Vì công việc của bạn là bán ý tưởng qua các phóng sự hoặc tranh ảnh cho bên truyền thông nên bạn luôn cần phải đi trước trong việc thu thập các thông tin và ý tưởng.
Chuẩn bị phóng sự. để làm được 1 phóng sự bạn cần phải có 1 số kỹ năng của 1 phóng viên nhà báo. Ví dụ như kĩ năng nhận ngay ra sự việc khi bạn mới nghe thấy. trong 1 tổ chức rộng lớn, nơi mà mọi người quá bận rộn không có thời gian cung cấp tin tức cho bạn, thì bạn cần có đủ bản lĩnh và ký năng để tự mình tìm ra nguồn tin tức. Một trong những phương pháp khuyến khích mọi người trong 1 công ty lớn có thái độ hợp tác cung cấp thông tin cho bạn là bạn phải nói rõ với họ là bạn muốn gì và hỏi xem họ có thể cung cấp tin cho bạn bằng cách nào và thời gian nào
Cũng có lúc tố chất phóng viên của bạn bị giảm đi, có thể vì bạn đã giành quá nhiều thời gian để nghiên cứu thông tin trong nội bộ công ty mà ít khi dành thời gian tìm hiểu thông tin bên ngoài hoặc thông tin trên đài phát thanh và truyền hình, đó là chưa nói đến việc bạn dành quá nhiều thời gian nói chuyện với các thành viên của công ty mà ít nói chuyện với những người làm trong ngành báo chí. Khi điều này xảy ra, bạn có nguy cơ viết ra 1 bài dài những 3 trang, trong khi giám đốc yêu cầu viết 1 bài cực hay với dộ dài 3 đoạn văn ngắn là đủ. Mặc dù cần phải lắng nghe mọi thông tin (không bao giờ nên làm mất hứng những người cung cấp thông tin cho mình), bạn cũng phải đánh giá tin bài của mình dưới góc độ của nhà biên tập chứ không được đánh giá dưới góc độ nhân viên của công ty. Khi đánh giá tin bài của mình, bạn luôn cần đặt ra những câu hỏi như sau: bài này có đáng viết không? Bài này có gì đặc biệt hơn những bài khác? bài này có đáng đăng không? Thông thường khi làm phóng sự, có thể ý tưởng rất đúng nhưng cách thực hiện sai, và khi sản phẩm ra đời có thể là rất tốt nếu dùng trong nội bộ nhưng lại thiếu sự hấp dẫn đối với đông đảo quần chúng. Do vậy muốn có những tin bài thành công bạn phải giữ được tố chất của 1 phóng viên, luôn mài sắc kỹ năng tìm ra được những thông tin có chất lượng. trong khi quá trình thu thập thông tin làm phóng sự, nhà QHCC cần phải học tập những phương pháp tiếp cận nguồn thông tin của các phóng viên chuyên nghiệp, bắt đầu từ nguồn tin thứ cấp, cố gắng tìm trong các hồ sơ, tài liệu, tư liệu có thông tin nào liên quan đến chủ đề phóng sự của mình không. Sau đó bạn mới khai thác nguồn thông tin sơ cấp bằng cách phỏng vấn về những điều họ biết và những điều bạn muốn chia sẻ. Để giúp công việc đạt kết quả tốt, tập trung vào những loại thông tin sau đây:
- Các thông tin về thống kê
- Thông tin từ chính phủ - các quy định và nhiều vấn đề liên quan
- Các thông tin pháp luật về các vụ đang chờ xử và các vụ đang đề nghị truy tố
- Dữ liệ các tổ chức thương mại
- Các bài viết về các tổ chức công đoàn và cách thức hoạt động của từng công đoàn
- Thông tin lưu trữ về tổ chức của mình – lưu bản sao tất cả các ấn phẩm của công ty
- Thông tin về các hoạt động quảng cáo
- Các bài phát biểu của lãnh đạo công ty
- Danh sách về các cá nhân, tổ chức có quan hệ tốt với công y, kể cả các nhóm xã hội đang kêu gọi công ty giúp đỡ
- Tiểu sử của các lãnh đạo cao cấp
- ảnh chụp các siêu thị nhà máy, các sản phẩm, và các hoạt động khác
- Danh sách các biên tập và các ấn phẩm
- Nhân dân đủ mọi tầng lớp để liên lạc, coi họ như những khách hàng tiềm năng, và là nguồn cung cấp thông tin tiềm năng
- Thông tin về các đối thủ cạnh tranh và phương thức cạnh tranh của họ
- Lịch tổ chức các sự kiện xã hội, đánh mã số đối với các tin bài đăng các sự kiện đó.
- Lưu lại các văn bản tài liệu trong máy tính dùng cho việc tham khảo nhanh
Như 1 phóng viên, bạn không nên bắt đầu 1 bài viết với suy nghĩ này cần có độ dài là bao nhiêu, tìm hiểu tất cả những gì có thể, bởi vì trước tiên bạn cần phải có các thông tin tổng thể thì sau đó bạn mới có thể cô đọng lại, nếu không sau này bạn xẽ không thể nào trả lời được những câu hỏi mà các nhà báo đưa ra vì rất nhiều trong số các câu hỏi đó bạn chưa hề nghe thấy bao giờ, trong quá trình làm nghiên cứu bạn sẽ thấy rằng các thông tin bạn thu nhập được không chỉ dùng cho 1 tin bài mà còn phù hợp với nhiều tin bài khác. Bạn cũng có thể nhận ra rằng chỉ cần thay đổi lối diễn đạt cho một bài báo là có thể phù hợp với nhiều ấn phẩm khác nhau như các tờ báo thông thường, các tạp chí ở địa phương, các ấn phẩm của ngành công nghiệp.
