Các nhà làm QHCC được coi là những người quản lý thông tin mọi lúc mọi nơi, bất kể là khi họ đang xử lý các tin bài hay do chính họ viết hay khi họ đang trả lời những câu hỏi của báo chí.Khi diễn ra các sự kiện, nhà QHCC đảm nhiệm cả 2 việc là nhận tin và giải đáp thắc mắc bởi vì các nhân viên QHCC người hoặc là người có trong tay thông tin cần thiết hoặc là biết cách lấy thông tin đó ở nơi nào, họ cũng là người nắm chắc các nhu cầu và lịch làm việc của các hãng truyền thông.
Dưới bất cứ điều kiện nào, bạn cũng phải năm rõ lịch truyền thông để có tin bài cho phù hợp, hạn chót cũng có nghĩa là phút cuối cùng để bạn phải nộp tin bài, không phải bạn muốn nộp lúc nào cũng được. khi đang viết bài, nếu có thể, bạn nên cho các tòa soạn biết trước kế hoạch của mình để họ thu xếp lịch đăng tin bài của bạn. Để tạo điều kiện dễ dàng cho các tòa soạn tiếp cận với nguồn thông tin của công ty bạn, cách tốt nhất là cung cấp cho họ địa chỉ trang web của công ty
Chuẩn bị tranh ảnh minh họa cho tin bài. 1 phóng sự nhìn chung sẽ có nhiều cơ hội được các hãng thông tấn chấp nhận nếu bạn giử kèm tranh ảnh minh họa, nhiều tòa soạn thích đăng tranh ảnh của riêng họ và các dịch vụ truyền thông hữu tuyến cũng vậy. Trong trường hợp đó, bạn phải làm việc với tòa soạn đó trước khi họ đưa bài của bạn vào lịch phát hành, để họ có thể bố trí thợ ảnh biên tập ảnh cho bài của bạn, bạn cần phải tập hợp tất cả những chi tiết tranh ảnh cần thiết, gồm các nhân vật…trước khi thợ ảnh tới, và thợ ảnh sẽ sắp xếp và sử dụng các tư liệu tranh ảnh của bạn ra sao là quyền của họ, bạn không nên can thiệp.
Nếu thuê 1 thợ ảnh thì nên căn cứ vào trình độ của anh ta, có thể bạ sẽ đưa ra 1 hướng dẫn yêu cầu về công việc rất cụ thể. Nếu anh ta có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực mỹ thuật, bạn có thể cho anh ta toàn quyền thực hiện. Nhưng nếu người thợ ảnh đó chỉ quen làm làm việc bên lĩnh vực thương mại, không hiểu hết những yêu cầu bắt buộc của bên truyền thông thì bạn phỉ yêu cầu anh ta tuân thủ theo 5 yêu cầu sau đây: 1) giới hạn số lượng chủ đề trong mỗi bức hình tối đa là 4; 2) để độ tương phản cao, các chi tiết phải sắc nét, phù hợp cho việc in ấn; 3) tránh những hình ảnh các nhân vật bắt tay nhau hoặc trao bằng khen…4)bố trí các nhân vật trong ảnh phải gần sát với nhau tạo sự tập trung cho nội dung của bức ảnh 5) không tô điểm cho phần cảnh nền.
Phát huy hết khả năng của người thợ ảnh và tạo cho được những bức ảnh bạn cần – không chỉ phục vụ cho 1 bài mà còn có thể dùng cho những tin bài khác gửi đến các tòa soạn khác nữa. khi bạn đã có những bức hình tốt, bạn có thể sử dụng chúng theo nhiều cách, tốt nhất là bạn nên bố trí thời gian đi theo thợ chụp ảnh để hướng dẫn anh ta chụp những bức ảnh mà bạn cần, đồng thời kiểm tra luôn tên của các nhân vật và lời chú giải cho các bức ảnh.
Khi bạn gửi tranh ảnh minh họa đi in, hãy nhớ lưu lại 1 số hình ảnh vào máy tính của mình, và luôn cập nhật những file này như vậy bạn sẽ không bị coi là cung cấp hình ảnh cũ cho những tin bài mới.
Cố gắng thỏa thuận với người thợ ảnh để anh ta đồng ý bán cho bạn âm bản hoặc đĩa mền của các bức ảnh mới chụp, điều này rất có lợi cho bạn bởi có những công việc như chụp ảnh trên không hoặc ký thuật phối màu đặc biệt đòi hỏi chi phí rất cao. Khi mua bán, bạn phải làm hợp đồng có văn bản.
