Nhà tổ chức sự kiện cần đặt ra những câu hỏi trước mỗi sự kiện: Ai là khách mời mục tiêu? Ai sẽ là người lên danh sách khách mời? Nhà tổ chức sự kiện cần đảm bảo rằng đúng người mà mình muốn được mời vì sự kiện được tổ chức không phải là chổ cho tất cả mọi người. Nếu gửi giấy mời tới một người nhất định nào đó, Nhà tổ chức phải đảm bảo rằng họ đã nói đầy đủ nội dung ở trong giấy mời và giấy mời có khả năng được chuyển đi được hay không?
Trong một số trường hợp, Nhà tổ chức muốn giới hạn những địa điểm muốn mời và ưu tiên một số khách mời chính. Nhà tổ chức cần chuẩn bị danh sách khách mời chính thức (danh sách A). Bên cạnh đó, cần có danh sách khách mời dự bị (danh sách B), gồm những người có thể được mời thay thế cho những người thuộc danh sách A mà vắng mặt.
Nếu cần thu hút sự chú ý của phương tiện truyền thông, người tổ chức cần trả lời các câu hỏi sau: Có bao nhiêu nhà báo cần mời? Có quan chức chính phủ nào được phỏng vấn không? Nhân viên của công ty hay khách hàng? Các nhà cung cấp? Hiệu quả nào sẽ được tạo ra nếu bạn kết hợp các nhóm với nhau? Ví dụ, nếu một chuỗi khách sạn là một sự kiện được khách hàng đánh giá cao, nó có thể hoặc không thể phù hợp để đem lại sự hợp tác với các khách hàng tiềm năng cùng với nhân viên bán hàng của các công ty đang cạnh tranh. Các khách hàng tiềm năng có thể bị chấm dứt giống như họ đã từng bị ném vào…. Và giống như những quản lý bán hàng có thể không bao giờ từ bỏ vị trí của mình, hy vọng giữ đối thủ của mình tại ở ngoài. Thay vào đó, khách sạn có thể tổ chức hai sự kiện khác nhau – một cho khách hàng tiềm năng và một cho những quản lý bán hàng. Hoặc, đó là một dịp để họ thể hiện khả năng thiên tài của mình, thì khách sạn cũng có thể làm cho mọi người phải chú ý tất cả. Điểm mấu chốt ở đây là khách sạn biết rõ có bao nhiêu khách mời có thể tác động đến người khác và khách sạn đưa ra quyết định của họ về ai có thể được mời dựa trên những mục tiêu đã đặt ra của sự kiện.
Trước khi bắt đầu tìm kiếm địa điểm cho sự kiện của mình, Nhà tổ chức cần phải biết số lượng khách mời sẽ đến dự và một số ý tưởng nằm trong sự kiện. Nhà tổ chức cần phải tính đến tất cả các yêu cầu:
- Có cần chổ ở qua đêm cho khách mời không? Nếu có, cần bao nhiêu chổ?
- Liệu loại phòng đơn hay phòng đôi?
- Có cần phòng hạng sang hay phòng VIP không?
- Nếu sự kiện diễn ra ban ngày, có cần chổ cho khách mời thay đổi hoặc sử dụng cho cuộc họp riêng hay không?
- Có cần bố trí chỗ kiểm tra vào sớm, ra muộn không?
- Có bao nhiêu phòng họp cần giữ trước cho khách mời?
- Nên bố trí phòng họp như thế nào? Có thể giống như kiểu rạp hát, bàn tròn tám người, hình chữ U hay hình vuông? Có cần phân chia vị trí hay không? Thứ ăn phải trình bày như thế nào? Có cần thêm không gian cho bàn ăn tự chọn hay chổ để thức ăn hay không?
- Có cần không gian cho màn hình máy chiếu, sân khấu hay vị trí cho phiên dịch hay không?
- Có cần phòng họp phụ nơi mà khách mời dự tại phòng họp chính có thể tách ra họp tại các phòng nhỏ hơn? Cần bao nhiêu phòng? Bao nhiêu lâu? Phòng họp phụ thiết kế như thế nào? Có cần thiết bị âm thanh hay không?
- Có cần phòng riêng dùng cho giờ nghỉ giải lao hay không? Sẽ có khoảng bao nhiêu người? họ sẽ ngồi hay đứng?
