Các nội dung sau đây sẽ được quán triệt trong thiệp mời:
- Số Khách được mời
- Tên sự kiện
- Mô tả sự kiện
- Ngày
- Giờ (Khai mạc/Bế mạc/ Chương trình của sự kiện)
- Địa điểm
- Chỉ dẫn
- Nơi đậu xe
- Trang phục
- Địa chỉ, số điện thoại và số fax hồi âm
- Mẫu yêu cầu vé (nếu có sử dụng)
- Phong bì hồi âm (tùy chọn)
Việc những thông tin trên có được trình bày rõ ràng và đầy đủ hay không có ảnh hưởng không nhỏ tới thành công của việc tổ chức sự kiện. Chẳng hạn, nếu là một buổi tiếp đón chính thức, mang tính ngoại giao, được tổ chức trong một nhà hát Opera mà Khách mời không được yêu cầu mặc đồ Vest sang trọng mà mặc quần Jeans và áo thun tới tham dự sẽ gây phản cảm của những vị khách khác tới người ăn mặc lạc điệu và thậm chí tới cả Ban tổ chức.
Chuẩn bị Thiệp mời
Thông thường, thiệp mời cần phải được thiết kế hoàn chỉnh trước thời điểm diễn ra sự kiện từ 3-4 tháng. Khi đặt hàng thiết kế và in ấn thiệp mời, Nhà tổ chức cần chú ý tới những vấn đề sau đây:- Đảm bảo cung cấp thông tin cho những người thiết kế chương trình biết rõ trước về khung thời gian dự kiến để họ chuẩn bị tiến hành theo đơn đặt hàng của Nhà tổ chức
- Những nội dung thiệp mời
- Kiểm tra thời gian bên thiết kế và in ấn nghỉ
- Họ cần thêm thời gian đối với những yêu cầu đặt biệt chẳng hạn như giấy yêu cầu của khách hàng?
- Họ sẽ yêu cầu ở Nhà tổ chức những gì? Họ sẽ cần minh họa hình ảnh bằng camera? Hãy xác định những yêu cầu của họ là gì để Nhà tổ chức có sẵn mọi thứ cần thiết đáp ứng yêu cầu của họ đúng lúc
- Đặt trước hòm thư với Bưu điện
- Rà soát lại lần thứ nhất việc thiết kế thiệp mời
- Rà soát lại lần thứ hai việc thiết kế thiệp mời
- In thiệp
Nếu sự kiện diễn ra trong thời gian bận rộn của năm, Nhà tổ chức cần cân nhắc việc gửi giấy mời nhanh. Nếu sự kiện được tổ chức ở nước ngoài, cần phải gửi thiệp mời báo địa điểm với nội dung cho biết rất mong đợi được gặp mặt họ tại đó, thời gian tổ chức và những thông tin cần thiết khác. Những tấm thiệp phải bao gồm ngày giờ. Về địa điểm và trang phục có thể được gửi sau. Cách này có thể được áp dụng cho tất cả các sự kiện đặc biệt bao gồm họp, hội thảo, hội nghị.
Nếu Nhà tổ chức ghi trong thiệp thông báo nhanh rằng thư mời sẽ đến sau trước một thời gian nhất định, cần đảm bảo rằng điều đó sẽ xảy ra vì nó thể hiện cho người khác thấy công ty sự đúng hẹn, điều này có mối liên hệ đến chữ tín, tính chuyên nghiệp. Nếu thông điệp được đưa ra cùng chữ ký của giám đốc, Nhà tổ chức phải đảm bảo thực hiện được nội dung của thông điệp.
Nếu giấy vào cửa – thẻ khách đeo tại những sự kiện quan trọng – hoặc vé vào cửa được gửi đi khi khách đã nhận được thiệp mời và hồi âm, Nhà tổ chức cần chấp nhận một khoảng thời gian đủ để khách nhận được giấy/vé mời. Tại một số sự kiện, cần phải trình giấy vào cửa, thiệp mời hoặc vé để được ra vào và trong khi đó sẽ có một danh sách khách mời chính thức tại cửa trước – trong trường hợp khách quên mang thiệp mời để giảm bớt tình trạng tắc nghẽn và xếp hàng nếu khách kịp đã nhận được giấy ra vào của họ.
Để đảm bảo việc gọi thức ăn và đồ uống và tính chi phí dựa trên những số liệu chính xác, Nhà tổ chức phải yêu cầu khách hồi âm trước một thời hạn nhất định và có nhân viên nhận điện thoại để xác nhận sự tham dự. Nhận điện thoại là thời gian thích hợp để xác nhận thay đổi về tên họ hoặc địa chỉ.
