Đón tiếp nhân vật quan trọng (tiếp)
Bạn cần cung cấp cho khách thông tin về khu vực sẽ diễn ra sự kiện càng chi tiết càng tốt – thông tin về những nhóm người sẽ tham gia sự kiện, thông tin về thành phố nơi diễn ra sự kiện…hãy cá nhân hóa việc này bằng cách in các thông tin đó vào bản khai về lí lịch, nghề nghiệp, sở thích của họ. Điều này giúp cho khách không bị bất ngờ khi trả lời các câu hỏi, đồng thời tạo cho họ cảm giác thoải mái nghĩ rằng mình đang được chào đón chứ không phải thẩm tra.
Một việc nữa là bạn phải bố trí đầy đủ đội ngũ phóng viên và thợ ảnh của công ty để đưa tin cho sự kiện, kinh nghiệm thực tế cho thấy trong thời điểm này bạn không nên đi đâu mà không mang theo thợ ảnh của mình. 1 số bức ảnh đáng chụpnhất có thể sẽ bị bỏ qua nếu bạn phụ thuộc hoàn toàn đội ngũ phóng viên của bên báo chí chỉ làm những gì được giao sẵn. hơn nữa khách quý có thể muốn xin 1 số bức ảnh, và việc lấy ảnh từ đội ngũ phóng viên riêng của công ty thì sẽ dễ dàng hơn. Bạn cần phân công người có trách nhiệm lưu lại những hình ảnh phát trên truyền hình sau đó biên tập lại tặng cho các khách quý hoặc cho các cá nhân viên phục vụ của khách đi theo.
Các bộ tài liệu dành cho bên báo chí nên được chuẩn bị và phân phát trước khi các khách quý đến, tuy nhiên cần có thêm 1 số bộ dự phòng để phát bổ xung cho những phóng viên chưa nhận được, việc đón tiếp không những cần phải làm nổi bật vị thế quan trọng của các khách quý trước những người tham dự mà còn phải làm nổi bật những sở thích của họ trước mặt mọi người.
Việc trải thảm đỏ đón khách quý cần phải được bắt đầu ngay từ ngoài sân bay, đồng thời phải bố trí phòng thật sang trọng dùng cho việc phỏng vấn khách quý, sân bay cũng là nơi tốt nhát cho các phóng viên đưa tin ban đầu, và cũng là nơi tốt nhất cho các quan chức của thành phố ra chào đón khách. Hãy sắp xếp các việc này thông qua người đại diện QHCC của hãng hàng không địa phương. Bạn cần đăng kí khách sạn cho khách trước khi khách đến và luôn có sẵn chìa khóa trong tay để trao cho khách nhằm làm cho buổi đón tiếp diễn ra 1 cách suôn sẻ.
Về việc đi lại của khách, bắt buộc phải chuẩn bị cho mỗi khách 1 chiếc limousine có sẵn người lái; nếu không thể có được loại xe này thì cần thuê ngay 1 loại xe khác mới. tìm những lái xe trang nhã lịch thiệp, nắm vững lịch trình và địa hình của thành phố, hãy chỉ dẫn thêm cho khách biết cách liên hệ với các dịch vụ cho thuê xe limousine, hoặc các lái xe đề phòng có sự thay đổi hoặc xảy ra tình trạng khẩn cấp, cách tốt nhất là bố trí cho lái xe ăn ngủ tại khách sạn cùng với khách để có thể phục vụ khách 1 cách nhanh nhất.
Cử 1 người có hiểu biết và tính tình điềm đạm đi kèm với khách trong suốt thời gian diễn ra sự kiện, người này phải có khả năng đáp ứng được những yêu cầu đặc biệt của khách, ví dụ như gọi thợ cắt tóc vào 6h sáng, hoặc phục vụ món bò phi lê vào lúc nửa đêm. Người đó cần phải có tính kiên nhẫn, tế nhị biết ngoại giao và luôn có tác phong làm việc đúng giờ, khi khách ra về người này có thể sẽ phải nghĩ ra cách cảm ơn thế nào cho phù hợp.
Quan tâm sát sao đến lịch tiễn khách như việc trả phòng, thanh toán các hóa đơn, đặt vé máy bay đăng ký hành lý… không được lơ là việc quan tâm đến khách, không được để khách nào lỡ chuyến vì việc lịch trình đi lại là rất chặt chẽ, lời nhận xét của khách khi chia tay phải được chú ý và phải ghi âm lại để sau này làm bài học rút kinh nghiệm, 1 điều bạn luôn cần ghi nhớ là lời nói của khách quý vô cùng giá trị.
Vấn đề bảo vệ an toàn cho khách quý là 1 việc hết sức quan trọng khi họ tham dự sự kiện với tư cách là người tham gia phát biểu, thực tế cho thấy trước khi lên phát biểu, những vị khách quý này thường được công chúng mời giao lưu, chơi các trò chơi, biểu diễn các bài hát và rất nhiều các hoạt động giải trí khác. Cần chú ý là không để các hoạt động diễn ra vào những lúc quá sát đến giờ làm việc của họ và có nguy cơ gây tổn hại đến sức khỏe khiến họ không thể làm việc theo lịch được, bạn cũng cần phải quan tâm đến những khách đi dự 1 mình không có nhân viên đi theo và quan tâm đến nhu cầu của vị khách này.
Nguồn: "Tochucsukien.com" - tác giả: "Lưu Văn Nghiêm"
