Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm giữ vai trò rất quan trọng, nó có thể giúp sự kiện thành công, cũng có thể làm hỏng sự kiện. Do vậy khi lựa chọn địa điểm, Công ty  tổ chức sự kiện cần chú ý một số vấn đề dưới đây.

Địa điểm phải phù hợp với loại hình sự kiện: Địa điểm phù hợp với loại hình sự kiện sẽ tạo được không gian hài hòa và tâm lý môi trường không gian tích cực. Điều này làm cho khách tham dự cảm thấy thoải mái, dễ chịu và có xu hướng thân thiện, tiến gần và hòa nhập với sự kiện, thúc đẩy sự kiện thành công.

Không giới hạn địa điểm: Khi chọn địa điểm tổ chức không nên giới hạn ở khách sạn, trung tâm hội nghị hoặc nhà hàng. Sự kiện rất đa dạng và phong phú. Để có địa điểm phù hợp với nó rõ ràng là khách sạn, trung tâm hội nghị, nhà hàng tuy đủ tiện nghi, hiện đại song không thể nào thỏa mãn được tất cả các loại hình sự kiện. Từ đó có thể khuyến cáo rằng nếu địa điểm tổ chức sự kiện chỉ giới hạn ở những hình thức địa điểm nêu trên sẽ có không ít những sự kiện không phù hợp. Làm như vậy Nhà tổ chức đã tự bó hẹp nguồn lực có thể huy động cho lĩnh vực hoạt động này và hạn chế khả năng thành công cao của các sự kiện.

Có thể huy động các loại hình địa điểm khác nhau sao cho phù hợp với sự kiện được tổ chức. Loại địa điểm nào được chọn phải do nội dung và đặc điểm của loại sự kiện chi phối. Địa điểm tổ chức phải tác động tích cực, hỗ trợ cho sự kiện thành công.

Tổ chức sự kiện bên ngoài hội trường: tổ chức sự kiện bên ngoài hội trường sẽ có nhiều thuận lợi hơn cho Nhà tổ chức. Đó là điều kiện tốt để thực hiện các ý tưởng sáng tạo. Dưới đây là những cơ sỡ chắc chắn của những thuận lợi đó.

• Thứ nhất, tổ chức ngoài hội trường không bị đóng khung giới hạn trong một phạm vi không gian cụ thể. Dù hội trường rộng hẹp như thế nào đều bị giới hạn bởi bốn bức tường và mái che. Ngoài hội trường sẽ không bị giới hạn bởi phạm vi không gian và đặc biệt không có không gian lập lại như trong hội trường. Ta có thể “nhìn thấy”, “cảm thấy” và “hình dung” được. Đó là những gì Nhà tổ chức phải tìm khi lên kế hoạch cho sự kiện đặc biệt của doanh nghiệp hay khách hàng.

• Thứ hai, tổ chức ngoài hội trường tạo cơ chế năng động cho quy mô của sự kiện. Quy mô có thể tăng lên gấp đôi hoặc giảm đi một nửa đều không ảnh hưởng tới địa điểm tổ chức. Nhà tổ chức có thể làm thay đổi không gian nơi tổ chức sao cho phù hợp với sự kiện, điều này rất khó thức hiện trong hội trường.

• Thứ ba, tổ chức sự kiện ngoài hội trường là một yếu tố rất quan trọng trong việc định vị sự kiện. Do không bị giới hạn bởi không gian rộng hẹp, không rơi vào tình trạng không gian trùng lập, tổ chức sự kiện ngoài hội trường gặp nhiều thuận lợi trong việc cải tạo không gian sao cho phù hợp với sự kiện đồng thời có thể thực hiện sự khác biệt độc đáo của không gian tổ chức sự kiện. Vì thế mà tạo nên được hình ảnh sâu đậm và ấn tượng trong tâm trí khách tham dự và công chúng.

Tổ chức sự kiện tại nhà hàng: Tổ chức sự kiện tại nhà hàng chi phí sẽ thấp hơn nhiều so với tổ chức ở khách sạn hoặc trung tâm hội nghị. Ở nhiều nơi trên thế giới thường có thông lệ là các nhà hàng đều đóng cửa để tổ chức sự kiện riêng, tuy vậy một số vẫn mở cửa vì sợ sẽ mất khách hàng. Do vậy sự lo sợ của các nhà hàng cũng ảnh hưởng tới sự kiện được tổ chức. Để tăng khả năng thành công của tổ chức sự kiện và giúp nhà hàng vượt qua những lo sợ nêu trên, người tổ chức sự kiện cần cùng với nhà hàng phải giải quyết một số vấn đề cùng với sự thõa thuận chi phí giữa hai bên. Nhà tổ chức sự kiện cần nghiên cứu trước những vấn đề cần đưa ra thương lượng ghi vào hợp đồng cùng chi phí phải chấp nhận. Có thể là những vần đề cụ thể sau đây:

• In bảng hiệu báo nhà hàng đóng cửa

• Làm bảng ghi nhớ trong suốt tuần tổ chức sự kiện

• In bảng hiệu “tiệc riêng” vào ngày tổ chức sự kiện

• Báo cho các khách sạn địa phương nhà hàng sẽ đóng cửa vào ngày này

• Phát các phiếu ăn miễn phí hoặc món khai vị cho sự kiện khi vào để thay lời cảm ơn đã đến dự

• Báo cho nhà hàng bên cạnh để họ chuẩn bị phục vụ số khách tăng thêm

• Bố trí tuyến đường giao thông đến khách sạn khác

• Bố trí nhân viên ở khu vực đậu xe báo cho khách biết nhà hàng đóng cửa trước khi họ gửi xe

Ngoài thái độ và hành vi lịch sự, còn nhiều vấn đề khác cần chú ý khi tổ chức một sự kiện tại nhà hàng. Những vấn đề này không chỉ tác động vào doanh nghiệp, vào sự kiện mà còn tác động vào các tổ chức kinh tế, xã hội khác, nơi diễn ra sự kiện, đòi hỏi các người tổ chức sự kiện phải nhận thức và chủ động giải quyết. Dưới đây là một số vấn đề cần lưu ý đối với Nhà tổ chức sự kiện:

• Nếu nhà hàng nằm trong khu phố mua bán, phải đảm bảo được phép của chính quyền địa phương hay Ban quản lý khu phố và tìm hiểu các quy định hạn chế có thể áp dụng cho sự kiện.

• Hãy thông báo cho những người quan lý khu phố buôn bán để họ có thể theo đó lên kế hoạch  và phối hợp thực hiện quảng bá địa phương mình trước khách tham dự sự kiện và công chúng nhằm tăng vị thế địa phương trong khu vực thị trường.

• Nếu nhà hàng không hỗ trợ, cần làm việc với bộ phận cứu hỏa và cảnh sát địa phương để giải quyết những vấn đề liên quan. Nếu địa điểm tổ chức nằm trong khu phố buôn bán, hãy làm việc với chính quyền địa phương và nhà hàng để không vi phạm bất kỳ quy định nào về hỏa hoạn và an ninh.

• Nếu thõa thuận với nhà hàng đóng cửa sau giờ ăn sáng hoặc ăn trưa, cần làm việc cụ thể với nhân viên để họ chuẩn bị sẵn sàng trước đó và công việc ấy phải được thực hiện. Không để khách hàng tới muộn (giờ đóng cửa) thiếu chỗ ngồi và phục vụ họ trong tình trạng gấp gáp, khách sẽ không hài lòng. Điều này cũng xảy ra khi đóng cửa một phần phục vụ khách của sự kiện. Nhà tổ chức cần luôn xử lý trước mọi vấn đề và nói rõ với nhà hàng về thời gian cần đóng cửa phòng hoặc một bộ phận nào đó.

• Luôn luôn phải biết rõ những gì đang diễn ra trước sự kiện. Đảm bảo thời gian ra vào đã thỏa thuận để sắp xếp và trang trí phải rõ ràng và ghi thành văn bản đồng thời nhà hàng phải thông báo thời gian này tới những Nhà tổ chức sự kiện trước hoặc sau tại địa điểm chung này để có sự chủ động và thời gian sẽ không bị vi phạm.

• Hãy dành thời gian tìm giải pháp cho phù hợp với sự kiện và tập trung mọi cố gắng để đảm bảo cho sự kiện thành công

• Nếu dự định tổ chức sự kiện ngoài trời, hãy kiểm tra và tìm hiểu khi nào mặt trời lặn và thời gian tổ chức cocktail hợp lý. Hãy chú ý tới thời tiết để tăng thêm nét độc đáo của sự kiện.

• Khi tổ chức các sự kiện ngoài trời, phải có dự phòng về thời tiết.

Một số điểm cần chú ý khi tổ chức sự kiện ở nước ngoài:

• Tính thêm chi phí qua đêm khi quá cảnh tại sân bay hay không?

• Có chuyến bay thẳng tới nơi tổ chức hay không?

• Nếu khách phải chuyển máy bay có phải chờ lâu ở nơi quá cảnh hay không?

• Tổng thời gian đi lại có ảnh hưởng đến thời gian lưu trú hay không?

• Từ sân bay tới khách sạn mất bao lâu?

• Khách sạn và nơi tổ chức có đáp ứng yêu cầu không?

• Cần phải cắt bỏ những gì trong chương trình để cho phép thay đổi thời gian hoặc chậm chuyến bay?
  

Trích: PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm