Mặc dù vấn đề này còn được đề cập rải rác ở một vài chương khác song ở đây chúng ta sẽ giải quyết vấn đề cơ bản của chọn ngày. Khi chọn ngày tổ chức sự kiện, Nhà tổ chức cần tính toán tới các ngày lễ hội lớn, những ngày lễ tôn giáo, kỳ nghỉ học kỳ, nghỉ cuối tuần dài, các sự kiện thể thao, các sự kiện văn hóa, xã hội quan trọng khác và những vấn đề khác.
Các ngày lễ hội: Nhà tổ chức cần kiểm tra xem có ngày lễ hội lớn vào gần thời gian tổ chức sự kiện vì khách có kế hoạch riêng và sẽ bị hạn chế số người tham dự vì lý do cá nhân.
Ngày lễ tôn giáo: Ngày tổ chức sự kiện trùng vào một ngày mang tính tôn giáo ( ngày Sóc, ngày Vọng của người theo đạo phật, ngày thứ Sáu theo người của đạo Do Thái, ngày Chủ nhật của người theo đạo Thiên Chúa) có thể số khách tham dự sẽ bị hạn chế.
Các buồi lễ trang trọng, sự kiện hướng tới việc mời các đôi: Những sự kiện này thích hợp tổ chức vào ngày thứ Bảy. Thứ Bảy cho phép các đối tượng có thể ăn mặc và chuẩn bị thong thả đến dự buổi lễ, có thể tránh tình trạng đi hai xe tới dự lễ gây khó khăn cho việc trong giữ. Khách sẽ thưởng thức thoải mái hơn vì họ không phải dậy sớm đi làm vào ngày hôm sau.
Trường hợp một số vị khách có nhu cầu dự lễ tôn giáo trong thời gian diễn ra sự kiện, cần nghiên cứu thỏa mản nhu cầu của họ bằng việc tổ chức đăng ký yêu cầu ở khách sạn giúp họ tìm địa điểm ( nhà thờ, đền, chùa, v.v…) và thời gian để các vị khách đó vừa tham dự sự kiện vừa làm tròn bổn phận tín đồ của mình.
Nghỉ học kỳ: Nếu ngày tổ chức sự kiện trùng với ngày nghỉ học kỳ, khách có thể đi nước ngoài nghỉ lễ và số người tham dự sẽ ít đi. Nghỉ học kỳ có thể thay đổi theo từng quốc gia, khu vực.
Nếu sự kiện tổ chức trùng vào ngày nghỉ học kỳ( thời gian và lịch có thể thay đổi), người tổ chức sự kiện phải quan tâm điến việc lựa chọn địa điểm. Nếu kỳ nghỉ diễn ra ở nhà, có thể số khách tham dự sự kiện sẽ rất ít. Nếu sự kiện tổ chức ngoài thành phố, ta sẽ gặp khó khăn trong việc đặt phòng nghỉ và các hoạt động khác.
Nghỉ cuối tuần dài: Nghỉ cuối tuần dài là kỳ nghỉ cuối tuần được kéo dài thêm vào những ngày làm việc ( thứ Hai hoặc thứ Sáu hoặc cả hai ngày đó ). Nghỉ cuối tuần dài được biết trước và được lên kế hoạch trước. Tối thứ năm trước kỳ nghỉ thường được dung vào việc đi xe tới nhà nghỉ hoặc để chuẩn bị lần cuối, đi mua sắm, chuẩn bị thức ăn dọn dẹp cho kỳ nghỉ. Tương tự, những buổi tiếp theo kỳ nghỉ có thể dung để nghỉ ngơi sau khi về. Nếu sự kiện được tổ chức vào ngày liền kề kỳ nghỉ cuối tuần dài (tối thứ Hai, thứ Ba, thứ Năm sẽ ảnh hưởng tới số khách tham dự.
Trước kỳ nghỉ, trong kỳ nghỉ và sau kỳ nghỉ cuối tuần không phải là thời gian thích hợp để có tối đa số lượng khách tham dự sự kiện. Sức lực và sự chú ý của mọi người đều tập trung vào những nơi khác.
Sự kiện thể thao: Nhà tổ chức cần tìm hiểu liệu có sự kiện thể thao lớn diễn ra cùng thời điểm với sự kiện của họ. Không nên đánh giá thấp tầm quan trọng của các sự kiện thể thao, đặc biệt là những trận đấu quyết định có sức chi phối rất lớn và số khách tham dự sự kiện giảm đi rất nhiều. Trường hợp sai lầm dưới đây của một công ty sẽ làm sáng tỏ vấn đề này.
Một công ty đã tổ chức cho khách hàng một buổi tiệc lớn, chọn lựa thực đơn hấp dẫn và rất chú trọng đến cách trình bày. Công ty đã chuẩn bị mọi thứ rất kỹ càng, trừ một điều là không một thành viên nào trong Ban tổ chức hâm mộ thể thao. Bữa tối được tổ chức cùng ngày với trận chung kết bóng đá quốc tế. Nhà tổ chức đã nhận được thư từ chối tham gia mặc dù họ đã đặt trước với khách sạn việc tổ chức tiệc cocktail và bữa tối. Trong số 300 khách mời chỉ có 50 khách tới dự, công ty vẫn phải thanh toán tất cả theo hợp đồng. Một số khách đang tham gia xem trận bong, số còn lại xem tivi tại nhà.
Nếu Nhà tổ chức nhận ra sự trùng ngay trước khi hoàn tất công việc chuẩn bị, họ có thể thay đổi ngày hoặc thay đổi địa điểm, tránh gần sự kiện thể thao lớn nhằm tránh kẹt xe tắc đường giảm nổi lo cho khách dự sự kiện.
Các sự kiện khác: Có sự kiện khác tổ chức trùng ngày với sự kiện của nhà tổ chức, họ phải tìm cách xử lý. Chẳng hạn, sự kiện gây quỹ, lễ hội hoặc sự kiện cùng loại với sự kiện của Nhà tổ chức vì những sự kiện này chi phối trực tiếp sự kiện. Cũng giống như sự kiện thể thao, những sự kiện nêu trên có thể ảnh hưởng tới số người tham dự. Nhà tổ chức phải nghiên cứu nắm được thời gian diễn ra sự kiện trong khu vực để bố trí lịch thời gian tổ chức sự kiện của mình cho phù hợp. Tùy theo từng sự kiện và chủ sở hữu sự kiện mà Nhà tổ chức sự kiện nên tránh né hay chấp nhận trùng thời gian sự kiện.
Những vấn đề khác: Ngoài các vấn đề đã đề cập, việc chọn ngày tổ chức sự kiện còn phải quan tâm tới các yếu tố bất ngờ khác có thể xảy ra.
Ngoài ra, Nhà tổ chức sự kiện cần xem sự kiện nào có thể trở thành trung tâm sự chú ý hay xã hội đang tập trung vào vấn đề gì hoặc trào lưu gì. Nhà tổ chức sự kiện cũng cần quan tâm tới những yếu tố môi trường ( thời tiết, khí hậu, bệnh dịch, v.v… ) có thể tác động sự kiện được tổ chức. Từ đó, phải có những giải pháp dự phòng.
Trich: PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
