Nếu bạn đang cố gắng xây dựng một hình ảnh
đẹp trong mắt công chúng và không ngừng nỗ lực để làm việc hiệu quả thì một
ngày nào đó, chính bạn hoặc các đồng nghiệp thân thiết của bạn sẽ thấy mình xuất
hiện trước báo giới có thể bạn đã theo đuổi điều này từ lâu, nhưng khi đã được
họ chú ý thì điều quan trọng nhất là bạn phải cẩn thận xem lại các thông điệp của
mình, bởi suy cho cùng vẫn có những cuộc tranh luận nổi lên xoay quanh tính xác
thực và độ hấp dẫn của những điều đã được công bố.
Nếu bạn đang cố gắng xây dựng một hình ảnh đẹp trong mắt công chúng và không ngừng nỗ lực để làm việc hiệu quả thì một ngày nào đó, chính bạn hoặc các đồng nghiệp thân thiết của bạn sẽ thấy mình xuất hiện trước báo giới có thể bạn đã theo đuổi điều này từ lâu, nhưng khi đã được họ chú ý thì điều quan trọng nhất là bạn phải cẩn thận xem lại các thông điệp của mình, bởi suy cho cùng vẫn có những cuộc tranh luận nổi lên xoay quanh tính xác thực và độ hấp dẫn của những điều đã được công bố.
Đó là điều bạn không thể tránh khỏi khi làm việc trong nghành truyền thông. Những nhân vật chủ chốt như lãnh đạo cao cấp của công ty, các qua chức công ty và các chính trị gia không thể tránh khỏi việc đối mặt với giới truyền thông, không lúc này thì lúc khác, trong “thời đại thông tin 24/24” hiện nay.
Trước khi chấp thuận cuộc phỏng vấn, bạn cần tự đặt hai câu hỏi quan trọng: “Mình có cần làm việc này không?” và “Điều này có lợi gì cho mình?” Tùy hoàn cảnh nhưng trước khi đồng ý tham gia hãy nghe kỹ các yêu cầu của nhà báo. Đừng để rơi vào tình trạng phải tham gia vì được tâng bốc hay bị gây áp lực. Hãy tìm hiểu càng nhiều càng tốt. và hãy xem việc phỏng vấn ấy sẽ mang lại điều gì cho tổ chức của bạn.
Dưới đây là những điều bạn nên cân nhắc khi xúc tiến với báo giới:
- Tiếp nhận ngắn gọn các cuộc gọi đột xuất từ giới truyền thông. Nhận diện tất cả những người gọi và chuyển ngay tin nhắn, cuộc gọi của các nhà báo đến mọt người được chỉ định để trả lời nhanh.
- Phản hồi ngay tất cả các cuộc gọi từ báo giới, dù chỉ để nói rằng bạn cần thêm thời gian thu thập thông tin. Nếu không, do áp lực nộp bài, các nhà báo sẽ tìm các nguồn tin thay thế khác. Hãy cho họ biết bạn đang tìm kiếm thông tin và đưa ra hạn định rõ ràng (tốt nhất là trước hạn nộp bài của họ).
- Chỉ định những phát ngôn viên thích hợp – nên nhiều hơn một người – vì rất có thể một phát ngôn viên chính sẽ không thể có mặt trong một số dịp vì họp hành,nghỉ lễ hay đi công tác,…
- Nếu có thể hãy cung cấp các số điện thoại liên lạc sau giờ làm việc cho báo giới. Giới truyền thông không chỉ làm việc trong tám tiếng ban ngày. Hầu hết giới báo chí họat động suốt ngày đêm, kể cả cuối tuần và ngày lễ. Do vậy, bạn sẽ có lợi thế hơn nếu cung cấp cho giới truyền thông các số điện thoại liên lạc ngoài giờ.
- Đào tạo các kỹ năng giao tiếp và những thủ thuật trả lời báo chí cho những phát ngôn viên của bạn. Hãy tìm đến một chuyên gia về truyền thông để được huấn luyện và khuyên bảo.
