Hình dung sự kiện: là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự kiện thành công. Đây được coi như là một quy trình giúp nhà tổ chức từng bước khái quát toàn bộ nội dung hoạt động của sự kiện, giúp chúng ta thấy trước được những vị trí công việc trong sự kiện phát sinh mâu thuẫn và Nhà tổ chức sự kiện có thể giải quyết những mâu thuẫn đó ngay từ khâu lập kế hoạch. Hãy cố gắng hình dung sự kiện từ đầu tới cuối, cần có khả năng xuyên suốt sự kiện.
Hình dung giúp Nhà tổ chức cân nhắc tất cả các phương án đồng thời cũng xác định được nhu cầu về tài chính đối với các phương án đó trước khi hoàn tất kế hoạch tổ chức sự kiện của doanh nghiệp.
Nhà tổ chức cần quán triệt được mục đích, nhiệm vụ của sự kiện, phải nghĩ tới tất cả các khía cạnh nội dung và những hoạt động cụ thể, những biện pháp cụ thể và tổ chức thực hiện chúng. Những vấn đề sau đây sẽ phải giải quyết khi khái quát nội dung chương trình hoạt động sự kiện.
- Mục đích của sự kiện
- Nhiệm vụ của sự kiện
- Những hoạt động cụ thể của sự kiện
- Thành phần tham gia sự kiện
- Thời gian ( tháng trong năm,ngày trong tuần, giờ trong ngày)
- Địa điểm thực hiện sự kiện
- Lên kế hoạch và hợp đồng trước bao lâu để có địa điểm tổ chức sự kiện
Sự kiện nào tổ chức cũng phải có mục đích rõ ràng. Sự kiện thực hiện nhằm thõa mãn nhu cầu, mong muốn nào đó của người sỡ hữu nó. Đối với doanh nghiệp, đó có thể là những khách hàng. Khách hàng có nhu cầu mong muốn khác nhau đòi hỏi sự kiện cụ thể cùng với mục đích khác nhau. Nhà tổ chức sự kiện cần phân biệt các loại khách hàng và tìm hiểu chi tiết nhu cầu và mong muốn của họ đối với sự kiện. Khách hàng là các tổ chức có mong muốn qua sự kiện để tạo dựng hình ảnh danh tiếng trong công chúng. Do vậy khách hàng rất quan tâm đến bầu không khí của sự kiện, nhịp điệu và lịch trình của toàn bộ sự kiện.
Tạo hình ảnh ấn tượng cho sự kiện: cần liệt kê tất cả các yếu tố, nội dung đưa vào sự kiện xác định những giá trị mà sự kiện mang lại. Từ đó xác định những nội dung yếu tố nào cần được ưu tiên để bảo đảm sự kiện thảnh công. Tóm lại trong sự kiện cần bảo đảm những yêu cầu sau đây:
- Xác định được những nội dung, yếu tố cần ưu tiên
- Tạo được ấn tượng cho các thành viên tham dự, hình ảnh của sự kiện và của tổ chức sỡ hữu sự kiện trong công chúng
- Xác định tâm lý môi trường sự kiện và tạo bầu không khí trong thực hiện sự kiện luôn mới lạ
- Chuỗi giá trị sự kiện mang lại phù hợp với nhu cầu của các thành viên tham dự
Những vấn đề nêu trên rất cần thiết bảo đảm cho tổ chức sự kiện thành công, tạo được hình ảnh ấn tượng cho sự kiện và người chủ sự kiện.
Kế hoạch phân bổ ngân sách: kế hoạch phân bổ ngân sách rất quan trọng, nó cần được thực hiện sớm, ngay từ khi bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện. Ngân sách được phân bổ cho các hạng mục công việc chuẩn bị và cho nội dung các hoạt động sự kiện. Để giúp tránh được nhầm lẫn nhà tổ chức sự kiện cần thực hiện các công việc sau:
Lập bảng chi phí. Nhà tổ chức thực hiện phân bổ ngân sách trên một bảng chi phí bằng việc liệt kê các hạng mục công việc, các nội dung hoạt động cùng với ngân sách dự kiến kèm theo.
