Vận hành bến đỗ: Trên sơ sở phân chia chi tiết, qui định các đoàn khách, nhóm khách đỗ xe vào những khu vực cụ thể. Mỗi khu vực đó đã được thông báo tới tận các lái xe đưa đón các đoàn tương ứng. Ngoài ra mỗi khu vực cụ thể phải bố trí những nhân viên phụ trách để hướng ...

Nắm bắt được những thông tin liên quan đến khách mời có ý nghĩa quan trọng đối với việc tổ chức thành công một sự kiện. Một số câu hỏi sau đây giúp Nhà tổ chức chuẩn bị hồ sơ khách mời. Độ tuổi của khách mời? Khách mời đi hai người hay một người? Có phải sự kiện không dành cho các đôi?

Đưa đón khách: Đưa đón khách trước hết phải xác định rõ khách tham dự từ địa điểm nào tới sự kiện? Điểm xuất phát của khách sẽ ảnh hưởng tới địa điểm đến (nơi đỗ xe) của họ. Yêu cầu việc vận chuyển phải đảm bảo an toàn cho người trên đường. Cố gắng bố trí bảo đảm khách đến dự...

Thiếp mời cần được gửi cho khách của danh sách chính trong thời gian từ 6 tới 7 tuần trước khi diễn ra sự kiện. Danh sách chính cần được rút ngắn trên cơ sở xác nhận của khách mời 5 tuần trước khi diễn ra sự kiện. Giấy vào cửa của khách VIP được gửi cho khách thuộc danh sách chính...

Các loại xe khách: Có rất nhiều loại xe, các xe khách 2 tầng, các xe chở học sinh, các xe điện và các tàu điện có thể được thuê, xe khách cổ điển có thể làm cho khách thấy thoải mái hơn là một chiếc xe chở học sinh khi đi đường dài. Ngược lại, một xe buýt hai tầng hoặc xe chở học sinh lại là một cách...

Nhà tổ chức sự kiện cần đặt ra những câu hỏi trước mỗi sự kiện: Ai là khách mời mục tiêu? Ai sẽ là người lên danh sách khách mời? Nhà tổ chức sự kiện cần đảm bảo rằng đúng người mà mình muốn được mời vì sự kiện được tổ chức không phải là chỗ cho tất cả mọi người...

Loại xe này thường được các Nhà tổ chức quan tâm. Nó vừa an toàn, vừa trang trọng lịch sự thể hiện sự tôn trọng khách và qua đó nâng tầm quan trọng đối với sự kiện của nhà tổ chức. Cần xác định kiểu loại xe. Có loại xe dành cho chính khách, xe dành cho những người thành đạt...

Các ngày lễ hội: Nhà tổ chức cần kiểm tra xem có ngày lễ hội lớn vào gần thời gian tổ chức sự kiện vì khách có kế hoạch riêng và sẽ bị hạn chế số người tham dự vì lý do cá nhân. Ngày lễ tôn giáo: Ngày tổ chức sự kiện trùng vào một ngày mang tính tôn giáo, có thể số khách tham dự sẽ bị hạn chế...

Khách sạn và trung tâm hội nghị: Đây là những loại địa điểm được chọn để tổ chức sự kiện. Tổ chức sự kiện ở khách sạn sẽ đáp ứng được yêu cầu của nhiều nội dung hoạt động sự kiện. Khách sạn có các phòng chức năng, hội trường, phòng khách nghỉ, các dịch vụ ăn uống giải trí…

Thời gian trong ngày: Chọn thời gian thực hiện sự kiện trong một ngày là vấn đề rất quan trọng, tác động trực tiếp tới trạng thái tâm lý và phong cách của khách tham dự, tác động trực tiếp tới không khí của sự kiện. Do vậy xác định thời gian trong ngày không được tùy tiện hoặc theo tiền lệ mà phải có cơ sở thực tiễn chắc chắn...

