Nhà tổ chức sự kiện cần đặt ra những câu hỏi trước mỗi sự kiện: Ai là khách mời mục tiêu? Ai sẽ là người lên danh sách khách mời? Nhà tổ chức sự kiện cần đảm bảo rằng đúng người mà mình muốn được mời vì sự kiện được tổ chức không phải là chỗ cho tất cả mọi người...
Khách mời
Nhà tổ chức sự kiện cần đặt ra những câu hỏi trước mỗi sự kiện: Ai là khách mời mục tiêu? Ai sẽ là người lên danh sách khách mời? Nhà tổ chức sự kiện cần đảm bảo rằng đúng người mà mình muốn được mời vì sự kiện được tổ chức không phải là chỗ cho tất cả mọi người.
Nếu gửi giấy mời tới một người nhất định nào đó, Nhà tổ chức phải đảm bảo rằng họ đã nói đầy đủ nội dung ở trong giấy mời và giấy mời có khả năng được chuyển đi được hay không? Trong một số trường hợp, Nhà tổ chức muốn giới hạn những địa điểm muốn mời và ưu tiên một số khách mời chính thức.
Bên cạnh đó, cần có danh sách khách mời dự bị, gồm những người có thể được mời thay thế cho những người thuộc danh sách chính mà vắng mặt.
Số lượng khách mời
Trước khi bắt đầu tìm kiếm địa điểm cho sự kiện của mình, Nhà tổ chức cần phải biết số lượng khách mời sẽ đến dự và một số ý tưởng nằm trong sự kiện. Nhà tổ chức cần phải tính đến tất cả các yêu cầu:
- Có cần chỗ qua đêm cho khách mời không? Nếu có, cần bao nhiêu chỗ?
- Liệu phòng đơn hay phòng đôi?
- Có cần phòng hạng sang hay phòng VIP không?
- Nếu sự kiện diễn ra vào ban ngày, có chỗ cho khách mời thay đổi hoặc sử dụng cho cuộc hợp riêng hay không?
- Có cần bố trí chỗ kiểm tra vào sớm, ra muộn không?
- Có bao nhiêu phòng hợp cần giữ trước cho khách mời?
- Nên bố trí phòng hợp như thế nào? Có thể giống như kiểu rạp hát, bàn tròn 8 người, hình chữ U hay hình vuông? Có cần chia vị trí hay không?
- Có cần không gian cho màn hình máy chiếu, sân khấu hay vị trí cho phiên dịch hay không?
- Có cần phòng riêng dùng cho giờ nghỉ giải lao hay không? Sẽ có khoảng bao nhiêu người? Họ sẽ ngồi hay đứng?
- Có cần phòng cho nhân viên của mình làm việc hay không?
- Người phục vụ sẽ đứng và đồ ăn sẽ được để trên bàn? Có cần phải tổ chức tại một vị trí khác hay không?
- Bữa tối sẽ là ăn tự chọn hay là ngồi vào bàn?
- Có cần sân khấu hay phòng dành cho ca nhạc hay sàn nhảy không?
