Điểm hấp dẫn của internet là tính đa dụng-đến mức chúng ta có thể sử dụng nó cho nhiều mục đích khác
nhau mà đến
ngay người
tạo
ra nó cũng không lường
được. Hãy lấy ví dụ về chiếc xe hơi. Sở dĩ xe hơi luôn
bắt kịp thời đại là nhờ tính đa dụng của nó. ban đầu người ta làm ra xe hơi là
để giải trí,tức là để đưa bạn đi thăm thú những miền đất xa xôi. Sau đó xe hơi
được dùng để đi thăm viếng bạn bè,trở thành một phần của công việc, là một
phương tiện thể hiện địa vị ...
Điểm hấp dẫn của internet là tính đa dụng-đến mức chúng ta có thể sử dụng nó cho nhiều mục đích khác nhau mà đến ngay người tạo ra nó cũng không lường được.
Hãy lấy ví dụ về chiếc xe hơi. Sở dĩ xe hơi luôn bắt kịp thời đại là nhờ tính đa dụng của nó. ban đầu người ta làm ra xe hơi là để giải trí,tức là để đưa bạn đi thăm thú những miền đất xa xôi. Sau đó xe hơi được dùng để đi thăm viếng bạn bè,trở thành một phần của công việc, là một phương tiện thể hiện địa vị. . . Quả thật không có một phương tiện giao thông nào khác có thể đáp ứng được nhiều yêu cầu như thế trong suốt bấy nhiêu năm chúng ta xây dựng xã hội văn minh
Tương tự với internet. Công dụng đầu tiên của internet là để giao tiếp với những người mà bạn quen biết. Ngày nay thư điện tử và tin nhắn đã vượt xa giai đoạn ban đầu. đối với nhiều doanh nghiệp thư điện tử đã trở thành một trong những hình thức giao tiếp chủ đạo, tồn tại song song với điện thoại và hình thức gặp gỡ trực tiếp thay thế thư và fax . Điều này khá lạ lùng. Điện thoại phải mất nhiều năm mới được mọi người chấp nhận va2su73 dụng rộng rãi trong khi fax thì chưa bao giờ.
Cách lập một văn phòng báo chí ảo
Nếu bạn có một trang web, hoặc đang nghĩ tới việc lập một trang web thì văn phòng báo chí ảo (viết tắt là VPO-vitual Press Office) sẽ rất quan trọng trong việc giúp bạn truyền đạt những thông tin về công ty sản phẩm hay dịch vụ của bạn.
VPO cần có đầy đủ mọi thông tin về công ty bạn để tránh tình trạng các nhà báo phải lấy thông tin từ nguồn khác. Tùy tính chất kinh doanh của bạn mà trong đó có thể bao gồm những thông tin về lịch sử công ty,thành phần ban quản lí,các chương trình nghiên cứu và số liệu thống kê,các báo cáo tài chính hay thông tin về sản phẩm.
Thông thường VPO sẽ cung cấp cho báo giới mọi thông tin chủ chốt để giúp họ viết bài về doanh nghiệp. Các chuyên gia PR thuộc VPO sẽ cung cấp những thông tin cơ sở,ban3 tin,thông cáo báo chí,hình ảnh và những tài liệu hữu ích khác. Họ cũng là người liên lạc trực tiếp với giới truyền thông và sắp xếp các sự kiện, ví dụ phỏng vấn những nhân vệt quan trọng.
VPO là phương pháp hiệu quả cả về chi phí lẫn mặt mở rộng các khả năng của một văn phòng báo chí truyền thống thông qua internet bằng cách tận dụng công nghệ hiện đại và xem xét những yêu cầu mới của báo chí,một VPO sẽ giúp bạn cung cấp dịch vụ hiệu quả hơn cho giới truyền thông.
Tuy nhiên bạn nên tránh các bản thông cáo, bài viết rông dài mà chỉ tập trung vào việc quảng bá thuần túy, vì có thể khiến mọi người hoài nghi về những nội dung đó,từ đó bỏ rơi trang web.
Một VPO tốt sẽ đáp ứng nhu cầu truy cập thông tin tức thời suốt 24 giờ, đồng thời “tự động hóa ’ hữu hiệu nhiều mảng công việc tốn thời gian của hoạt động PR. Ngày nay đại đa số báo giới đều sử dụng nguồn thông tin từ các trang web của công ty, do đó đây là cơ hội tuyệt vời để bạn chuyển tải thông điệp của mình đến giới truyền thông.
