Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thức hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của chủ sỡ hữu sự kiện và thỏa mãn nhu cầu của khách tham dự sự kiện.
Các hoạt động dịch vụ cung cấp trực tiếp cho nhóm tập thể đối tượng những giá trị phải thanh toán hoặc miễn phí nhằm truyền đạt một thông điệp nào đó của người chủ sỡ hữu có thể được coi là tổ chức sự kiện.
Qua khái niệm trên, tổ chức sự kiện là một quá trình hoạt động. Qúa trình này có sự kéo dài về thời gian, từ các công việc chuẩn bị tới các hoạt động sự kiện tiếp đến là không gian cụ thể, những nơi diễn ra các hoạt động trên.
Trong quá trình đó, các hoạt động sự kiện được thực hiện theo kịch bản, kế hoạch, đã được chuẩn bị trước. Có những hoạt động trong quá trình này sử dụng máy móc thiết bị, công cụ để tạo nên những sản phẩm hàng hóa cụ thể như phòng ốc, sân khấu, bàn ghế, v.v... Những hoạt động khác nhằm tạo ra dịch vụ như thiết kế thiệp mời, lên danh sách khách mời, âm thanh, ánh sáng, vận chuyển, khách sạn, v.v...tất cả đều hướng tới phục vụ các hoạt động sự kiện, các hoạt động trên nối tiếp nhau, đan xen nhau tạo thành dòng chảy theo thời gian định hướng tới sự kiện. Tuy nhiên, theo dòng chảy thời gian và dòng chảy công việc ta có khái quát nhận xét như sau: thời gian chuẩn bị, đó là thời gian bắt đầu công việc hoạt động tới khi sự kiện khai mạc; thời gian thực hiện sự kiện là thời gian diễn ra các hoạt động sự kiện; thời gian sau sự kiện là thời gian dành cho các công việc tiếp theo sau sự kiện. Tương tự, công việc sự kiện bao gồm: công việc chuẩn bị; công việc trong sự kiện; công việc sau sự kiện. Công việc chuẩn bị gồm rất nhiều việc khác nhau, tùy theo loại hình sự kiện mà có sự hệ thống theo những kịch bản riêng, nó được bắt đầu từ việc nghiên cứu lập kế hoạch và dự đoán ngân sách cho tới khi khai mạc sự kiện. Những công việc trong sự kiện bao gồm toàn bộ các công việc diễn ra từ khi sự kiện khai mạc tới khi sự kiện kết thúc. Còn lại là công việc sau sự kiện.
Những công việc sau sự kiện thường ít được chú ý. Dù sự kiện thành công hay không thành công thì công việc sự kiện đều vẫn xuất hiện và cần được giải quyết. Công việc sau sự kiện có tác động điều chỉnh, bổ sung thông điệp đã được truyền đạt trong sự kiện, do vậy chúng có vị trí rất quan trọng.
Không gian thực hiện sự kiện là một mục tiêu quan trọng mà tổ chức sự kiện hướng tới. Không gian này phải bảo đảm đủ các điều kiện để các thành viên tham gia hoạt động sự kiện thành công. Không gian thực hiện sự kiện thường có sân khấu và phòng tổ chức sự kiện, sân khấu ngoài trời
Đối với những sự kiện đặt thù đòi hỏi không gian với quy mô lớn như đua xe, nhảy dù, bơi lặn, thế vận hội, v.v… yêu cầu của không gian thực hiện sự kiện phải có sự sáng tạo, không được dập khuôn máy móc.
Bất kỳ một sự kiện nào thực hiện cũng nhằm đạt được mục tiêu truyền thông nào đó. Toàn bộ các hoạt động sự kiện diễn ra trong bối cảnh không gian thời gian cụ thể khác biệt. Đối tượng tham gia sẽ nhận được một hệ thống giá trị vật chất và phi vật chất do sự kiện mang lại. Hệ thống giá trị đó chính là thông điệp mà chủ sỡ hữu sự kiện chuyển tới đối tượng nhận của họ. Hệ thống giá trị nhằm thực hiện nhiệm vụ gì đó mới là mục đích đích thực của sự kiện, các giá trị đều phải hướng tới nhiệm vụ này và chịu sự quy định của nhiệm vụ này. Do vậy người có nhu cầu tổ chức sự kiện phải đặt nhu cầu nhiệm vụ ngay từ đầu đối với nhà tổ chức. Trên cơ sở đó mới có được kịch bản đúng và công việc chuẩn bị mới xác thực.
