Khách sạn và trung tâm hội nghị: Đây là loại địa điểm thường được chọn để tổ chức sự kiện. Cả hai loại này đều là những địa điểm tốt song mỗi loại có những lợi thế riêng, chi phí cũng khác nhau và chi phối nhiều đến ngân sách của tổ chức sự kiện.
Tổ chức sự kiện ở khách sạn sẽ đáp ứng được yêu cầu của nhiều nội dung hoạt động sự kiện. Tổ chức sự kiện tại khách sạn sẽ rất thuận tiện cho khách tham dự, giảm được chi phí và thời gian đi lại. Nhìn chung chi phí tổ chức sự kiện ở khách sạn là thấp hơn do tiết kiệm được nhiều khoản chi phí và có những dịch vụ khách sạn có thể phục vụ miễn phí.
Trung tâm hội nghị thông thường là các phòng họp lớn và những phòng chờ. Không có dịch vụ miễn phí, mọi hoạt động đều phải thanh toán tiền. Những trang thiết bị thiếu, nhà tổ chức sự kiện phải tự mình mua sắm bổ sung kể cả những thứ nhỏ nhất.
Dưới đây là một số vấn đề khi tổ chức sự kiện tại trung tâm hội nghị mà nhà tổ chức sự kiện cần quan tâm:
- Có rất nhiều chi phí phát sinh ngoài hợp đồng thuê trung tâm hội nghị.
- Về chi phí thì tổ chức sự kiện tại trung tâm hội nghị chi phí sẽ cao hơn nhiều so với tổ chức sự kiện ở khách sạn do vậy cần phải tìm hiểu chi tiết trước khi ký hợp đồng.
Tóm lại, dù khách sạn hay trung tâm hội nghị, nhà tổ chức đều phải biết trước tất cả các khoản chi phí để đưa vào dự toán ngân sách ngoại trừ những chi phí phát sinh đột xuất. Sử dụng bất kỳ địa điểm nào cũng đều phải tìm hiểu các nội dung:
- Các nhân viên thuộc cùng một tổ chức hay thuộc các tổ chức độc lập?
- Hợp đồng và các thỏa thuận về lương có hiệu lực từ khi nào?
- Có thay đổi gì trong kế hoạch không, nếu có thì tác động của nó đối với sự kiện thế nào?
- Có thể quyết định tổ chức cả sự kiện ở rạp hát hoặc tổ chức một số hoạt động sự kiện. Chẳng hạn khai mạc sự kiện tại rạp hát, tiệc chiêu đãi được thực hiện ở địa điểm khác hoặc ngược lại
- Xem xét kĩ hiện trạng rạp hát, sức chứa thực sự của rạp hát, có bao nhiêu chỗ ngồi sử dụng được, số chổ ngồi bị hỏng không sử dụng được. Kiểm tra các cánh gà, đường thoát hiểm khi có sự cố.
- Nếu sự kiện sử dụng các sản phẩm nghe nhìn, cần có sự chuẩn bị trước và kiểm tra những vấn đề có liên quan như thủ tục hải quan, bản quyền, thời gian trình chiếu, các thiết bị máy móc chuyên dụng và giải pháp sử dụng, vận hành.
- Bổ sung và đổi mới những thứ cần thiết. Cửa ra vào cần được quan tâm vì có rất nhiều người qua lại cửa rạp hát nên mau cũ và cáu bẩn. Cần thay cửa ra vào, trải thảm đỏ, giặt sạch thảm mới ra vào và cọ rửa sàn nhà.
- Cần chú ý hành trình của khách từ nơi nghỉ đến rạp hát có rơi vào giờ cao điểm không? Có cần bố trí dịch vụ đưa đón khách hoặc tổ chức giao thông nếu toàn bộ khách đến cùng một thời điểm? Phải nghĩ đến những giải pháp về sự cố trên đường của khách nếu xảy ra.
- Hợp đồng: Cùng với giấy phép cho sự kiện là những bản gốc của hợp đồng đã được ký và những thứ đảm bảo cho việc sử dụng các khu vực để phòng trường hợp có bất kỳ sự tranh chấp nào có thể xảy ra.
Khi chuẩn bị một sự kiện, Nhà tổ chức cần đến địa điểm trước cùng với những người có liên quan để đảm bảo mọi việc đều đã sẵn sàng.
Nhà tổ chức phải đảm bảo mình là người kiểm tra cuối cùng các công việc của các nhà cung cấp, khách sạn và các khía cạnh khác liên quan đến sự kiện. Những hoạt động của mọi người phải được kết hợp một cách hài hòa, phải có sự chỉ huy thống nhất để phân phối đồng bộ với nhau ở từng công đoạn có liên quan.
Địa điểm với việc khai mạc sự kiện: Tổ chức khai mạc cho một sự kiện là việc đem đến cho công chúng một điều gì đó mới. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc khai mạc sự kiện.
Tuy nhiên sự kiện chỉ được khai khi mọi vấn đề liên quan đều được hoàn tất. Nhà tổ chức phải đảm bảo là mình phải hiểu hết các điều kiện trong hợp đồng và các tranh chấp phải được giải quyết trước khi sự kiện diễn ra. Phải biết tất cả các thông tin cần thiết có liên quan trước khi công bố khai mạc ra công chúng.
Việc phát hiện ra những địa điểm mới và tổ chức một sự kiện cùng loại là cách để tạo những kỷ niệm đáng nhớ. Đừng ngại thử cái mới, nhưng phải chuẩn bị thật kỹ, lên kế hoạch và sử dụng chuyên gia ở những lĩnh vực cần thiết. Nên nhớ không có chi tiết nào là nhỏ cả phải chú ý toàn diện mọi lĩnh vực, đó là việc phải làm. Hãy tạo ra sự kiện mà khách không thể nào sao chép được và tìm cách để nó thật đặc biệt.
Trích: PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
