Việc quyết định ngày thích hợp là một yếu tố quan trọng đối với thành công của sự kiện. Ngoài việc đảm bảo hầu hết mọi người sẽ tham dự, Nhà tổ chức sự kiện còn phải xem xét nhiều yếu tố khác nữa khi lựa chọn ngày tổ chức sự kiện. Cần lưu ý vào thời gian tổ chức sự kiện có diễn ra sự kiện nào khác không. Nhà tổ chức phải cân nhắc các mùa trước khi hoàn tất kế
hoạch của mình. Ở Việt Nam, thời gian từ thàng chín tới thàng
giêng năm sau là cao điểm của mùa cưới.
Tháng mười hai tới tháng hai năm sau là tháng cao điểm của lễ tết, tháng hai và tháng ba là tháng cao điểm của lễ hội. Một vấn đề nữa mà nhà tổ chức cần quan tâm rằng quy luật thời tiết khí hậu tại địa điểm diễn ra sự kiện trong thời gian tổ chức có gì đặc biệt không, điều kiện phía các nhà cung cấp trong thời gian đó thế nào.
Ngoài những yếu tố đã nêu, việc xát định thời gian trong năm còn được căn cứ vào loại sự kiện, thành phần tham gia sự kiện và tiềm lực của các nhà cung cấp.
Họp mặt, hội thảo, giới thiệu sản phẩm mới: Những sự kiện này thường được thực hiện vào đầu mùa vụ tiêu dung. Dưới đây là những thời điểm phổ biến của các sự kiện theo loại sản phẩm, hàng hóa.
- Đối với ô tô, lễ giới thiệu xe hơi mới thường diễn ra vào mùa thu, đây là thời gian các nhà phân phối xe hơi mong muốn gặp gỡ các nhà sản xuất để thấy dây chuyền công nghệ mới, kiểu dáng mới.
- Đối với máy điều hòa nhiệt độ thường giới thiệu vào đầu mùa hè, mốt thời trang thường giới thiệu vào đầu thu.
- Lễ gây quỹ được tổ chức vào thời gian khi những thành phần sự kiện chú ý thu hút tham dự giúp đỡ vẫn đang ở trong thành phố địa điểm diễn ra sự kiện. nhà tổ chức sự kiện gây quỹ cần đảm bảo rằng sự kiện họ tổ chức diễn ra không trùng với sự kiện khác, nhằm thu hút sự chú ý cao của công chúng vào sự kiện.
Chương trình động viên: nhà tổ chức sự kiện cần đảm bảo rằng thời gian được lựa chọn phù hợp với công ty chủ sự kiện và khách tham dự, cần huy động các đối tượng tham gia những chương trình của công ty. Ngoài ra cần tổ chức các chương trình tham gia du lịch hấp dẫn. Việc chọn thời gian mà thời tiết khí hậu thuận lợi, các dịch vụ cung ứng vào kỳ nhu cầu thấp cũng sẽ tăng giá trị lợi ích cho những người tham dự.
Chẳng hạn đối với khách sạn có nhiều phòng trống, người tổ chức sự kiện có thể thương lượng để khách sạn tăng thêm giá trị cho khách tham dự như:
- Lễ đón tiếp nhận phòng
- Thêm các tiện nghi trong phòng hoặc quà
- Thẩm mỹ viện/ câu lạc bộ sức khỏe
- Đăng ký phòng nghỉ sớm
- Trả phòng trễ
- Chấp nhận thanh toán bằng ngoại tệ hay séc du lịch
- Thêm bữa điểm tâm
- Phòng được nâng cấp
- Tiệc chiêu đãi Cocktail
- Trang phục VIP
- Giá đặc biệt với khách đến trước hoặc về sau
Thời gian trong ngày: Chọn thời gian thực hiện sự kiện trong một ngày là vấn đề rất quan trọng, tác động trực tiếp tới trạng thái tâm lý và phong cách của khách tham dự, tác động trực tiếp tới không khí của sự kiện. Do vậy xác định thời gian trong ngày không được tùy tiện hoặc theo tiền lệ mà phải có cơ sở thực tiễn chắc chắn.
Quyết định thời gian trong ngày cho sự kiện phải đảm bảo sao cho thuận tiện nhất đối với khách tham dự. Khi khách thực hiện, ngày sự kiện sẽ có ít các yếu tố ngoại lai chi phối. Vì vậy phải căn cứ vào số lượng, vị trí, cự ly của khách từ nơi nghỉ tới nơi diễn ra sự kiện. Câu hỏi đặt ra đối với Nhà tổ chức sự kiện là: Những yếu tố nào ảnh hưởng tới thời gian khác trong ngày? Đâu là những giải pháp khắc phục? Dưới đây là một số vấn đề cần giải quyết khi chọn thời gian trong ngày cho sự kiện:
- Sự kiện được tổ chức ban ngày hay buổi tối?
- Khai mạc lúc mấy giờ, bế mạc lúc mấy giờ?
- Sử dụng trang phục thông thường hay lịch sự?
- Khách có thời giant hay đổi trang phục không? Từ nhà hay từ nhiệm sở mới?
- Các tình nguyện viên có đủ thời gian rời nơi làm việc và chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng trước khi khách đến không?
Cần nghiên cứu các vấn đề nêu trên khi ấn định thời gian bắt đầu sự kiện. Tất cả các viễn cảnh giả định, các yếu tố ngoại lai đặt ra đều tùy thuộc vào nơi mỗi người khách làm việc và sinh sống.
Ngày trong tuần: Chọn ngày nào trong tuần không phải lúc nào cũng đơn giản. Ngày trong tuần ảnh hưởng tới việc đạt mục tiêu tới mức nào ảnh hưởng tới giờ giấc trong ngày. Quyết định ngày trong tuần phụ thuộc vào sự kiện và khách tham dự. Ngoài ra cũng còn phụ thuộc vào những yếu tố ngoại lai. Dưới đây là loại sự kiện cụ thể thích hợp với những ngày cụ thể trong tuần.
Những cuộc họp, sự kiện đoàn thể, hội thảo, hội nghị, chương trình động viên, loại sự kiện này cần môi trường yên tĩnh kém sôi động ngoài xã hội hơn. Thời gian thích hợp với các loại sự kiện nêu trên là những ngày giữa tuần so với những ngày đầu và cuối tuần.
Sự kiện đoàn thể, gây quỹ, các sự kiện đặc biệt, thời gian tổ chức vào gữa tuần hoặc tối thứ Bảy là bảo đảm số người đi dự động nhất. Nếu tổ chức vào ngày thứ Sáu, có thể số khách tham dự sẽ bị hạn chế do bị chi phối bởi ngày nghỉ cuối tuần và ngày cầu nguyện của tôn giáo. Hơn nữa những sự kiện loại này, khách tham dự thường đi cùng với người thân. Nếu sự kiện được tổ chức vào ngày giữa tuần thì có thể gây khó khăn cho những người đi cùng muốn tham dự.
Cần có đủ thời gian để nhân viên và tình nguyện viên đi tới sự kiện, đổ xe và chuẩn bị mọi thứ. Họ thay y phục ăn uống và đi khỏi tối thiểu nữa giờ trước khi vị khách đầu tiên có mặt
Trich : PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
