Vị trí của ngân sách: ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của tổ chức sự kiện. Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thể được thực hiện hay không cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô tổ chức sự kiện.
Yêu cầu của tiên lượng ngân sách:
- Nhà tổ chức sự kiện cần khẳng định được là có ngân sách hay không có
- Nhà tổ chức sự kiện cần thu xếp đủ ngân sách dù tổ chức sự kiện nhỏ hay lớn. Không thể sử dụng ngân sách thiếu hụt để tổ chức sự kiện. Như vậy sẽ dẫn tới tác dụng ngược chiều và hậu quả không lường hết được.
- Nhà tổ chức sự kiện cũng cần xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm tổ chức sự kiện chi phối ngân sách.
- Cuối cùng, nhà tổ chức sự kiện cần xát định trước ngân sách cho tổ chức sự kiện và lập kế hoạch trong phạm vi ngân sách cho phép.
Trước hết, nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến được danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí. Cần cố gắng dữ liệu hàng hóa dịch vụ ban đầu chưa tính đến chi phí, sau đó dùng phương pháp loại trừ, giữ lại danh mục hàng hóa bắt buộc phải có trong chương trình. Nếu ngân sách dự toán cho phép có thể lựa chọn bổ sung cho danh mục những hàng hóa dịch vụ đã loại trừ ban đầu. Ngược lại, nếu ngân sách dự toán thiếu hụt, nhà tổ chức phải rà soát lại danh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những hàng hóa dịch vụ kém mức độ cần thiết đối với tổ chức sự kiện bảo đảm tương ứng với ngân sách dự toán.
Dưới đây là danh mục những hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện thường có trong dự toán:
- Thư mời
- Chỗ ở
- Đi lại
- Thuê địa điểm tổ chức
- Diễn tập
- Thức ăn
- Đồ uống
- Trang trí nội thất
- Trang trí khác
- Âm nhạc
- Giải trí
- Dẫn chương trình
- Nghe nhìn
- Ánh sáng
- Sân khấu
- Phim ảnh
- Thiếp chỗ ngồi
- Thực đơn
- Quà tặng
- Bảo hiểm
- An ninh
- Chi phí nhân công
- Tiền điện
- Thực trạng thiết bị
- Vật liệu quảng cáo
- Thông tin liên lạc
- Dịch thuật
- Vận chuyển
- Hải quan
- Các chi phí khác
Trên thực tế các sự kiện có thể khác nhau về tính chất, quy mô…do đó mà danh mục hàng hóa, dịch vụ cho từng sự kiện cụ thể là khác nhau. Nói cách khác, nhà tổ chức sự kiện cần đối căn cứ vào nhu cầu thực tế của mỗi sự kiện cụ thể để lựa chọn ra danh mục thích hợp cho nó.
Mục đích sự kiện không những chi phối dự toán ngân sách mà còn chi phối hiệu quả ngân sách. Trước khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, nhà tổ chức cũng phải trả lời câu hỏi tổ chức sự kiện đó nhằm đạt được mục tiêu gì? Nói cách khác, nhà tổ chức sự kiện cần làm rõ mục tiêu của việc tổ chức sự kiện trước khi bắt tay vào tổ chức nó. Mục tiêu của sự kiện gắn liền với quy mô thiết kế và tổ chức hoạt động sự kiện. Những vấn đề nêu trên, đến lượt chúng, lại tác động vào chi phí và ngược lại, chi phí cũng chi phối các yếu tố đó.
Ý nghĩa của mục tiêu: mục tiêu cũng phải có ý nghĩa đích thực sẽ đảm bảo của tổ chức sự kiện thành công cao và tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu đề cập tới, giành được thiện cảm của những thành viên tham gia sự kiện và các đối tượng quan tâm.
Tính rõ ràng của mục tiêu: mục tiêu của việc tổ chức sự kiện phải rõ ràng, thể hiện rõ bản chất của sự vật hiện tượng, phù hợp với xu thế vận động của sự vật hiện tượng. Điều này cũng đúng với việc tổ chức sự kiện. Nếu làm ngược lại nhà tổ chức sự kiện sẽ thất bại, lãng phí ngân sách và rất có thể sẽ gánh chịu những hậu quả không mong muốn.
Thứ bậc mục tiêu: một sự kiện được tổ chức thường hướng tới một số mục tiêu. Các nhà quản trị cần xác định được những mục tiêu chính , mục tiêu phụ để tập trung ưu tiên trong thực hiện. Hơn nữa cũng phải xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp không? Số lượng mục tiêu, mức độ phức tạp của mục tiêu gắn liền với quy mô và ngân sách tổ chức sự kiện.
Tùy theo các loại sự kiện khác nhau mà các nhà tổ chức sự kiện nhắm tới những mục tiêu khác nhau. Dưới đây là một số loại sự kiện điển hình, gắn với từng loại là những mục tiêu thường được các nhà tổ chức sự kiện hướng tới.
Họp, hội thảo- Tập hợp một số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm
- Cung cấp thông tin về sản phẩm mới
- Trao đổi ý kiến
- Tìm kiếm sự đồng thuận
- Tìm các giải pháp cho vấn đề tồn đọng
Sự kiện đoàn thể
- Tuyên dương ( thành tích công trạng)
- Cảm ơn ( khách hàng, nhà cung cấp)
- Gặp gỡ giao lưu
- Giới thiệu sản phẩm
- Ghi nhận thương hiệu
- Kỷ niệm ( các dấu mốc thời gian, không gian…)
Gây quỹ
- Gây quỹ ( nghiên cứu, từ thiện, v.v…)
- Tạo ý thức trong công chúng
- Thu hút nhà tài trợ mới
- Thu hút người ủng hộ
- Tăng tình nguyện viên
Khuyến khích
- Ghi nhận doanh số bán thảo luận
- Tập hợp đội ngũ kinh doanh bàn chiến lược phát triển trong tương lai
- Gặp gỡ giữa ban lãnh đạo với đội ngũ kinh doanh ngoài môi trường làm việc
- Tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và đối tác
Sự kiện đặc biệt
- Gây chú ý trong giới truyền thông
- Gây ý thức trong công chúng
- Thu hút khách hàng mới
- Giới thiệu sản phẩm
- Trao phần thưởng, tặng phẩm ( cho các thành viên tham gia tổ chức sự kiện )
Tóm lại trong bước chuẩn bị tổ chức sự kiện, nhà tổ chức cần giải quyết năm nội dung sau:
- Có nên tổ chức sự kiện không?
- Có đủ ngân sách cho tổ chức sự kiện không?
- Sử dụng ngân sách bao nhiêu cho tổ chức sự kiện?
- Mục đích sự kiện?
- Sự kiện có xứng đáng với ngân sách chi ra không?
Trích: PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