Khi đến buổi phỏng vấn bạn cần xem xét tất cả các lựa chọn có thể. Ví dụ nếu cuộc phỏng vấn dành cho truyền hình sẽ diễn ra tại trụ sở của bạn, hãy xem xét các tấm phông nền với logo công ty nổi bật . Đồng thời, hãy xem liệu bạn có muốn được phỏng vấn ở một khu vực đông người (để minh họa sự rộn ràng của nhà máy) hay ở một địa điểm yên tĩnh hơn (để ngụ ý trầm tĩnh và điềm đạm).
Là người được phỏng vấn, bạn có quyền biết các thông tin cơ bản như sau:
- Phỏng vấn viên từ đâu đến ?
- Đây là loại chương trình gì ?
- Khi nào được phát sóng ?
- Ai sẽ xem chương trình đó ?
- Những ai khác sẽ tham gia chương trình này và quan điểm của họ là gì ?
- Lĩnh vực câu hỏi mà họ muốn thảo luận là gì ?
- Ai sẽ tham gia cùng bạn và trong bao lâu ?
- Phỏng vấn trực tiếp hay được ghi trước ?
Hãy nhớ rằng điểm mấu chốt trong cuộc phỏng vấn thành công phần lớn nằm ở khâu chuẩn bị, bởi quỹ thời gian hạn hẹp của cuộc phỏng vấn sẽ không cho phép bạn suy nghĩ nhiều. Những cuộc phỏng vấn thành công đều được lên kế hoạch và diễn tập cẩn thận. Nghiên cứu về mức độ tác động của các yếu tố lên hiệu quả của một bài thuyết trình cho thấy nội dung chỉ chiếm 7%, giọng nói 38% và đối với truyền hình ngoại hình là 55%
Sau đây là một số gợi ý có thể giúp bạn “giành điểm” trong suốt cuộc phỏng vấn và hạn chế tối đa những lời báo cáo hay trích dẫn sai lệch.
Quy tắc đầu tiên của bạn là phát triển hai hay ba thông điệp chính, sau đó
- Liệt kê câu hỏi và trả lời, hãy động não và trả lời bất cứ câu hỏi khó nào
- Đánh giá phản ứng của khán giả mục tiêu
- Lựa chọn các ví dụ sinh động để củng cố cho lập luận của bạn
- Tự trang bị các thông tin hay thống kê thú vị về doanh nghiệp của bạn
- Tập luyện bằng cách đóng thử
- Đừng học thộc lòng bảng câu hỏi và trả lời vì điều này có thể khiến bạn trông như đang “đọc kịch bản” một cách lộ liễu.
Các nhà báo được đào tạo để đưa ra những câu hỏi thăm dò và đôi khi cả những câu hỏi khó. Khi bạn nói chuyện với báo giới, danh tiếng của công ty bạn, doanh số của sản phẩm dịch vụ, và kể cả sự thành công hay thất bai của bạn đều phụ thuộc vào việc bạn thể hiện như thế nào và cuộc phỏng vấn diễn tiến ra sao. Dù bạn có nói bao nhiêu thì hầu hết các cuộc phỏng vấn sẽ chỉ được rút gọn lại còn khỏang 30 giây hoặc ít hơn.
Một chương trình phát thanh hay truyền hình có thể đưa thông tin về tổ chức của bạn cũng như sản phẩm dịch vụ tới hàng ngàn thậm chí hàng triệu khán thính giả. Tương tự các tờ báo và tạp chí có lượng phát hành lớn sẽ tiếp cận được với phần lớn thị trường hay các đối tượng liên quan của bạn. Những người xem, người nghe hay người đọc tiềm năng có thể bao gồm các quan chức chính phủ, các cơ quan luât pháp, các nhà môi trường, các nhân viên tiêu dùng, nhân viên của bạn hay các đối thủ cạnh tranh.
Một cuộc phỏng vấn thành công là cuộc phỏng vấn đạt được các mục tiêu của bạn. Bạn không chỉ muốn các nhà báo ra về vui vẻ, mà còn muốn truyền đạt các thông điệp lẫn quan điểm của bạn.
