Khách từ điểm đỗ xe, điểm tập kết tới nơi tổ chức sự kiện, bắt đầu tham gia các hoạt động sự kiện. Hàng loạt vấn đề được đặt ra cần phải giải quyết để giành sự hài lòng của khách từ phút đầu và bảo đảm cho sự kiện thành công.
Khu vực tổ chức sự kiện: Sự kiện được tổ chức tại một vị trí cụ thể nào đó như: hội trường lớn của trung tâm hội nghị Thành phố, phòng họp số 3 Cung Văn hóa Lao Động Hà Nội, v.v… Những nơi đó thực hiện các nội dung của hoạt động sự kiện.
Nhà tổ chức không chỉ cần quan tâm cả khu vực xung quanh các vị trí đó. Phải chú ý tới đường ra vào khu vực thế nào? Đã hợp lý chưa? Vệ sinh môi trường khu vực có cho phép không? Những thứ gì có thể ảnh hưởng tới khách cần phải giải quyết? Khu vực có được bao trọn gói không? Sự cố thời tiết xảy ra có vấn đề gì?
Phương thức đến khu vực sự kiện: Khách đến nơi tổ chức sự kiện bằng cách nào cũng là vấn đề cần quan tâm. Cố gắng tìm ra phương cách đến tạo được ấn tượng, tạo phong thái cho sự kiện. Từ đó phát huy sao cho các bước tổ chức sự kiện càng trở nên thú vị và đáng nhớ.
Điểm xuống xe tại khu vực sự kiện: Khách đến nơi tổ chức ngoài đi bộ (nếu được) sẽ bằng các phương tiện thích hợp. Vậy điểm dừng xe để khách xuống phải được quan tâm chú ý. Điểm dừng xe có quan hệ với tiền sảnh, nơi đón tiếp, cửa ra vào phòng hội nghị.
Những cửa chính nào Nhà tổ chức, khách và các nhà cung cấp dịch vụ được sử dụng để vào phòng tổ chưc sự kiện. Nếu các nhà cung cấp dỡ thiết bị xuống, khách xuống trước cửa phòng sự kiện cần cân nhắc. Đối với các sự kiện lớn, sự phù hợp của điểm dừng cho khách xuông xe rất quan trọng.
Dưới đây là một số vần đề cần lưu ý về điểm xuống xe:
- Điểm dừng phải dễ dàng và thuận tiện đối với nhu cầu đặc biệt của mọi người. Không gây lộn xộn, rối bận cho nhà tổ chức.
- Điểm dừng phải phù hợp với thời tiết, khí hậu nơi diễn ra sự kiện.
- Điểm dừng phải phù hợp với phương tiện, cho phép phương tiện thức hiện dễ dàng.
- Điểm dừng phải bảo đảm về không gian cho phép thực hiện những giải pháp khắc phục khi sự cố xuất hiện.
- Lối vào có mái che không? Từ điểm dừng tới cửa hội trường nơi diễn ra sự kiện, lối vào này có mái che không? Che mưa, che nắng cho khách là cần thiết. Dù ở địa điểm nào, Nhà tổ chức cũng phải tính toán làm sao để khách tham dự không bị ướt hoặc nắng gắt chiếu rọi.
Trường hợp không có mái che, có thể có những giải pháp khác thích hợp hơn. Chẳng hạn có thể sử dụng ô thay thế. Những chiếc ô nhẹ có thể in biểu tượng của công ty vừa là quà tặng vừa là vật che mưa, nắng, nó thể hiện sự quan tâm tới khách, sự cam kết của Nhà tổ chức sự kiện.
Vệ sinh và sự thông thoáng lối ra: Nhà tổ chức phải bố trí nhân viên thường trực, luôn đảm bảo đường đi bộ và lối ra vào được giữ sạch sẽ không bị rác bẩn, không bị bùn đất mưa trơn trong mùa hè trong suốt thời gian diễn ra sự kiện.
Cần lưu ý là trong một sự kiện được tổ chức, có rất nhiều hoạt động khác nhau, không phải mọi hoạt động điều diễn ra ở những nơi trang trọng với thảm đỏ trãi sàn với áo choàng khiêu vũ và lễ phục. Trái lại có những sự kiện Nhà tổ chức muốn khách tham dự biết tận gốc các vấn đề phát sinh nên phải rời phòng hội nghị đi tham quan dã ngoại. Do vậy, vấn đề vệ sinh môi trường càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Trích: PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
