Những quyết định cụ thể trực tiếp trong địa điểm giải quyết những mâu thuẫn nội tại của địa điểm, đáp ứng được yêu cầu của sự kiện về một địa điểm cụ thể. Sức chứa của phòng tổ chức: nhà tổ chức phải biết sức chứa hợp lệ của
căn phòng và tuân theo đúng quy định. Có thể phát thiếp mời nhiều hơn và
theo các thời điểm khác nhau. Chẳng hạn, buổi sáng riêng, buổi chiều
riêng và buổi tối riêng.
Trong những trường hợp như vậy phải có mở đầu và kết thúc chính thức cho từng hoạt động tổ chức sự kiện và phải đảm bảo rằng các khách mời đều ra về trước khi hoạt động sự kiện tiếp theo diên ra. Tuy nhiên việc này là khó bảo đảm. Do vậy cần phải chấp hành những quy định về sức chứa là 4m vuông cho một khách dự.
- Vệ sinh: vệ sinh trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra. Cần có đội dọn vệ sinh liên tục để đảm bảo cho các hoạt động sự kiện diễn ra an toàn. Điều này cũng có thể được thực hiện miễn phí nếu được thỏa thuận trước trong hợp đồng.
- Khoanh vùng, giới hạn: phải tìm hiểu những gì được phép và không được phép làm. Phải làm việc với chính quyền địa phương, làm việc với các ngành chức năng: cứu hỏa, y tế, cảnh sát. Nếu sự kiện sử dụng đèn chiếu, bong treo phải làm việc với cơ quan hàng không, v.v… bằng văn bản.
- Bảo hiểm: quyết định bảo hiểm cho mình, cho khách mời, dụng cụ và thiết bị. An toàn phải đặt lên trên các mối quan tâm về bảo hiểm. Cần tìm các giải pháp hữu hiệu can thiệp để các hoạt động sự kiện diễn ra được an toàn. An toàn bao gồm an toàn với người, với vật và với môi trường.
- Thời gian: phải quyết định sử dụng địa điểm vào thời gian nào? Kéo dài bao lâu? Phải biết rõ giờ ngày tháng năm sử dụng địa điểm. Những hạn định thời gian đó phải ghi rõ trong hợp đồng để tránh hiểu lầm. Cần thiết phải có thêm thời gian bố trí sắp đặt tùy theo từng loại hình và nội dung sự kiện yêu cầu.
- Những vần đề thuộc các quy chế riêng: những địa điểm thuộc các công trình lịch sử, viện bảo tàng, phòng triển lãm nghệ thuật và các địa điểm khác có một số quy chế riêng về những sự kiện được phép và không được phép diễn ra. Đó là những điều đặc biệt áp dụng cho từng địa điểm nêu trên. Cần đảm bảo khách không ghi bất cứ thứ gì lên tường và họ phải biết cái gì làm được, cái gì không làm được.Trong viện bảo tàng, Nhà tổ chức phải trả thêm phí bảo vệ, khách không được vào khu vực hạn chế đi lại.
- Hoàn thiện và bổ sung: rất ít loại địa điểm tổ chức sự kiện đã hoàn hảo theo yêu cầu tổ chức sự kiện. Thông thường các địa điểm đều phải bổ sung và hoàn thiện mới thỏa mãn được yêu cầu sự kiện. Chẳng hạn như hệ thống ánh sáng. Ánh sáng dễ tạo ấn tượng, tạo nên tâm lý môi trường không gian sự kiện, cây cảnh, đồ gỗ và nhiều thứ khác, thậm chí thực hiện cải tạo phòng ốc. v.v… theo yêu cầu cụ thể của sự kiện đặt ra.