Có ba lý do cơ bản giải thích tại sao các cuộc phỏng vấn thất bại về mặt truyền đạt thông điệp :
- Thái độ
- Một sự thiếu cân bằng về hiểu biết
- Thiếu sự chuẩn bị
Nếu xảy ra trường hợp này, hãy xem các mẹo xử lí khi phỏng vấn báo giới dưới đây :
- Đến sớm
- Hạn chế tối đa sự phân tâm và tránh căng thẳng
- Đi cùng một đồng nghiệp
- Kiểm tra những thay đổi vào phút chót của các mục cần làm
- Tránh uống rượu bia
- Không nói gì ngoài phần đã chuẩn bị
- Làm như thể mọi máy quay và micro đều đang bật.
Với các cuộc phỏng vấn trên truyền hình, thời gian là một thứ mà bạn không có nhiều, như được minh họa bởi đẳng thức dưới đây của RelaTVty:
Tổng thời lượng phát sóng Thời gian phát sóng
:2 =
Số người tham gia Phần của bạn
Việc chia hai là để dành thời gian đó cho người phỏng vấn trong chương trình giới thiệu, đặt câu hỏi và tóm tắt. Vì thế, nếu bạn được mời tới một cuộc thảo luận trực tiếp dài 4 phút với 3 người khác thì bạn sẽ có khoảng 30 giây để truyền đạt ý chính của mình.
Có một số kiểu phỏng vấn nhất định. Phổ biến nhất là kiểu phỏng vấn “tin thời sự” được ghi trước ở nơi làm việc của bạn. Phần này sẽ được cắt còn vài câu cho khoảng 10 giây. Ngoài ra các cuộc “phỏng vấn từ xa” với 1 mình bạn trong trường quay ở đâu đó, cũng được sử dụng rộng rãi. Chúng thường là trực tiếp và hiếm khi dài hơn 90-120 giây. Đối với tình huống này hãy nhìn thẳng vào ống kính và coi đó như là 1 con người, hãy nhìn một cách chăm chú và phản ứng, gật và lắc đầu như thể bạn đang phỏng vấn thông thường.
Với đài phát thanh thì khác. Đài phát thanh là một cuộc hội thoại 1 đối 1 với người nghe đang ở nhà hay trên xe hơi. Không có hình ảnh và thính giả chỉ có thể đánh giá bạn qua giọng nói. Ba kiểu phỏng vấn thường gặp là : ở phòng thu, bằng điện thoại, hay qua 1 phóng viên với một băng ghi âm. Hãy đảm bảo là bạn nghe rõ người trình bày.
Một khi đã ngồi vào cuộc phỏng vấn, có thể bạn sẽ được hỏi một câu hỏi bất kỳ để “kiểm tra âm thanh” .Nếu có thể hãy hỏi người phỏng vấn xem câu hỏi đó là gì,sau đó:
- Duy trì một kiểu hội thoại
- Tránh tranh cãi. Tấn công vấn đề, chứ không phải người phỏng vấn
- Đi ngay vào điểm chính
- Bám sát trình tự bạn đã định sẵn
- Nhìn vào mắt người phỏng vấn
- Đưa mọi thứ vào bối cảnh
- Không sử dụng tờ ghi chú (trên truyền hình)
- Mỉm cười, nhưng thận trọng với những câu nói đùa
- Hãy đồng tình, nhiệt thành và ngắn gọn
- Không bao gio ra ngoài
Bây giờ chúng ta sẽ bàn đến phỏng vấn với báo in. Hãy xem số liệu sau đây về tác động của báo chí:
- Trung bình chỉ có 10% được phát hành của một tờ báo là được người xem đọc tất cả các mục,bài đại đa số chỉ xem lướt qua và đọc những phần họ quan tâm.
- Hầu hết những người đọc một câu chuyện cụ thể trên báo chí chỉ nhớ được khoảng 10% nội dung. Điều này có ý nghĩa là một bài báo trung bình trên một tờ báo với lượng phát hành 100.000 bản sẽ chỉ được 1.000 người nhớ được những gì họ đã đọc.
Môt nghiên cứu khác cho thấy ngay cả khi đã đọc và nhận thức về một vấn đề nào đó được nêu trên báo, người đọc cũng không nhất thiết họ sẽ thay đổi hành vi. Vì thế ngay cả nếu 1.000 người nhớ được những gì họ đọc trên báo, thì chỉ có một tỉ lệ rất nhỏ trong số này thay đổi thái độ, và một số thay đổi hành vi, tức là quyết định mua sản phẩm của bạn còn ít hơn.
