Nhà tổ chức sự kiện phải xác định được toàn bộ nội dung các hoạt động sự kiện theo dòng chảy về thời gian và dòng chảy công việc với đội ngũ các nhà quản lý tại những địa điểm cụ thể. Thiết lập loại hình sự kiện và tiến hành kiểm tra lại toàn bộ quá trình. Ban tổ chức sự kiện: ban tổ chức phải được thành lập trước
tiến để giúp nhà quản trị thực hiện các công việc chuẩn bị
cho tổ chức sự kiện. Ban tổ chức gồm những thành viên thuộc những thành phần khác
nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp
để chủ động trong thực hiện.
Mỗi thành viên trong ban tổ chức cần được giao những mảng công việc cụ thể chi tiết trên những lĩnh vực riêng, không trùng lập nhau.
Nhà quản trị tổ chức sự kiện đảm nhận trưởng Ban tổ chức, trực tiếp điều hành các thành viên trong Ban, ra quyết định trực tiếp, kịp thời về nội dung các công việc về việc kết hợp các kỹ năng chuyên môn, thực hiện điều hòa tạo nên sự ăn khớp chương trình riêng biệt nhằm duy trì sự đồng bộ công việc giữa các thành viên trong Ban.
Loại hình sự kiện: loại hình sự kiện cũng cần xát định rõ trước khi lập kế hoạch, khi lập kế hoách, loại hình tổ chức sự kiện quyết định đối tượng khách mời.
- Cần chú ý đến đúng đối tượng khách mời tham gia tổ chức sự kiện.
- Cần chú ý tới những thành viên trong gia đình những đối tượng quan trọng tham dự tổ chức sự kiện.
- Loại sự kiện còn chi phối việc chọn quyết định thời điểm diễn ra sự kiện.
- Loại sự kiện cũng chi phối việc quyết định địa điểm diễn ra sự kiện, những loại sự kiện khác nhau sẽ phù hợp với địa điểm khác nhau.
- Loại hình sự kiện còn chi phối phương thức thực hiện sự kiện.
Hệ thông hóa các hoạt động tổ chức sự kiện: các hoạt động trong giai đoạn chuẩn bị phục vụ cho các hoạt động tổ chức sự kiện là rất nhiều, đòi hỏi Ban tổ chức phải tính tới không được bỏ sót. Việc đầu tiên mà nhà làm tổ chức sự kiện cần làm là xát định các hoạt động trong tổ chức sự kiện. Đây là công việc rất quan trọng, căn cứ để xác định các hoạt động cụ thể này là những mục tiêu của sự kiện. Từ mục tiêu cụ thể đòi hỏi phải thiết kế các hoạt động tổ chức sự kiện cụ thể nào. Những hoạt động sự kiện nào được xác định trong tổ chức sự kiện, thời gian thực hiện, các sự kiện này tạo nên khung chương trình tổ chức sự kiện.
Các thành viên trong ban tổ chức dựa vào khung chương trình buổi tổ chức sự kiện, lên kế hoạch các công việc chuẩn bị trong lĩnh vực mình đảm nhận, cố gắng đảm bảo tính khách quan không thừa gây lãng phí, không thiếu để ảnh hưởng đến chất lượng, mục tiêu của tổ chức sự kiện.
Cần hệ thống hóa các hoạt động tổ chức sự kiện theo mức độ quan trọng của chúng với tổ chức sự kiện, hoạt động nào quan trọng phải tập trung ưu tiên để thực hiện. Mặt khác cần chú ý các hoạt động chuẩn bị có tác động vào những hoạt động chuẩn bị khác, đòi hỏi phải thực hiện nó như một điều kiện tiền đề.
Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị: sau khi đã khái quát các hoạt động chuẩn bị tổ chức sự kiện và hệ thống hóa các hoạt động đó, Nhà tổ chức tiến hành xâu chuỗi các hạng mục công việc. Cố gắng khái quát hết và tránh để xót. Từ các hạng mục đó, tiến hành xác định những hạng mục chủ yếu, quan trọng mà thiếu chúng thì tổ chức sự kiện không thể thực hiện được, những hạng mục công việc này nối với nhau thành chuỗi chạy thẳng tới thời gian mà tổ chức sự kiện được thực hiện, từ các hạng mục công việc chính, Nhà tổ chức tiếp tục xát định những hạng mục công việc phụ trợ. Như vậy cứ một hạng mục công việc chính sẽ có một số hạng mục công việc phụ trợ đi theo, có quan hệ mật thiết với nhau.
Xác định thời gian cho chuẩn bị tổ chức sự kiện: cần lần lượt phân tích để xát định thời gian cần thiết cho chuẩn bị tổ chức sự kiện. Trước hết cần lấy thời gian từ khi bắt đầu lập kế hoạch tới khi bắt đầu tổ chức sự kiện là mức độ khống chế cho toàn bộ thời gian các hạng mục công việc chuẩn bị.
Tiếp đến, Nhà tổ chức sự kiện cần xác định thời gian cho từng hạng mục công việc, đặt biệt là những hạng mục công việc chủ yếu quan trọng. Sau đó, xác định thêm mức thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống công việc. Với mức thời gian đã khống chế cho toàn bộ hệ thống công việc tùy theo nguồn lực của doanh nghiệp, tùy theo yêu cầu thời gian tổ chức thay đổi mà người tổ chức có phương cách chuẩn bị cho thích hợp với phương pháp là: phương pháp cuốn chiếu, phương pháp các dòng chảy song song hoặc phương pháp kết hợp:
Phương pháp cuốn chiếu được thực hiện bằng việc xâu chuỗi các hạng mục công việc theo dòng chảy thời gian thống nhất, thực hiện các hạng mục công việc này mới tới hạng mục công việc khác. Các hạng mục công việc sẽ được thực hiện nối tiếp nhau.
Phương pháp này được áp dụng trong điều kiện có thời gian dài để chuẩn bị, nguồn lực của doanh nghiệp yếu. Ưu điểm của phương pháp này là các Nhà tổ chức có điều kiện để kiểm tra trực tiếp các hoạt động chuẩn bị. Song đây cũng là nhược điểm của phương pháp này.
Phương pháp song song được thực hiện bằng việc phân chia các hạng mục công việc ra thành các nhóm khác nhau, xâu chuỗi các hạng mục công việc theo từng nhóm, tiến hành thực hiện các hạng mục công việc theo trình tự trong các nhóm. Các nhóm cùng thực hiện công việc và cùng hoàn thành trong một thời gian thống nhất.
Phương pháp này có ưu điểm là rút ngắn thời gian chuẩn bị, song hạn chế là tổ chức phức tạp, khó khăn trong kiểm tra giám sát của các nhà quản trị.
Phương pháp kết hợp, Nhà tổ chức có thể kết hợp phương pháp cuốn chiếu với phương pháp song song bằng việc xâu chuỗi các hạng mục công việc chính với nhau thành dãy công việc, bắt đầu từ những công việc cần nhiều thời gian và quan trọng sau đó các thông số giảm dần.
Khi thực hiện sẽ được tiến hành theo trình tự từng sự kiện chủ yếu quan trọng. Cần phải thực hiện song song giữa hạng mục công việc chủ yếu quan trọng với hạng mục công việc phụ trợ.
còn nữa........................
Trích:PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
