thuyết là 1 trong rất nhiều hình thức họp tại các công ty, và cũng là dịp để công ty công bố các vấn đề của mình ( bằng cách gửi bài diễn thuyết hoặc nội dung cuộc họp đến cho báo chí). Những buổi diễn thuyết này thường được quay video để sử dụng thêm cho các hoạt động QHCC , người ta đã chế tạo các băng ghi hình chuyên dụng để quay những cuộc họp như thế.
Hầu hết các công ty đều đưa thêm 1 số địa chỉ quan trọng vào các bài diễn thuyết có hình thức là các quyển sách nhỏ có đính kèm danh thiếp của công ty và gửi chúng đến những nhân vật có ảnh hưởng trong công chúng. Bạn cũng cần phải nhớ giử bài diễn thuyết của mình đến các tòa soạn có uy tín. Các tờ báo uy tín đó sẽ phân tích và đánh giá nội dung và sẽ cho đăng những bài chất lượng nhất.
Bạn cũng cần phát hành những bài diễn thuyết này ra nước ngoài nữa, hãy nhớ rằng nhân viên của bạn ở nước ngoài chính là những người làm QHCC tiên phong cho bạn, bạn có thể tiết kiệm bằng cách sử dụng băng video dùng cho truyền thông trong nội bộ thay vì thuê các kênh truyền hình hoặc các phương tiện nghe nhìn hiện đại khác. Bạn cũng phải nên thường xuyên xem lại các băng video này, nghiên cứu, phân tích để rút ra những kinh nghiệm tốt nhất cho những lần soạn diễn thuyết sau này. Tiến hành phỏng vấn sau buổi diễn thuyết sẽ giúp bạn có được những nhận xét góp ý rất bổ ích cho lần soạn diễn thuyết sau.
Triển khai các công việc cụ thể
Nếu các buổi diễn thuyết trong nội bộ 1 tổ chức, 1 công ty đã coi là những sự kiện đặc biệt, trong thực tế có nhiều sự kiện lớn hơn nhiều những sự kiện kể trên, như các cuộc viếng thăm của các nhân vật quan trọng: hội nghị, hội thảo; triển lãm hàng hóa thương mại; hội nghị khách hàng… lập kế hoạch chi tiết cho những sự kiện kể trên là 1 việc tối quan trọng.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện. có 9 bước cơ bản giúp bạn lên kế hoạch tổ chức các sự kiện như lễ trao giải, hội chợ hoặc tham quan công ty.
- Bắt tay lập kế hoạch sớm. tùy thuộc vào quy mô của sự kiện, xác định thời gian chuẩn bị cụ thể.
- Phác thảo kế hoạch và lịch làm việc, lập kế hoạch thật tỉ mỉ chi tiết, giao trách nhiệm từng công việc cho từng người. bố trí lực lượng nhân sự dự phòng. Chuẩn bị từ 1 đến 2 người có thể thay thế khi có sự cố về nhân sự. khi đã nên danh sách tất cả những việc cần làm, bạn có thể hình dung về sự kiện với tư cách là người tham gia. Bằng cách này bạn có thể phát hiện những sai sót.
- Thành lập 1 số ban để chia sẻ công việc, bằng cách mời ban lãnh đạo và các nhân viên quan tâm đến sự kiện, bạn sẽ giảm bớt được áp lực công việc, đồng thời giúp cho nhân viên trong công ty có thể thể hiện sự nhiệt tình của mình và có thêm hiểu biết.
- Nếu thấy cần bạn có thể kêu gọi sự trợ giúp của các chuyên gia trong công ty, gồm có các họa sĩ, nhân viên thiết kế, người viết nội dung, chuyên gia triển lãm,…
- Tìm cách tạo sức hấp dẫn cho sự kiện để thu hút mọi người tham gia làm cho sự kiện để lại nhiều ấn tượng. ví dụ, cho mời ác nhân vật nổi tiếng, diễu hành, hòa nhạc, khiêu vũ, chiếu phim…
- Chuẩn bị quà tặng ( không cần đắt tiền) cho tất cả mọi người, cần chuẩn bị các loại quà khách nhau cho từng đối tượng, phân loại quà sao cho phù hợp với chủ đề của sự kiện.
- Đảm bảo việc đi lại thuận tiện.
- Thông báo rộng rãi về sự kiện trên mọi phương diện thông tin đại chúng.
- Kết thúc sự kiện, hãy cảm ơn tất cả mọi người về sự tham gia.
Nguồn: "Tochucsukien.com" - tác giả: "Lưu Văn Nghiêm"
