Thông báo sự kiện.
Quan hệ tốt trong công việc với các nhân viên truyền thông luôn là 1 việc cần thiết nhằm giúp cho công việc thuận lợi, tuy nhiên bạn cần hết sức cẩn thận bởi vì họ là những người có thể khiến cho công việc của bạn trở nên dễ dàng và cũng có thể gây khó khăn thậm chí phá hỏng hoàn toàn chương trình của bạn, bí quyết thành công khi tổ chức các sự kiện là xây dựng 1 mối quan hệ thật tốt với giới báo chí bằng cách luôn đón bắt được nhu cầu của họ. Các hoạt động quan hệ công chúng bao giờ cũng gồm 2 phần: 1 là cung cấp thông tin đến đối tượng mục tiêu; và 2 là giải đáp thắc mắc của các đối tượng mục tiêu đó, những cuộc gặp gỡ quan hệ sẽ rất hữu ích bởi nó là cơ hội gợi mở cho bạn các ý tưởng liên quan đến công việc, đồng thời đó cũng là cách để bạn kịp thời cập nhật những thay đổi về mặt nhân sự hoặc quy định mới của bên truyền thông.
Soạn thông báo, các thông báo được các biên tập viên của tòa soạn và đài truyền hình xem xét có đăng hay không. Cho nên dù khác nhau về mặt này mặt khác, nhưng nhìn chung thông báo các thông báo cần phải đáp ứng đủ 3 tiêu chí sau:
- Thông báo đó phải thực sự cần thiết và quan trọng đối với đối tượng. Khi đăng tải ở địa phương nào. Nó phải nhằm đúng mối quan tâm của công chúng ở địa phương đó
- Thông báo đó cần mang tính thời sự, phải là sự kiên mới được diễn ra, đang diễn ra hoặc sẽ diễn ra trong tương lai gần. Không được là sự kiện đã diễn ra.
- Thông báo phải chính xác trung thực và đầy đủ.
Giá trị của thông tin là thước đo cho giá trị của thông báo, một giá trị nữa mà các thông báo cần lưu ý là tính nhân văn, 1 câu chuyện hoặc bức tranh mang tính hài hước, nghệ thuật, và lòng trắc ẩn. Những câu chuyện hài hước thật sự có tác dụng lớn đối với đối tượng bởi hầu hết những gì các nhà biên tập cho đăng đều quá nghiêm túc, 1 thông báo mang tính vui nhộn chân thành thường có sức hấp dẫn mạnh mẽ hơn trong lòng công chúng.
Khi làm thông báo, bạn phải quan tâm đến việc sẽ đưa nó lên các phương tiện thông tin đại chúng, bao gồm các kênh truyền thông và các dạng ấn phẩm Nhiệm vụ trước hết của bạn là làm cho bên báo chí thích các ý tưởng thông báo và các bức tranh mà họ nhận đăng. Để làm được việc này, bạn phải chuẩn bị tài liệu nói về các hình thức thông báo như thư tay. Sách tờ rơi; phát thanh truyền hình; thuyết trình trên máy chiếu, hoặc là phim…Khi cần thiết bạn phải bố trí cho bên báo chí nói chuyện trực tiếp với ban lãnh đạo công ty thông qua các cuộc phỏng vấn do hội thảo. Do đó bạn phải nắm vững về phong cách làm việc trong ngành báo chí và đặc biệt là phát triển mối quan hệ với các chuyên gia trong lĩnh vực này.
Cần biết chính xác hạn chót phải hoàn thành tất cả các tin bài cho báo địa phương và hạn chót phải nộp bài cho báo chí. Nếu bạn làm trong ngành QHCC của quốc tế bạn sẽ phải chuẩn bị tinh thần để làm việc muộn, đôi khi là rất muộn để liên lạc với các đối tác ở nước ngoài trong giờ làm việc của họ vì sự chênh lệch về thời gian.
Nắm rõ lịch làm việc của bên báo chí sẽ tránh cho bạn được rất nhiều điều đáng tiếc. Tốt hơn hết là bạn nên thường xuyên gọi điện cho biên tập viên các chuyên đề như thể thao. Kinh doanh, hoặc các chuyên đề khác kiểm tra xem có sự thay đổi nào về hạn nộp bài hay không. Những công việc tỉ mỉ như thế sẽ cho thấy ai là người chuyên nghiệp và ai là người nghiệp dư.
Một diều hết sức quan trọng nữa là bạn cần phải nắm rõ về những người mình cần liên lạc ở các cơ quan báo chí liên quan đến công việc bạn đang làm để đảm bảo rằng tin bài của bạ sẽ đến được đúng phóng viên hoặc biên tập viên chịu trách nhiệm đăng thông báo cho công ty của bạn.
Nguồn: "Tochucsukien.com" - tác giả: "Lưu Văn Nghiêm"
