Sự phù hợp với nội dung hoạt động của sự kiện. Công ty tổ chức sự kiện phải hình dung được mọi hoạt động của sự kiện, từ đó có cái nhìn tổng quát về những thứ cần phải đưa vào. Những hoạt động cụ thể của sự kiện đòi hỏi phải có vị trí thích hợp. Để giải quyết được vấn đề này, chúng ta tiến hành lập bảng nội dung về các hoạt động sự kiện theo thời gian, và những yêu cầu của các hoạt động đó.
Hãy hình dung các hoạt động sự kiện để xác định những yêu cầu về không gian cho phù hợp. Một số sự kiện lễ hội ngoài trời được tổ chức tại Hà Tây (Chùa Hương) Phú thọ (Đền Hùng) Quảng Ninh (Yên Tử, Du lịch Hạ Long) thật hoành tráng. Cảnh trí thiên nhiên cùng với sự bài trí của con người thật tuyệt vời. Ta có thể hình dung được không khí nhộn nhịp của ngày hội, vẻ đẹp thơ mộng của đêm du lịch Hạ Long và thưởng ngoạn bình minh trên vịnh với mặt trời hồng nhạt lặn trên mặt biển như quả bong đá khổng lồ. Cảnh tượng đó không thể có trong hội trường nơi thích hợp với tổ chức các sự kiện như gây quỹ từ thiện có bán đấu giá các mặt hàng, các buổi hội nghị quan trọng như APEC v.v…
Nhà tổ chức cần gửi bảng yêu cầu đến nhiều địa điểm khác nhau xem nơi nào có thể đáp ứng được các yêu cầu đó. Tuy nhiên không nhất thiết các nội dung hoạt động sự kiện phải ở cùng một vị trí mà trái lại tùy theo ý tưởng của nhà tổ chức mà chọn những địa điểm khác nhau sao cho phù hợp với từng hoạt động sự kiện nêu trên.
Những yêu cầu đối với từng hoạt động sự kiện phải thật cụ thể và phải ghi chú vào bảng yêu cầu.
Không gian bố trí và diễn tập: Rất nhiều hoạt động chuẩn bị cần không gian. Không gian đảm bảo cho các hoạt động chuẩn bị tốt, không gian cần cho các hoạt động diễn tập. Có nhiều hoạt động sự kiện phải tập luyện trước một cách thuần thục mới được thực hiện trong sự kiện như dẫn chương trình, các chương trình và thiết bị nghe nhìn, hoạt động của các diễn viên, lắp đặt thiết bị, v.v…
Sự phù hợp với ngân sách: Chi phí ảnh hưởng đến yêu cầu địa điểm do đó cần phải biết trước chi phí cần thiết để có thể ra những quyết sách phù hợp. Để chuẩn bị kinh phí chính xác, cần xem lại các khía cạnh của sự kiện để đảm bảo đã tính toàn bộ những chi phí phát sinh. Nếu quản lý không chặt chẽ, thông thường chi phí đều vượt trội so với dự toán. Do vậy phải liên tục cập nhật chi phí, thêm vào hoặc bớt đi các mục khi có thể thay đổi. Cần biết rằng đang sử dụng chi phí đến đâu để có sự điều chỉnh.
Phải bắt đầu từ khả năng tài chính và cân đối với bảng chi phí. Khả năng tài chính và chi phí là yếu tố đầu tiên và cuối cùng xác định yêu cầu về địa điểm cho tổ chức sự kiện.
Trích: PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
