Khâu chuẩn bị: Nếu tổ chức sự kiện tại địa điểm cụ thể nào đó, Nhà tổ chức cần chuẩn bị trước tại đó mọi thứ đã sẵn sàng. Phải lên kế hoạch chi tiết cho việc chụp ảnh, các cảnh chụp nào phải đón bắt. Tuy vậy, Nhà tổ chức vẫn cần có kế hoạch dự phòng để chủ động ứng xử khi sự cố xảy ra.

Số lượng thợ chụp ảnh: Số thợ chụp ảnh cần huy động phụ thuộc vào yêu cầu của sự kiện và mục tiêu sự kiện đặt ra. Có thể chụp ảnh theo truyền thống.

Thực đơn gắn liền với chi phí, chi phí quyết định thực đơn. Thực đơn sẽ chi phối các hoạt động chuẩn bị cho việc phục vụ bữa tiệc. Dự toán chi phí: Trước khi thiết lập thực đơn phải dự toán chi phí, chi phí có thể được lập theo hệ thống dưới đây:

Yêu cầu đối với diễn viên: Nhà tổ chức sự kiện cần trả lời các câu hỏi sau: Đội ngũ diễn viên được tin cậy tới mức nào? Tài năng và trình độ chuyên môn nghiệp vụ tới đâu? Sự nổi tiếng và tác động ảnh hưởng tới công chúng như thế nào? Cần bảo đảm tính chuyên nghiệp của họ. Diễn viên phải ý thức được tầm quan trọng về chuẩn bị các tiết mục và phải sẵn sàng trước khi khách tới. Do đó, Nhà tổ chức cần xem xét kỹ từng diễn viên xem họ có lịch biểu diễn ở nơi khác trước chương trình hoặc sau chương trình của sự kiện không? Họ có đủ thời gian giữa các buổi biểu diễn không?

Đồ ăn: Trước hết cần xác định rõ phạm vi, mức độ và mục đích bữa ăn cần phải đạt tới. Chẳng hạn phải trang trọng, lịch sự, tạo sự thân thiện ban đầu, kết thúc hội nghị, chia tay, tạo ấn tượng, v.v...nhằm nâng cao tầm vị trí của sự kiện.

Nhà tổ chức cần kiểm tra lại ngân sách xem phạm vi giới hạn tới mức nào, từ đó quyết định tiệc đứng hay tiệc ngồi. Cần bàn bạc cụ thể với cơ sở cung cấp dịch vụ và xây dựng thực đơn ban đầu trong phạm vi giới hạn của ngân sách.

Thời gian chuyển thiết bị sự kiện và lắp đặt: Thời gian chuyển thiết bị cần xác định chính xác thời gian nhà cung cấp chuyển thiết bị tới phải đủ sớm nhằm đảm bảo thời gian lắp đặt an toàn, chính xác. Phải xem xét cách thức mang các thiết bị và phương tiện chuyên chở, có cần bố trí chổ đậu xe đặc biệt để dỡ hàng không? Thời gian lắp đặt bao lâu? Có ảnh hưởng tới thời gian khai mạc sự kiện không?

Bố trí đặc biệt: Có cần những bố trí đặc biệt nào trong phòng họp không? Nhà tổ chức sự kiện phải xem xét có vị trí ưu tiên nào không? Chẳng hạn vị trí để quảng cáo giới thiệu sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ của nhà tài trợ. Phải đảm bảo không có vị trí nào trong phòng của mình quá chật hẹp hay đông đúc. Phải dành đường đi cho nhân viên phục vụ sự kiện, họ có thể dễ dàng đi xung quanh mặt hàng được trưng bày, các mặt hàng đó được sắp xếp thuận tiện và hợp lý.

Chọn dịch vụ giải trí: Nhà tổ chức cần xem xét và cân nhắc xem có cần các hoạt động vui chơi giải trí không? Loại nào sẽ thích hợp. Muốn vậy Nhà tổ chức phải lưu ý những vấn đề sau:

Phải biết rõ về khán giả. Loại hoạt động vui chơi giải trí thích hợp với độ tuổi nào? Các nhóm độ tuổi khác phù hợp tới đâu?  Cần phải có đủ chương trình giải trí phù hợp với các nhóm độ tuổi. Cần có sự chỉ đạo chặt chẽ với các diễn viên, nhạc công và người dẫn chương trình.

Thảm trãi sàn nhà: Nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần kiểm tra xem sàn nhà đã trải thảm chưa? Có cần trải thảm không? Khu vực nào cần trải, khu vực nào không cần trải? Ngoài ra, Nhà tổ chức cần kiểm tra khi có những bổ sung thay đổi không gian trong phòng. Có những sự kiện phải trải thảm toàn bộ sàn nhà, có những sự kiện chỉ trải thảm sân khấu, lối đi và nơi trưng bày hàng hóa.

Kiểm tra bố trí không gian: Nhà tổ chức cần kiểm tra mức độ thích hợp với không gian nơi thực hiện các bữa ăn. Số lượng bàn ăn phụ thuộc vào diện tích lớn nhỏ của địa điểm tổ chức sự kiện. Cần bố trí bàn sao cho mọi người cảm thấy thoải mái, thông thoáng, tránh gây ách tắc, làm mọi người cảm thấy bức xúc. Trong bàn ăn cũng tương tự, chẳng hạn mỗi bàn có thể bố trí 10 người nhưng bố trí 8-9 người khách sẽ thoải mái song phải có nhiều bàn hơn và tăng chi phí hơn.