Khi in thiệp, Nhà tổ chức cần đặt in với số lượng nhiều hơn số khách mời và đảm bảo rằng có đủ thời gian in ấn. Vì một lý do nào đó, bên in ấn luôn muốn có tối thiểu 3-4 tuần. Dĩ nhiên, Nhà tổ chức sẽ kiểm tra xem họ có thể tiến hành đơn đặt hàng và giao thiệp đạt yêu cầu về số lượng và chất lượng đúng hẹn. Nhà tổ chức cũng phải chắc chắn các tranh ảnh minh họa được chuẩn bị kịp lúc và biết bảng màu sẽ được sử dụng cho các logo công ty. Khách mời thường có ấn tượng tốt với những giấy mời mà tên họ được viết tay nắn nót và thường mở những thiệp mời được viết bằng tay trước, khiến chúng có hiệu quả hơn loại thiệp in trên nhãn hoặc phong bì. Do đó, nếu có đủ điều kiện, Nhà tổ chức nên thuê một người viết chữ đẹp viết tên trên thiệp mời.
Gửi Thiệp
Thiệp mời phải được gửi đến cho khách mời trước ngày diễn ra sự kiện từ 2-3 tháng để họ có thể nhận và phản hồi về việc có tham dự hay không hoặc trao đổi các thông tin mà họ quan tâm. Dù người tổ chức đích thân gửi thiệp hoặc sử dụng hòm thư, bao giờ cũng nên gửi một cái cho bản thân để biết việc chuyển phát có gặp rắc rối không. Khi thiệp đến, kiểm tra xem nó được gửi đi chính xác khi nào. Nếu thuê bưu điện gửi thiệp trước một thời hạn nhất định, Nhà tổ chức sẽ cần bằng chứng khi đối chất về vấn đề này với họ. Nếu thiệp không đến đúng hẹn, Nhà tổ chức sẽ phải gọi điện cho khách mời để kiểm tra xem họ đã nhận được thiệp mời chưa. Có thể sẽ xảy ra sự cố giao thư, hoặc gửi nhầm cho người khác. Nếu khách nhận được thiệp mời trước khi tổ chức sự kiện vài ngày, sẽ rất khó khăn để thay đổi kế hoạch đã lập sẵn và có thể dẫn đến một hậu quả đáng tiếc. Điều này không chỉ làm cho khách cảm thấy như thể họ không được coi trọng, mà còn gây khó khăn cho việc tổ chức sự kiện. Vì thế Nhà tổ chức sự kiện cần lưu ý những vấn đề liên quan đến việc gửi thiệp mời dưới đây.
- Kiểm tra lịch trình giao thư đối với loại thư ưu tiên. Số ngày tối thiểu và tối đa nhận được theo từng địa phương. Nhớ rằng thời gian này có thể thay đổi mà không được báo trước và thời điểm trong năm cũng có tác động đáng kể. Nếu thiệp mời đến vào mùa nghỉ lễ, sẽ có thể bị gián đoạn. Nhà tổ chức cần kiểm tra ở bưu điện địa phương khi bắt đầu tổ chức sự kiện. Kiểm tra cả lịch trình giao thư địa phương và quốc tế nếu có thể.
- Kiểm tra giá cước bưu chính đối với loại thư ưu tiên. Thư gửi nước ngoài có giá khác thư trong nước. Phải đảm bảo rằng thư được tách riêng và áp dụng chính xác giá gửi. Các phong bì quá khổ sẽ cần thêm cước phí. Tốt nhất là mang một mẫu phong bì đến bưu điện địa phương để chắc chắn rằng thiệp mời không vượt quá tiêu chuẩn về kích cỡ và trọng lượng.
- Kiểm tra lịch trình giao thư đối với thư thông thường.
- Kiểm tra cả số ngày tối thiểu và tối đa, và giá cước bưu chính.Kiểm tra cả lịch trình giao thư quốc tế và nội địa. Điều chỉnh khung thời gian cho phù hợp với lịch trình giao thư thông thường nếu quyết định sử dụng loại này. Nhà tổ chức thường xuyên phải gửi một số lượng tối thiểu để phù hợp cho thư thông thường. Một lần nữa phải chú ý các phong bì đi nước ngoài, quá khổ, quá cỡ sẽ phải đóng thêm cước phí.
- Báo cho bên cung cấp dịch vụ biết rõ trước về khung thời gian dự kiến để họ có thể thu xếp tiến hành theo đơn đặt hàng của bạn.
- Có thể gửi thư theo nhóm để dễ kiểm soát việc thực hiện.
- Phong bì phải ghi địa chỉ, đóng kín và dán tem. Chấp nhận tối thiểu thời gian một tuần cho việc chuyển thư. Kiểm tra khung thời gian phía chuyển thư đề xuất, có thể bị thay đổi vì những đơn đặt hàng mà họ phải giải quyết trong cùng thời gian đó.
Trích: PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