Tổ chức sự kiện tại nhà hàng: Tổ chức sự kiện tại nhà hàng chi phí sẽ thấp hơn nhiều so với tổ chức ở khách sạn hoặc trung tâm hội nghị. Để tăng khả năng thành công của tỗ chức sự kiện. Nhà tổ chức cần nghiên cứu trước những vấn đề cần đưa ra thương lượng ghi vào hợp đồng cùng chi phí phải ...

Việc quyết định ngày thích hợp là một yếu tố quan trọng đối với thành công của sự kiện. Ngoài việc đảm bảo hầu hết mọi người sẽ tham dự, Nhà tổ chức sự kiện còn phải xem xét nhiều yếu tố khác nữa khi lựa chọn ngày tổ chức sự kiện. Cần lưu ý vào thời gian tổ chức sự kiện có diễn ra sự kiện nào khác không...

Tổ chức sự kiện bên ngoài hội trường: Tổ chức sự kiện bên ngoài hội trường sẽ có nhiều thuận lợi hơn cho Nhà tổ chức. Đó là điều kiện tốt để thực hiện các ý tưởng sáng tạo. Dưới đây là những cơ sở chắc chắn của những thuận lợi đó. Thứ nhất, tổ chức ngoài hội trường không bị đóng khung bởi khung giới hạn ...

Bảng nội dung công việc phải trình bày rõ ràng từng bước, từng nội dung và người được phân công thực hiện. Như vậy sẽ tránh sai xót và tình trạng lẫn lộn công việc. Bảng nội dung công việc sẽ trở thành những việc làm thực mà Nhà tổ chức sự kiện, với tư cách là tổng công trình sư và là nhà đạo diễn sáng tạo...

Thiếp mời phải được gửi đến cho khách mời trước ngày diễn ra sự kiện 2-3 tháng để họ có thể nhận và phản hồi về việc tham dự hay không hoặc trao đổi các thông tin mà họ quan tâm. Dù người tổ chức đích thân gửi thiếp hoặc sử dụng hòm thư, bao giờ cũng nên gửi một cái cho bản thân...

Được tổ chức tốt và chú ý đến từng chi tiết là hai trong số những nhân tố quan trọng nhất bảo đảm cho một sự kiện thành công. Việc luôn kiểm tra và duy trì mọi hoạt động trong quỹ đạo và tiến độ bám sát lịch trình là rất cần thiết. Nhà tổ chức sự kiện phải nhất quán theo đường lối đã vạch ra và được nhất trí...

Thông thường, thiếp mời cần phải được thiết kế hoàn chỉnh trước thời điểm diễn ra sự kiện 3-4 tháng. Khi đặt hàng thiết kế và in ấn thiếp mời, Nhà tổ chức cần chú ý tới những vấn đề sau đây: Đảm bảo cung cấp thông tin cho những người thiết kế chương trình biết rõ...

Lập thời gian biểu cho các công tác chuẩn bị: Sau khi đã khái quát các hoạt động chuẩn bị tổ chức sự kiện và hệ thống hóa các hoạt động đó, Nhà tổ chức tiến hành xâu chuỗi các hạng mục công việc. Cố gắng khái quát hết và tránh để sai sót. Từ các hạng mục đó, tiến hành xác định những hạng mục...

Việc những thông tin trên có được trình bày rõ ràng và đầy đủ hay không ảnh hưởng không nhỏ tới thành công của sự kiện. Chẳng hạn, nếu là một buổi tiếp đón chính thức, mang tính ngoại gia, được tổ chức trong một nhà hát Opera mà khách mời không được yêu cầu mặc đồ ...

Hệ thống hóa các hoạt động tổ chức sự kiện: Các hoạt động trong giai đoạn chuẩn bị phục vụ cho các hoạt động tổ chức sự kiện là rất nhiều, đòi hỏi Ban tổ chức phải tính tới không được bỏ sót. Việc đầu tiên mà nhà làm tổ chức sự kiện cần làm là xác định các hoạt động trong tổ chức sự kiện...