- Có cần phòng cho nhân viên của mình làm việc hay không?
- Có cần phòng riêng cho thiết kế hay không? Cần có bao nhiêu người?
- Loại sự kiện là gì? Ví dụ, khán giả sẽ im lặng hay không? Cần bao nhiêu bàn tất cả?
- Người phục vụ sẽ đứng và đồ ăn sẽ được sẽ được để trên bàn? Có cần phải tổ chức tại một vị trí khác hay không?
- Bữa tối sẽ là ăn tự chọn hay ngồi vào bàn?
- Nếu bữa tối là phục vụ tại bàn, thì bàn ăn sẽ như thế nào, bàn tròn tám đến mười người hay bàn hình chữ nhật?
- Có cần sân khấu hay phòng dành cho ca nhạc hay sàn nhảy không?
LÊN DANH SÁCH KHÁCH MỜI
Thiếp mời cần được gửi cho khách của danh sách A trong thời gian từ sáu tới bảy tuần trước khi diễn ra sự kiện. Danh sách A cần được rút ngắn trên cơ sở xác nhận của khách mời năm tuần trước khi diễn ra sự kiện, giấy vào cửa của khách VIP được gửi cho khách thuộc danh sách A. Nếu áp dụng – giấy vào cửa của khách thường được dùng như một phương tiện hiển thị để kiểm tra an ninh, và có thể được quàng vào cổ, kẹp vào túi xách hoặc thắt lưng, hoặc đeo vào cổ tay. Tại một số sự kiện có thể có hai loại giấy vào cửa – một loại được thiết kế “vào cửa tự do” và loại khác có giới hạn đối với các phòng Vip v.v…
Tùy vào lịch giao thư của địa phương và lịch nghỉ lễ, nên nhớ vào mùa nghỉ lễ, nghỉ học kỳ và nghỉ hè, khách mời có thể đi ra ngoài thành phố và Nhà tổ chức phải lên lịch tương ứng để đảm bảo khách trong danh sách A có đủ thời gian hồi âm trở lại.
Thiệp mời được gửi cho sách của danh sách B 5 tuần trước khi tổ chức sự kiện. Danh sách B cần được rút ngắn ba tuần trước khi sự kiện diễn ra.
Khung thời gian dựa trên tất cả những công việc được giao và hoàn thành đúng thời hạn. Nên dự phòng thời gian tối thiểu một tuần nếu như bạn lo ngại các tranh ảnh minh họa không được giao đúng hạn, lịch trình giao tiếp, v.v… Những gì bạn ít mong đợi nhất có thể xảy ra, như thư bị gián đoạn, hỏng máy tính. Do vậy, vào bất cứ khi nào có thể Nhà tổ chức cần chuẩn bị trước càng sớm càng tốt.
Hồ sơ Khách mời
Nắm bắt được những thông tin liên quan đến Khách mời có ý nghĩ quan trọng đối với việc tổ chức thành công một sự kiện. Một số câu hỏi sau đây giúp Nhà tổ chức chuẩn bị hồ sơ Khách mời.
- Độ tuổi của Khách mời?
- Khách mời đi hai người hay một người? Có phải sự kiện không dành cho các đôi? (Vì thế mà sàn nhảy có thể không phù hợp cho loại sự kiện này)
- Vé vào có thể là vé đơn, vé cho bàn 10 người hay vé cho cả gia đình và bạn bè nếu là tổ chức sự kiện gây quỹ? Ai sẽ là người lập danh sách Khách mời – Có thể chỉ trong công ty, gia đình và bạn bè hay kết hợp?
- Trẻ em có tham dự hay không? Trẻ em có đi cùng người lớn hay không? Chú ý việc chuẩn bị riêng đồ uống cho trẻ em đi kèm.
- Vấn đề phương tiện đi lại cho Khách mời? Khách mời sẽ đến bằng xe riêng, xe tư nhân, hay xe sang trọng, có thể sự dụng phương tiện công cộng hay không? Đối với sự kiện thông tin đại chúng mà sự có mặt khoảang 3.000 khách chủ yếu trong độ tuổi từ 19-24, thì phương tiện giao thông công cộng là yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn địa điểm.
Trích: PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
