Được tổ chức tốt và chú ý đến từng chi tiết là hai trong số những nhân tố quan trọng nhất bảo đảm cho một sự kiện thành công. Việc luôn kiểm tra và duy trì mọi hoạt động trong quỹ đạo và tiến độ bám sát lịch trình là rất cần thiết.
Công ty tổ chức sự kiện phải nhất quán theo đường lối đã vạch ra và được nhất trí. Sử dụng lịch trình: dùng lịch và khởi đầu từ ngày tổ chức sự kiện, tính lùi trở lại, kiểm tra lại các hạng mục công việc phải làm. Lồng ghép dòng chảy công việc vào dòng chảy thời gian, ta có được lịch trình khá đầy đủ.
Cần chú ý là có rất nhiều yếu tố chi phối tới kết quả của tổ chức sự kiện. Yêu cầu phải hình dung ra và chú ý tới tất cả các công việc dù là công việc nhỏ và đơn giản nhất.
Qua thực tế cho thấy những sai phạm thường xảy ra ở những việc nhỏ và đơn giản song tác hại của nó lại không nhỏ và đơn giản chút nào. Một công việc sai phạm tác hại của nó gây hiệu ứng Domino sang các tác động khác và hậu quả thật khó lường. Để đảm bảo tổ chức sự kiện thành công phải tuân thủ nghiêm ngặt lịch trình.
Yếu tố này xuyên suốt quá trình tổ chức sự kiện. Mục tiêu là phải hoàn thành mọi công việc chuẩn bị trước ngày diễn ra sự kiện để những người có liên quan có thời gian rà soát lại những chi tiết cuối cùng. Kiểm tra hợp đồng: Một trong những yêu cầu có tính bắt buộc với những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là kiểm tra lại tất cả các hợp đồng với các tổ chức cung ứng và những người có liên quan khác.
Nhà tổ chức sự kiện cần có kế hoạch cụ thể với các nhà cung cấp, kiểm tra tiến độ cung cấp. Chú ý những mốc thời gian quan trọng trong tiến độ cung cấp của họ phải được thể hiện và quán triệt trong hành trình tổ chức. Đặc biệt chú ý tới những hạn chót phải đặt hoặc hủy. Đây là những hạn cuối cùng cho phép thay đổi nội dung hợp đồng ( số lượng, thời gian, địa điểm ) thực hiện hoặc hủy bỏ hợp đồng mà không bị phạt.
Thông thường, thay đổi nội dung hợp đồng trước hạn cuối cùng một ngày sẽ thuận lợi cho cả hai bên. Nhà tổ chức sự kiện cần ghi hạn cuối cùng trong hành trình tổ chức và ngày cụ thể để xem xét lại hạn cuối đó. Dành thời gian cho bản thân mình ra các quyết định chính thức vấn đề đó ( đối với các hợp đồng )
Khi sự kiện triển khai cần tiếp tục cập nhật hành trình tổ chức theo bảng chi phí và lịch thanh toán. Phải tính đến tất cả các hạng mục của từng nội dung sự kiện. Hãy mô tả chi tiết từng hạng mục ai là người chịu trách nhiệm thực hiện và hạn cuối cùng là ngày nào, cần bố trí thời gian thỏa đáng cho việc chuẩn bị hành trình tổ chức. Khi thực hiện gửi thư mời, người tổ chức cần gửi một thư cho chính mình, với cách này giúp Nhà tổ chức dự đoán thư tới đối tượng có bị chậm hay không. Qua kiểm tra ngày đóng dấu trên tem phong bì, Nhà tổ chức sự kiện có thể biết thư mời có đến đúng theo lịch trình không.
Bảng nội dung công việc phải trình bày rõ từng bước, từng nội dung và người được phân công thực hiện. Như vậy sẽ tránh được sai sót và tình trạng lẫn lộn công việc. Bảng nội dung công việc sẽ trở thành những việc làm thực mà Nhà tổ chức sự kiện, với tư cách là tổng công trình sư và là nhà đạo diễn sáng tạo. Các bảng nội dung công việc lúc này sẽ là nội dung hoạt động của sự kiện của người tổ chức sự kiện.
Những nội dung của nó phải được bám sát từ đầu đến cuối quá trình tổ chức sự kiện. Cần có một cán bộ chịu trách nhiệm lập các bảng phân công công việc cho cán bộ công nhân viên. Kiểm soát toàn bộ thông tin đã vào bảng, cán bộ đó phải là người duy nhất làm việc với bên cung cấp và hoàn tất kế hoạch.
Nhà đạo diễn sáng tạo (tổng chỉ huy) phải nắm vững kịch bản, hiểu rõ sự kiện ( từng thời điểm, từng bước đi, từng chi tiết) từ trong ra ngoài, cũng giống như người nhạc trưởng hoặc đạo diễn làm phim vậy. Mỗi nhận viên phải biết rõ vai trò của mình, phải biết mình làm những công việc gì, trong thời gian nào, ở đâu và do ai phụ trách. Cần chọn một người chịu trách nhiệm cho toàn bộ sự kiện trong ngày tổ chức sự kiện. Một vấn đề được khẳng định trong thực tiễn là người chỉ đạo khó có thể đồng thời là người có vai trò làm chủ lễ hay dẫn chương trình (MC).