Kiểm tra, điều chính tổng thể. Sau khi lập bảng, nhà tổ chức sự kiện cần tiếp tục rà soát lại toàn bộ, tiến hành phân tích, so sánh, đánh giá phát hiện những bất hợp lý ngân sách giữa các hạng mục công việc và tiến hành điều chỉnh cho thích hợp.
Mỗi sự kiện sẽ bao gồm những nội dung hoạt động khác nhau nên không có công thức có sẵn cho mỗi bảng chi phí. Khi tiến hành lập bảng danh sách chi phí, cần đi xuyên suốt cả sự kiện từ đầu tới cuối và bắt đầu lập bảng khái quát, sau đó đi vào chi tiết. Cần viết ra tất cả các dự toán. Đề phòng khi có những biến động về nhân sự, nhà tổ chức cần xác nhận rõ ràng bằng văn bản hạng mục công việc và bao gồm những nội dung gì.
Cẩn thận chi tiết khi đi vào các hạng mục cụ thể, kể cả những nội dung không quan trọng.
Tổng chi phí có thể tăng lên rất nhiều, đặc biệt nếu liên quan tới đồ ăn thức uống. Tương tự, thuế đánh vào đồ ăn thức uống là khác nhau và cũng làm chi phí tổ chức tăng lên ( chẳng hạn, thuế rượu mười%, thực phẩm là tám%, v.v…)
Ngoài các khoản chi trên, còn khoảng phụ phí cũng cần chú ý và tính gộp vào trong ngân sách ( chi phí điện, chi phi trả tiền bản quyền cho nhạc sĩ khi sử dụng tác phẩm của họ).
Liên tục chỉnh sữa ngân sách khi thêm vào hoặc bớt đi các hạng mục và lưu lại trong một tập tin khác. Để tránh nhầm cần ghi ngày tháng lưu tập tin. Quyết định thêm vào hay bớt đi các hạng mục công việc đều có sự thống nhất của khách hàng, các nhà quản trị không tự ý quyết định, khách hàng sẽ không bị bất ngờ dẫn tới sự không hài lòng của khách. Kiểm tra chi tiêu, duy trì chi tiêu theo bảng chi phí ngân sách phân bổ. Kiểm tra hóa đơn và vào sổ số tiền theo hóa đơn, xác định số tiền chi tiêu thực sự, so với bảng chi phí và số liệu dự toán. Phân tích tìm nguyên nhân chênh lệch và đưa ra giải pháp khắc phục.
Lịch thanh toán: trước ngày ký hợp đồng, Nhà tổ chức sự kiện cần chuẩn bị lịch thanh toán với những cơ sở cung cấp dịch vụ như: khách sạn, nhà hàng ăn uống, bệnh viện nghỉ dưỡng. Cần thỏa thuận cụ thể, chi tiết những dịch vụ cung cấp và chi phí thanh toán, phương thức thanh toán. Bảng chi phí là cơ sở để lập lịch thanh toán.
Thông thường, Nhà tổ chức sự kiện phải trả trước cho các nhà cung cấp dịch vụ từ 30% tới 50% giá trị dịch vụ theo hợp đồng. Phần còn lại sẽ được thanh toán ngay khi sự kiện kết thúc hoặc trong vòng vài ngày sau. Trong nhiều trường hợp, có những khoản phát sinh ngoài dự kiến ban đầu. Những khoản này được tính vào số tiền còn lại phải thanh toán cho các nhà cung cấp dịch vụ. Do đó, lịch thanh toán phải chỉnh sửa khi các hạng mục công việc có sự thay đổi, số lượng khác sự kiến phát sinh v.v…
Trich: PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