Âm thanh: hầu như tất cả các sự kiện đều cần có âm thanh, âm thanh cũng là một phương tiện truyền thông tin, là vật mã hóa tin. Có rất ít sự kiện không có âm thanh. Cần sử dụng âm thanh thích hợp đối với sự kiện. Âm thanh là một trong những tác nhân kích thích vào môi trường không gian sự kiện, tạo bầu không khí cho sự kiện. Các nhà tổ chức sự kiện cần chú ý bố trí không gian cho các thiết kế và hoạt động âm thanh. Có thể là không gian phía trước hoặc bên cạnh máy chiếu.

Có nhiều sự lựa chọn cho bữa tối, có thể là bữa tiệc ăn tự chọn đứng hay ngồi, phục vụ ăn bằng từng đĩa riêng, trang trọng hay bình thường, vui nhộn hay thoải mái. Đối với bất kỳ sự kiện nào, mỗi khi tụ họp mọi người lại phải sắp xếp thế nào để đạt mục đích của mình. Khách mời có thể ngồi phân táng, mục đích của Nhà tổ chức sự kiện là làm cho mọi người cùng hòa mình chung vui, gặp gỡ cởi mở.

Truyền thông và PR là hai lĩnh vực gắn bó vô cùng chặc chẽ với nhau và đóng một vai trò hết sức quang trọng trong cuộc sống của chúng ta. Tuy nhiên, do việc nhận thức sai lệch, một cách vô tình hoặc cố ý, thuật ngũ “PR” thường bị gán cho ý nghĩa tiêu cực như mang tính “Tuyên truyền”, “che giấu hay lẩn tránh sự thật”.trên thực tế có rất nhiều nhận định khác nhau về hoạt động cũng như về công tác PR.

Thời gian cho tiệc cocktail có thể kéo dài từ 1 tới 2 giờ rưỡi đồng hồ. Thông thường tiệc cocktail được dự kiến diễn ra 1 giờ trước bữa tối. Nếu tổ chức tiệc cocktail riêng, khách tự ăn tối thì thời gian tiệc kéo dài tới 2 giờ rưỡi.

Món khai vị sẽ được phục vụ nhiều và kéo dài. Việc tính toán khối lượng các loại thực phẩm và đồ uống dựa theo không gian và phòng ăn. Thức ăn có thể được sắp xếp theo các khu vực. Cần tập trung sự chú ý của mọi người vào ăn, khi khách sắp bắt đầu hãy giới thiệu những đồ ăn uống đặc biệt hay 1 trò giải trí nào đó hoặc món ăn đặc biệt khơi dậy sự thích thú của mọi người.

Sân khấu được coi là trung tâm của không gian sự kiện trong nhà, nơi diễn ra các hoạt động hoặc những hoạt động chính của sự kiện. Sân khấu rộng, hẹp, cao, thấp chịu sự chi phối của tổng thể không gian trong nhà và loại hình sự kiện được tổ chức. Chúng luôn luôn bảo đảm hài hòa với nhau.

Bữa trưa: Đối với bữa tiệc tại khách sạn hay khu nghĩ sang trọng có thể sắp xếp một bữa ăn trưa tự chọn hay ăn ngoài trời, phục vụ riêng trong phòng nghĩ của khách hoặc chỉ đơn giản là ăn ngay tại phòng họp. Nếu bữa sáng là ăn tự chọn thì bữa ăn trưa có thể được phục vụ riêng để khách không cảm thấy nhàm chán

Từ lâu, hội thảo là công cụ được ưa dùng nhất trong cả khu vực tư nhân lẫn khu vực nhà nước cho những vấn đề cần sự đóng góp và phát huy ý kiến tập thể. Tuy nhiên, trong thực tế, không phải hội thảo nào cũng thành công hay đảm bảo được tinh thần chia sẻ ý kiến của tập thể.

Có rất nhiều sự lựa chọn bữa ăn sáng cho các buổi họp, hội thảo, hội nghị hay các buổi quảng cáo, giới thiệu hàng hóa.

Bữa ăn sáng tự chọn: Tổ chức bữa ăn tự chọn để mọi người cùng nhau ăn và có cơ hội trao đổi thảo luận trong bữa ăn. Có thể sắp xếp món ăn theo 2 dãy hoặc nhiều hơn với các món ăn giống nhau sao cho mọi người có thể chọn món ăn đồng thời.

Ngoài việc tự tổ chức triển lãm thương mại, bạn cũng có thể sử dụng một doanh nghiệp chuyên về tổ chức các sự kiện, đặc biệt là triển lãm thương mại để tối đa hóa thời gian của bạn tại buổi triển lãm.
Bằng việc sử dụng một đơn vị tổ chức triển lãm, bạn có thể có những lợi thế:

Một công ty muốn có ý tưởng về sản phẩm và dịch vụ mới cần thiết lập một hệ thống định hướng cho dòng chảy các ý tưởng mới về một điểm trung tâm nơi các ý tưởng đó có thể được tập hợp, ra soát, và đánh giá. Nếu không làm như vậy, các ý tưởng tốt có thể phân tán rải rác về nhiều phòng ban và chết yểu. Điều quan trọng công ty cần phải:

Bố trí sắp đặt trong phòng tổ chức sự kiện mang tính khoa học và sự kiện. Cách bố trí thể hiện phần nào nội dung hoạt động sự kiện.

Đón tiếp và đăng ký: đây là hoạt động không thể thiếu, có người đứng hướng dẫn khách đến khu vực gửi đồ và khu vệ sinh. Nhân viên phải mặc đồng phục hoặc thẻ đeo trên người nhằm giúp khách dễ nhận biết.