Hãy xem xét kỹ những dịch vụ nào đã có và nhu cầu của sự kiện về những dịch vụ gì? Rất nhiều dịch vụ sự kiện cần và những khách tham quan hội nghị cũng cần. Nếu sự kiện kéo dài nhiều ngày thì nhu cầu nhiều loại dịch vụ đặt ra đối với khách. Chẳng hạn như đánh giày, giặt là, thông tin liên lạc, dịch vụ văn phòng, phiên dịch, giữ trẻ, v.v… Cần nắm chắc được những dịch vụ nào cung cấp miễn phí (trong hợp đồng) và những dịch vụ nào phải thanh toán (thuộc chi phí phát sinh) trên cơ sở đó cân đối lại ngân sách xem sự kiện đảm nhận được những dịch vụ nào? Vấn đề này cũng cần thông báo để hướng dẫn tiêu dùng của khách tham dự. Tuy nhiên, Nhà tổ chức cần làm việc cụ thể với các cơ sở cung ứng có những giải pháp riêng đối với khách khi họ dùng dịch vụ bên ngoài danh mục dịch vụ miễn phí.

Việc quyết định ngày thích hợp là một yếu tố quan trọng đối với thành công của sự kiện. Ngoài việc đảm bảo hầu hết mọi người sẽ tham dự, Nhà tổ chức sự kiện còn phải xem xét nhiều yếu tố khác nữa khi lựa chọn ngày tổ chức sự kiện. Cần lưu ý vào thời gian tổ chức sự kiện có diễn ra sự kiện nào khác không. Nhà tổ chức phải cân nhắc các mùa trước khi hoàn tất kế hoạch của mình. Ở Việt Nam, thời gian từ thàng chín tới thàng giêng năm sau là cao điểm của mùa cưới.

Lối vào, ra ngoài của người tàn tật: Hãy xem ở lối vào cửa chính xe lăn có thể tới được không? Nếu có phải dành một lối để xe lăn thuận tiện đi lại. Tiếp đến là phòng công cộng và các khu dịch vụ nào xe lăn có thể đi được. Cần kiểm tra kỹ các vị trí đó. Cần làm việc với khách sạn để bố trí phòng cho khách ngồi xe lăn. Phải kiểm tra kích thước chiều rộng của phòng khách sạn có cho phép xe lăn đi qua hay không? Ngoài ra cần có phòng cho nhân viên trợ giúp khách tàn tật khi họ yêu cầu.

Được tổ chức tốt và chú ý đến từng chi tiết là hai trong số những nhân tố quan trọng nhất bảo đảm cho một sự kiện thành công. Việc luôn kiểm tra và duy trì mọi hoạt động trong quỹ đạo và tiến độ bám sát lịch trình là rất cần thiết. Công ty tổ chức sự kiện phải nhất quán theo đường lối đã vạch ra và được nhất trí. Sử dụng lịch trình: dùng lịch và khởi đầu từ ngày tổ chức sự kiện, tính lùi trở lại, kiểm tra lại các hạng mục công việc phải làm. Lồng ghép dòng chảy công việc vào dòng chảy thời gian, ta có được lịch trình khá đầy đủ. Cần chú ý là có rất nhiều yếu tố chi phối tới kết quả của tổ chức sự kiện.

Khách từ điểm đỗ xe, điểm tập kết tới nơi tổ chức sự kiện, bắt đầu tham gia các hoạt động sự kiện. Hàng loạt vấn đề được đặt ra cần phải giải quyết để giành sự hài lòng của khách từ phút đầu và bảo đảm cho sự kiện thành công.

Khu vực tổ chức sự kiện: Sự kiện được tổ chức tại một vị trí cụ thể nào đó như: hội trường lớn của trung tâm hội nghị Thành phố, phòng họp số 3 Cung Văn hóa Lao Động Hà Nội, v.v… Những nơi đó thực hiện các nội dung của hoạt động sự kiện.

Hình dung sự kiện: là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự kiện thành công. Đây được coi như là một quy trình giúp nhà tổ chức từng bước khái quát toàn bộ nội dung hoạt động của sự kiện, giúp chúng ta thấy trước được những vị trí công việc trong sự kiện phát sinh mâu thuẫn và Nhà tổ chức sự kiện có thể giải quyết những mâu thuẫn đó ngay từ khâu lập kế hoạch. Hãy cố gắng hình dung sự kiện từ đầu tới cuối, cần có khả năng xuyên suốt sự kiện.

Những quyết định cụ thể trực tiếp trong địa điểm giải quyết những mâu thuẫn nội tại của địa điểm, đáp ứng được yêu cầu của sự kiện về một địa điểm cụ thể. Sức chứa của phòng tổ chức: nhà tổ chức phải biết sức chứa hợp lệ của căn phòng và tuân theo đúng quy định. Có thể phát thiếp mời nhiều hơn và theo các thời điểm khác nhau. Chẳng hạn, buổi sáng riêng, buổi chiều riêng và buổi tối riêng.

