Hãy xem xét kỹ những dịch vụ nào đã có và nhu cầu của sự kiện về những dịch vụ gì? Rất nhiều dịch vụ sự kiện cần và những khách tham quan hội nghị cũng cần. Nếu sự kiện kéo dài nhiều ngày thì nhu cầu nhiều loại dịch vụ đặt ra đối với khách. Chẳng hạn như đánh giày, giặt là, thông tin liên lạc, dịch vụ văn phòng, phiên dịch, giữ trẻ, v.v… Cần nắm chắc được những dịch vụ nào cung cấp miễn phí (trong hợp đồng)
và những dịch vụ nào phải thanh toán (thuộc chi phí phát sinh) trên cơ
sở đó cân đối lại ngân sách xem sự kiện đảm nhận được những dịch vụ nào? Vấn đề này cũng cần thông báo để hướng dẫn tiêu dùng của khách tham dự.
Tuy nhiên, Nhà tổ chức cần làm việc cụ thể với các cơ sở cung ứng có
những giải pháp riêng đối với khách khi họ dùng dịch vụ bên ngoài danh
mục dịch vụ miễn phí.
Thiết bị lắp đặt cho dịch vụ hoạt động: Nhiều thiết bị phục vụ dịch vụ sự kiện phải thuê, cùng với thiết bị là việc lắp đặt chúng như đèn quét, bảng điện tử, thảm đỏ, sân khấu, ánh sáng, các thiết bị nghe nhìn, các đèn laser, v.v…
Trước khi lập chương trình hãy đi thực địa khắp lượt để xem các ý tưởng của bạn có thể được thực hiện một cách logic hay không. Hãy dành thời gian để tự khảo sát ban đầu để có những cảm nhận về các phương tiện và dịch vụ.
Tiếp đến, Nhà tổ chức cùng với các nhà cung cấp tại hiện trường sẽ là dịp tốt để các nhà cung cấp đi thực địa. Việc gặp các nhà cung cấp tại hiện trường sẽ là dịp tốt để các nhà cung cấp trao đổi thể hiện nhu cầu của mình. Và nhu cầu của họ sẽ được đáp ứng.
Những người đóng vai trò cung cấp chính đó càng biết trước về sự kiện của Nhà tổ chức thì họ càng đáp ứng như cầu của Nhà tổ chức tốt hơn và có thể đưa ra một số lời khuyên hữu ích dựa trên kinh nghiệm trước đây của họ.
Hãy quyết định vị trí bốc dỡ thiết bị tai nạn nơi tổ chức sự kiện. Nhiều sự kiện cần tới lượng vật tư thiết bị phục vụ lớn, không những cần nơi bốc dỡ mà còn cần cả kho chứa nữa. Hãy duy trì tốt kế hoạch, bảo đảm thiết bị được cung ứng theo tiến độ sẽ không gây ùn tắc và không cần kho bãi chứa.
Cần có quyết định chính xác ngày giờ chuyển thiết bị phương tiện tới, những thiết bị phương tiện nào được đưa vào phòng hội nghị? Hãy dự đoán có nhân tố nào chi phối gây chậm trễ hoạt động này không?
Cần kiểm tra các thang máy chở hàng, kích thước của thang như thế nào? Thiết bị máy móc có đi qua được không? Thang máy chở hàng có hoạt động không? Chúng đã được sửa chữa chưa? Khi nào cần sử dụng chúng? Nhà tổ chức cũng cần biết những gì diễn ra ngay thời gian trước khi chuyển thiết bị tới, trước khi lắp dựng thiết bị.
Nhà tổ chức cần xem mỗi nhà cung cấp dịch vụ cần bao nhiêu thời gian để lắp đặt, và bắt đầu lên chương trình cho từng cảnh, cần chú ý việc nào cần làm trước phải làm trước. Việc làm trước không cản trở công việc làm sau. Phải nắm chắc trình tự công việc, làm việc gì được việc đó. Nếu không sẽ gây rối bận, dẫn tới ách tắc dây chuyền làm công việc chậm trễ so với tiến độ.
Những yêu cầu về hệ thống điện: Hãy xác định trước nhu cầu về sử dụng điện của sự kiện. Hãy tính toán trước những gì cần phải cắm điện và ổ cắm được bố trí ở vị trí cụ thể nào nơi đến? Nơi đăng ký và khu vực chính của sự kiện. Ở đó điện có đủ mạnh không? Có cần máy phát không? Tại địa điểm tổ chức có thợ điện không? Cần chú ý điện áp ở nơi tổ chức sử dụng và ổ cắm tương thích như thế nào? Chẳng hạn, các thiết bị ở Bắc Mỹ không sự dụng được ở Châu Âu. Điện áp thống nhất ở Việt Nam là 220V trong khi đó các thiết bị điện dân dụn của các nước ASEAN lại là 110V, v.v…Cần xem xét trước và kiểm tra tỉ mỉ, không được đơn giản hóa mọi việc dù là nhỏ nhất.
Giấy phép lắp đặt: Những giấy phép gì cần cho việc giao hàng, lắp đặt, tháo dỡ đối với các nhà cung cấp dịch vụ cho sự kiện? Rất nhiều dịch vụ và các hoạt động lắp đặt phải có giấy phép mới được phép hoạt động. Chẳng hạn như thả bóng, thả diều phải được quy định rõ ràng ngày giờ, khu vực, độ cao, số lượng rất cụ thể hoặc hoạt động đèn chiếu cũng vậy.
Nhà tổ chức cần chú ý làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ, xác định rõ trách nhiệm về những giấy phép cần thiết, ai sẽ đảm nhiệm và phải hoàn tất trong một thời gian cụ thể.
Bảng chỉ dẫn: Bảng chỉ dẫn là yếu tố quan trọng của sự kiện, giúp cho khách xác định địa điểm tổ chức sự kiện nhanh chóng, khách sẽ chủ động đến với hoạt đông sự kiện. Bảng chỉ dẫn phải định vị nơi sự kiện diễn ra, theo thời gian.
Số lượng bảng chỉ dẫn phụ thuộc vào phạm vi không gian sự kiện, vào số lượng và độ phức tạp của hoạt động sự kiện. Chẳng hạn một cuộc hội chợ triển lãm sẽ cần nhiều bảng chỉ dẫn. Ngoài bảng chỉ dẫn chung, tới từng khu vực lại cần các bảng chỉ dẫn riêng chi tiết và cặn kẽ hơn. Bảng chỉ dẫn có thể được đặt trên giá hoặc treo trên tường, tùy theo điều kiện từng nơi song chúng đều được nằm trong maket của Nhà tổ chức.
Những vấn đề xã hội có liên quan: những quy định về an toàn, phòng chống cháy nổ. Những quy định thuộc nội dung này phải được áp dụng cả bên trong và bên ngoài tòa nhà. Cần căn cứ vào thực tế sự kiện để có giải quyết phù hợp. Có thể bổ sung những giải pháp dự phòng khi có sự cố. Có những quy định nào của địa phương, khu vực ảnh hưởng tới hoạt động sự kiện.
Trích: PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