Để có nhận thức đúng đắn khái niệm tổ chức sự kiện cần làm rõ các thành viên tham gia tổ chức sự kiện và mối quan hệ gữa họ. Các thành viên này đều có vai trò quyết định tới thành công của sự kiện.
Chủ sỡ hữu sự kiện là người có nhu cầu tổ chức sự kiện. Chủ sỡ hữu sự kiện có thể là cá nhân hoặc cơ quan, doanh nghiệp, các tổ chức đoàn thể. Chủ sỡ hữu sự kiện có nhu cầu truyền đạt thông điệp tới đối tượng nhận tin, đó là những thành viên chủ sỡ hữu quan tâm để truyền đạt những tin qua thông điệp trong sự kiện với mục tiêu ngắn hạn trước mắt hoặc dài hạn. Chủ sỡ hữu là người đầu tư cho hoạt động sự kiện. Trong khi đó, nhà tổ chức sự kiện là những thành viên tổ chức hoạt động sự kiện chuyên nghiệp.
Thông thường các doanh nghiệp như các khách sạn, nhà hàng, trung tâm hội nghị hoặc những công ty quảng cáo chuyên thực hiện tổ chức sự kiện. Cũng có những trường hợp chủ sở hữu tự thực hiện tố chức sự kiện cho mình. Song hiện trạng này thường diễn ra đối với các sự kiện nhỏ, không ảnh hưởng rộng trong công chúng. Kinh tế càng phát triển, sự phân công lao động xã hội càng sâu sắc, hiện trạng trên sẽ không tồn tại.
Những công ty quảng cáo chuyên thực hiện dịch vụ tổ chức sự kiện mà khách hàng là những cá nhân hay tập thể có nhu cầu tổ chức sự kiện và là chủ sỡ hữu sự kiện. Những người có nhu cầu tổ chức sự kiện phải “đặt hàng” về nhu cầu của mình với các công ty cung cấp dịch vụ để các công ty này tổ chức chuẩn bị và thực hiện hoạt động sự kiện. Vậy chủ sở hữu sự kiện là khách hàng mục tiêu của các công ty quảng cáo thực hiện tổ chức sự kiện.
Đối tượng tham gia sự kiện là các khách mời theo yêu cầu của chủ sự kiện. Đó chính là đối tượng nhận thông điệp truyền thông của sự kiện. Tùy theo yêu cầu của chủ sự kiện mà đối tượng tham dự khác nhau. Chủ sự kiện là các doanh nghiệp thì khách mời của họ phải hướng tới khách hàng mục tiêu và công chúng. Chủ sự kiện là các tổ chức đoàn thể thì khách mời sự kiện sẽ là các cá nhân thuộc đối tượng mà tổ chức đoàn thể đó thu hút. Những sự kiện mang tính chuyên đề nào đó thì khách mời còn chi tiết cụ thể hơn nữa.
Môn học tổ chức sự kiện tập trung nghiên cứu xác định rõ mục đích yêu cầu của sự kiện trong những bối cảnh cụ thể của môi trường với chủ sự kiện và đối tượng sự kiện hướng tới, xem xét các mối quan hệ được hình thành giữa các thành viên tham gia khi sự kiện được thực hiện.
Tổ chức sự kiện nghiên cứu phương pháp chung nhất xây dựng và thực hiện quá trình tổ chức sự kiện. Quá trình tổ chức sự kiện bao gồm quá trình chuẩn bị cho sự kiện, quá trình thực hiện sự kiện và các hoạt động sau sự kiện.
Tổ chức sự kiện còn nghiên cứu phương pháp xát định thời gian, không gian và môi trường. Đây là những bộ phận quan trọng cấu thành sự kiện và sự thành công của sự kiện. Ngoài những đối tượng đã đề cập trên tổ chức sự kiện còn đi vào nghiên cứu phương pháp tổ chức thực hiện bao gồm việc phân phối nguồn lực thực hiện quản trị các hoạt động chuẩn bị, hoạt động sự kiện và sau sự kiện.
Trích: PGS.TS. Lưu Văn Nghiêm
