Thời gian trong ngày: Chọn thời gian thực hiện sự kiện trong một ngày là vấn đề rất quan trọng, tác động trực tiếp tới trạng thái tâm lý và phong cách của khách tham dự, tác động trực tiếp tới không khí của sự kiện. Do vậy xác định thời gian trong ngày không được tùy tiện hoặc theo tiền lệ mà phải có cơ sở thực tiễn chắc chắn...
Thời gian trong ngày và trong tuần.
Thời gian trong ngày: Chọn thời gian thực hiện sự kiện trong một ngày là vấn đề rất quan trọng, tác động trực tiếp tới trạng thái tâm lý và phong cách của khách tham dự, tác động trực tiếp tới không khí của sự kiện. Do vậy xác định thời gian trong ngày không được tùy tiện hoặc theo tiền lệ mà phải có cơ sở thực tiễn chắc chắn.
Quyết định thời gian trong ngày cho sự kiện phải bảo đảm sao cho thuận tiện nhất đối với khách tham dự. Khi khách thực hiện, ngày sự kiện sẽ có ít các yếu tố ngoại lai chi phối. Vì vậy phải căn cứ vào số lượng, vị trí, cự ly của khách từ nơi nghỉ đến nơi tổ chức sự kiện. Câu hỏi đặt ra đối với Nhà tổ chức sự kiện là: Những yếu tố nào ảnh hưởng tới thời gian khác trong ngày? Đâu là những giải pháp khắc phục? Dưới đây là một số vấn đề cần giải quyết khi chọn thời gian trong ngày cho sự kiện:
- Sự kiện được tổ chức vào ban ngày hay buổi tối?
- Khai mạc lúc mấy giờ, bế mạc lúc mấy giờ?
- Sử dụng trang phục thông thường hay lịch sự?
- Khách có thời gian thay đổi trang phục không?
- Các tình nguyện viên có đủ thời gian rời nơi làm việc và chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng trước khi khách đến không?
Cần nghiên cứu các vấn đề nêu trên khi ấn định thời gian bắt đầu sự kiện. Tất cả các viễn cảnh giả định, các yếu tổ ngoại cảnh đặt ra đều tùy thuộc vào nơi mỗi người khách làm việc và sinh sống.
Ngày trong tuần: Chọn ngày nào trong tuần không phải lúc nào cũng đơn giản. Ngày trong tuần ảnh hưởng tới việc đạt mục tiêu tới mức nào ảnh hưởng tới giờ giấc trong ngày. Quyết định ngày trong tuần phụ thuộc vào sự kiện và khách tham dự. Ngoài ra cũng còn phụ thuộc vào những yếu tố ngoại cảnh. Dưới đây là loại sự kiện cụ thể thích hợp với những ngày cụ thể trong tuần.
Những cuộc hợp, sự kiện đoàn thể, hội thào, hội nghị, chương trình động viên, loại sự kiện này cần môi trường yên tĩnh kém sôi động ngoài xã hội hơn. Thời gian thích hợp với các loại sự kiện này là những ngày giữa tuần so với những ngày đầu và cuối tuần.
Sự kiện đoàn thể, gây quỹ, các sự kiện đặc biệt, thời gian tổ chức vào giữa tuần hoặc tối thứ Bảy là bảo đảm số người đi dự đông nhất. Nếu tổ chức vào ngày thứ sáu, có thể số khách tham dự sẽ bị hạn chế do bị chi phối bởi ngày nghỉ cuối tuần và ngày cầu nguyện tôn giáo. Hơn nữa những sự kiện loại này, khách tham dự thường đi cùng với người thân. Nếu sự kiện được tổ chức vào ngày giữa tuần thì có thể gây khó khăn cho những người đi cùng muốn tham dự.
Cần có đủ thời gian để nhân viên tình nguyện viên đi tới sự kiện, đỗ xe và chuẩn bị mọi thứ. Họ thay y phục, ăn uống và đi khỏi tối thiểu nửa giờ trước khi vị khách đầu tiên có mặt.