Có một số quy tắc quan trọng mà bạn cần lưu ý khi thiết lập VPO. Thứ nhất hãy tạo đường dẫn trở về trang chủ ở mọi trang nhằm giúp người xem khỏi “lạc lối’ giữa vổ số thông tin. Thứ hai đừng dùng các biệt ngữ kỹ thuật hay công khai các thông tin doanh số. Và cuối cùng hãy cung cấp những thông tin hữu ích hiệu quả để người xem tiếp tục muốn quay lại.
Một VPO tốt cần có những thành phần chính sau đây:
- Những hàng tít mới nhất có ghi rõ ngày viết và khoảng tóm tắt nội dung khoảng hai dòng.
- Một biểu tuộng dễ hiểu thể hiện các đề mục giúp người xem dễ nhận ra đâu là thông tin về doanh nghiệp tài chính hay sản phẩm cùng với các ví dụ nghiên cứu,bài viết về chính sách và các cuộc khảo sát.
- Khổ đầu tiên của mỗi câu chuyện phải tóm tắt ngắn gọn những điểm chính của bài viết.
- Các thông tin hỗ trợ bài viết như tên, số điện thoại,địa chỉ e-mail,số fax và địa chỉ.
- Các gói tin tức dành sẵn cho báo giới để nhà báo có thể tải về nhanh gọn và tiện lợi. Hãy nén các tập tin bằng những công cụ như Winzip hay Stuffit để giảm tối đa thời gian tải về .
- Đính kèm đường dẫn đến các hình ảnh và đồ thị thích hợp. định dạng ảnh JPEG (. jpg) là những dịnh dạng chuẩn cho các tập tin ảnh vì khả năng nén tốt và cho phép tốc độ tải nhanh.
- Cho phép xem nhanh những hình ảnh cỡ nhỏ mà khi nhấp chuột vào sẽ phóng to giúp bạn xem chi tiết,các tập tin ảnh nên ghi chú ngày tháng lẫn chi tiết bản quyền truyền thông.
- Các thông cáo báo chí cần có đường dẫn đến các chuyên gia hay nhà quản lý liên quan.
- Mỗi thông cáo báo chí nên có những lựa chọn,tính năng tìm kiếm hoặc đường dẫn tới các bài viết cũng như toàn bộ trang web.
- Đặt đường dẫn tới những tin tức thời sự ở các trang nổi tiếng như BBC,CNN,AP,Reuters và PR Newswire để tăng thêm uy tín và cảm quan về bối cảnh chung cho trang web của bạn.
- Cho phép khả năng tùy chọn đối với các nhà báo để nhận các thông tin kinh doanh của bạn. Họ có thể nhận các tiêu đề đính kèm với một đường dẫn URL tới các bài viết cụ thể thông qua email hoặc các email có sẵn các bài viết cùng một “tùy chọn’ về các chủ đề như tổ chức doanh nghiệp,tài chính,ra mắt sản phẩm mới hay các ví dụ nghiên cứu. Bạn cũng có thể cài đặt tính năng nhận diện để chào đón từng cá nhân nhà báo,ví dụ ‘ Xin chào john rất vui hi bạn đã quay trở lại trng we. Có thể bạn sẽ quan tâm tới câu chuyện về…”
- Điều cần lưu ý trước hết là nội dung trang web của bạn phải luôn được cập nhật,nếu không người xem sẽ cảm thấy chán và không muốn quay trở lại.
- Một VPO được xây dựng tốt cũng cầm có ‘hệ thống quản lí nội dung’ nội bộ, cho phép những người nhất định cập nhật và mở rộng mà không cần đến kỹ năng lập trình web.
Hãy nhớ rằng bạn không nhất thiết phải thiết kế lại hẳn một trang web mới để củng cố cho vũ khí PR của mình. Trên thực tế một VPO có thể là một trang web độc lập với một đường dẫn đơn giản từ trang chủ và được ghi chú là ‘văn phòng báo chí’ hoặc ‘bản tin’. Điều quan trọng là Cách quảng bá thương hiệu, hình thức và phong cách của VPO phải phù hợp với trang web chính của bạn. Điều này sẽ giúp tạo ra một diện mạo trung thực,chính thống và có giá trị cho nguồn tin tức về doanh nghiệp.