- Nhà bếp: nhà bếp đặt ở khu vực nào? Phòng nào? Phục vụ những gì? Có bao nhiêu công việc đối với nhà bếp? phục vụ bao nhiêu khách cùng một thời điểm? công suất của nhà bếp tới mức nào? Cần gặp bên cung cấp thực phẩm tại địa điểm tổ chức để họ kiểm tra thực địa và đưa ra những yêu cầu cụ thể. Họ sẽ có cách bố trí công suất và những vấn đề khác của bếp. cần chú ý là chỉ chấp nhận báo giá đồ ăn của bếp bằng văn bản. Đảm bảo giá bao gồm lựa chọn thực đơn, số lượng, giá cả, thuế, giao hàng và số nhân công phục vụ. phải ghi chi tiết thời gian hiệu lực của hợp đồng. Yêu cầu phải ghi rõ nhân viên nào sẽ phụ trách công việc. Họ có phục vụ nhu cầu đồ uống không? Có phụ trách việc thu dọn và rữa bát đĩa không?
- Những dụng cụ cho ăn uống và nhân viên phục vụ: bát đĩa, ly tách và dao dĩa tại nơi tổ chức thuộc loại nào? Phải đảm bảo đã kiểm tra thực tế những thứ đó tại nơi dụng cụ đó sử dụng được. Trước ngày diễn ta sự kiện hãy kiểm tra lại xem các dụng cụ này đã sẵn sàng chưa, có đạt tiêu chuẩn không. Số lượng các dụng cụ nêu trên bao giờ cũng lớn hơn số thực khách tham dự. Số nhân viên phục vụ có cần bổ sung thêm không? Nếu để khách tự đi lấy ly, nĩa dùng xong họ sẽ để bất cứ nơi nào có thể, sau đó tiện lại lấy ly, nĩa khác làm số lượng tăng lên đáng kể và nhân viên phục vụ cũng phải tăng lên để giải quyết ngay hậu quả này.
- Phòng vệ sinh phục vụ sự kiện: cần bao nhiêu phòng vệ sinh cho sự kiện theo quy định chung là một buồng vệ sinh phục vụ 75 khách. Cần kiểm tra cụ thể xem đã có bao nhiêu buồng vệ sinh, hiện trang của chúng thế nào? Cần sữa chữa và bổ sung thêm bao nhiêu? Người tham dự được sử dụng những buồng vệ sinh nào? V.v…
- Khu vực dành riêng cho nhân viên nghỉ: việc chăm sóc nhân viên rất quan trọng không chỉ là lý do nhân viên. Nếu họ mệt, giận dữ, khát nước, mức độ phục vụ và cả sự kiện có thể bị ảnh hưởng. Phải đảm bảo nhân viên được nghỉ ngơi cùng với thực phẩm món ăn nhẹ và hoa quả. Tìm hiểu và bố trí phòng vệ sinh riêng cho nhân viên. Nhân viên cũng cần được chăm sóc chu đáo nhưng không làm trễ nải công việc một cách không cần thiết, không quan hệ với khách tham dự ngoài chức năng đã được xác định.
Kinh nghiệm, trình độ của nhân viên và cán bộ quản lý: nhân viên và cán bộ quản lý trong tổ chức sự kiện là bộ mặt của công ty, tạo hình ảnh và ấn tượng công ty trong công chúng. Cần phải có những nhân viên và cán bộ tốt nhất, nhiều kinh nghiệm nhất cho tổ chức sự kiện. Hãy dành thời gian tới nơi tổ chức sự kiện để quan sát và gặp gỡ họ, điều chỉnh những gì không phù hợp. Đối với cán bộ quản lý cần phải biết được trình độ chung và trình độ của từng cá nhân ở các vị trí khác nhau trong tổ chức sự kiện. Những gì cần được bổ sung và bổ sung bằng cách nào. Đối với Nhà tổ chức cũng cần nhìn nhận lại mình, nếu đã từng tổ chức sự kiện nhỏ hơn thì hãy học hỏi kinh nghiệm của những người đã tổ chức những sự kiện lớn hơn, nhất là sự kiện cùng loại.
Những quy định về phòng hỏa hoạn và an toàn: cần phải biết các quy định và Nhà tổ chức sự kiện phải chịu trách nhiệm xin giấy phép liên quan. Không hy vọng nơi tổ chức cung cấp cho chúng ta mọi thứ cần thiết. Cần phải có đủ các loại giấy phép (đồ uống, hoạt động quá giờ quy định, dựng lều, phòng chống cháy nổ, v.v… )
Trích: PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