Khi tiếp xúc với giới truyền thông, bạn cần thuộc lòng công thức KISS (viết tắt của Keep It Simple Stupid-nghĩa là “đơn giản hết mức”). Đây là điều tối quan trọng trong các cuộc phỏng vấn với báo chí. Bạn cần nhớ rằng ngay cả khi bạn nói về một chủ đề phức tạp thì nhiệm vụ của báo chí vẫn giải thích điều đó cho đông đảo khán thính giả. Hãy hạn chế tối đa các biệt ngữ, thuật ngữ chuyên môn trừ khi đó là bản tin trong chuyên mục kỹ thuật trên các tờ báo thương mại.
Nhiều người nghĩ rằng nếu gọi người phỏng vấn bằng tên sẽ tạo được không khí thân thiện thể hiện sự thân quen đối với nhà báo. Tuy nhiên bạn không nói chuyện với riêng người phỏng vấn mà đang nói chuyện với khán giả, những người có thể không nhìn thấy hay thậm chí không nghe thấy người phỏng vấn. Hãy nhớ rằng người phỏng vấn thật ra chỉ là một phương tiện để kết nối bạn tới khán giả mà thôi.
Có ba yếu tố cốt lõi trong tất cả các cuộc phỏng vấn với báo chí là trung thực, chân thành và lòng trắc ẩn hay sự đồng cảm. Bạn nên luôn trung thực với báo chí điều này không có nghĩa là bạn phải kể tất cả mọi điều , mà chỉ là nói lên sự thật. Đồng thời bạn cũng không nên lảng tránh khi trả lời các câu hỏi.
Tránh kiểu trả lời “như tôi đã nói với bạn…” khi gặp những câu hỏi lặp lại. Nhà báo chỉ đơn giản đang làm công việc của họ. Đừng để nhà báo nghĩ rằng có thể bạn đang nói dối. Một phần công việc của họ là đóng vai “người gây tranh luận”. Nếu bạn thành thật với các nhà báo họ sẽ sớm nhận ra và gạt bỏ mọi hoài nghi.
Đừng ngại nói rằng bạn không biết. Sẽ có đôi lúc bạn không có câu trả lời, nhưng trong bất kỳ hoàn cảnh nào cũng đừng cố gắng lừa bịp báo giới. Hãy trung thực trả lời “tôi không biết”.Nếu đó là thông tin quan trọng đối với câu chuyện, hãy đề nghị cho bạn thời gian tìm hiểu và sẽ trả lời cho nhà báo thời gian sớm nhất có thể.
Sự nhiệt tình là hệ quả phổ biến của sự chân thành. Nếu bạn thực sự tin vào điều gì đó, bạn sẽ nhiệt tình với nó và đó là một yếu tố tích cực trong các cuộc phỏng vấn. Sự nhiệt tình có tính lan truyền. Nếu bạn nhiệt tình ngay cả những nhà báo đa nghi nhất cũng sẽ bị ảnh hưởng đôi chút bởi năng lượng và niềm tin đó của bạn. Và sự nhiệt tình thường thu hút khán giả. Tuy nhiên bạn cũng không nên nhiệt tình thái quá. Hầu hết mọi người đều không thích kiểu nói chuyện vồn vã hoặc cường điệu. Nhưng bạn cũng không cần phải cứng nhắc và khô khan. Khi bạn nhiệt tình hay thực sự đam mê đối với chủ đề của mình đừng ngại thể hiện ra.
Khi bạn áp dụng những nguyên tắc này trong các cuộc phỏng vấn với báo giới – như luôn sẵn sàng tiếp cận, nói ngắn gọn với ngôn từ giản dị thể hiện sự trung thực chân thành lẫn lòng nhiệt tình – bạn sẽ trở thành một “nhân vật tài năng” đối với giới truyền thông và các nhà báo đều đổ về bạn. Bạn nên nhắm đến danh hiệu này vì nó sẽ mở ra rất nhiều cơ hội phỏng vấn cho bạn và công ty của bạn.