Nhà tổ chức sự kiện phải xác định được toàn bộ nội dung các hoạt động sự kiện theo dòng chảy về thời gian và dòng chảy công việc với đội ngũ các nhà quản lý tại những địa điểm cụ thể. Thiết lập loại hình sự kiện và tiến hành kiểm tra lại toàn bộ quá trình. Ban tổ chức sự kiện: ban tổ chức phải được thành lập trước tiến để giúp nhà quản trị thực hiện các công việc chuẩn bị cho tổ chức sự kiện. Ban tổ chức gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp để chủ động trong thực hiện.

Khách sạn và trung tâm hội nghị: Đây là loại địa điểm thường được chọn để tổ chức sự kiện. Cả hai loại này đều là những địa điểm tốt song mỗi loại có những lợi thế riêng, chi phí cũng khác nhau và chi phối nhiều đến ngân sách của tổ chức sự kiện.

Vị trí của ngân sách: ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của tổ chức sự kiện. Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thể được thực hiện hay không cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô tổ chức sự kiện.

Yêu cầu của tiên lượng ngân sách:

Sự phù hợp với nội dung hoạt động của sự kiện. Công ty tổ chức  sự kiện phải hình dung được mọi hoạt động của sự kiện, từ đó có cái nhìn tổng quát về những thứ cần phải đưa vào. Những hoạt động cụ thể của sự kiện đòi hỏi phải có vị trí thích hợp. Để giải quyết được vấn đề này, chúng ta tiến hành lập bảng  nội dung về các hoạt động sự kiện theo thời gian, và những yêu cầu của các hoạt động đó.

So với quảng cáo, thị trường tổ chức sự kiện có thể có quy mô nhu cầu lớn hơn nhiều, không chỉ bao gôm nhu cầu của các tổ chức xã hội, phi chính phủ, các doanh nghiệp mà còn bao gồm nhu cầu của các gia đình, các cá nhân. Kinh tế xã hội càng phát triển, nhu cầu về tổ chức sự kiện càng cao.

Địa điểm giữ vai trò rất quan trọng, nó có thể giúp sự kiện thành công, cũng có thể làm hỏng sự kiện. Do vậy khi lựa chọn địa điểm, Công ty  tổ chức sự kiện cần chú ý một số vấn đề dưới đây.

Trong nghiên cứu được quán triệt từ quan điểm duy vật, nó đòi hỏi xuất phát của nghiên cứu phải từ hiện thực khách quan, từ thực tiển của đời sống kinh tế xã hội. Những người biên soạn tập sách cũng đã tuân theo quy luật này. Đó là sự kết hợp giữa việc khảo sát và khái quát hoạt động tổ chức sự kiện ở Việt Nam với việc tham khảo các tài liệu mới về lĩnh vực này ở nước ngoài sao cho những nội dung khoa học mà tập sách đề cập có tác dụng tích cực tới hoạt động tổ chức sự kiện ở trong nước và tương đương ở các nước khác, bảo đảm được tính dân tộc, khoa học và hiện đại.

Các nội dung sau đây sẽ được quán triệt trong thiệp mời:

• Số Khách được mời
• Tên sự kiện
• Mô tả sự kiện
• Ngày

  ---

Các quốc gia hoạt động theo chế độ cộng sản thực hiện chính sách tiết kiệm bắt buộc nhằm tài trợ cho sự phát triển công nghiệp nhanh chóng, để mặc người tiêu dùng với sự khan hiếm hàng hóa và dịch vụ có chất lượng thấp và đơn điệu.

Trong nền kinh tế thị trường mở, những sự khan hiếm này có thể đã được nhanh chóng khắc phục nhờ dòng chảy của tư bản.Thế nhưng, tư bản đã không được phép chảy vào để khắc phục sự khan hiếm hàng tiêu dùng.

Nhà tổ chức sự kiện cần đặt ra những câu hỏi trước mỗi sự kiện: Ai là khách mời mục tiêu? Ai sẽ là người lên danh sách khách mời? Nhà tổ chức sự kiện cần đảm bảo rằng đúng người mà mình muốn được mời vì sự kiện được tổ chức không phải là chổ cho tất cả mọi người. Nếu gửi giấy mời tới một người nhất định nào đó, Nhà tổ chức phải đảm bảo rằng họ đã nói đầy đủ nội dung ở trong giấy mời và giấy mời có khả năng được chuyển đi được hay không?

Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thức hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của chủ sỡ hữu sự kiện và thỏa mãn nhu cầu của khách tham dự sự kiện.

Mặc dù vấn đề này còn được đề cập rải rác ở một vài chương khác song ở đây chúng ta sẽ giải quyết vấn đề cơ bản của chọn ngày. Khi chọn ngày tổ chức sự kiện, Nhà tổ chức cần tính toán tới các ngày lễ hội lớn, những ngày lễ tôn giáo, kỳ nghỉ học kỳ, nghỉ cuối tuần dài, các sự kiện thể thao, các sự kiện văn hóa, xã hội quan trọng khác và những vấn đề khác.

Công việc của tiếp thị là biến các nhu cầu của xã hội thành các cơ hội tạo ra lợi nhuận ._Vô danh

Tầm nhìn là nghệ thuật nhìn thấy những cái vô hình._Jonathan Swift

Nghịch cảnh chính là cơ hội được ngụy trang._Tục ngữ cổ

Cách tốt nhất để dự đoán tương lai là sáng tạo ta tương lai đó._ Dennis Gabor