Khách sạn và trung tâm hội nghị: Đây là những loại địa điểm được chọn để tổ chức sự kiện. Tổ chức sự kiện ở khách sạn sẽ đáp ứng được yêu cầu của nhiều nội dung hoạt động sự kiện. Khách sạn có các phòng chức năng, hội trường, phòng khách nghỉ, các dịch vụ ăn uống giải trí…
Khách sạn và trung tâm hội nghị: Đây là những loại địa điểm được chọn để tổ chức sự kiện.
Tổ chức sự kiện ở khách sạn sẽ đáp ứng được yêu cầu của nhiều nội dung
hoạt động sự kiện. Khách sạn có các phòng chức năng, hội trường, phòng
khách nghỉ, các dịch vụ ăn uống giải trí…
Tổ chức sự kiện ở khách sạn sẽ rất thuận tiện cho khách tham dự, giảm chi phí và thời gian đi lại. Nhìn chung chi phí tổ chức sự kiện ở khách sạn là thấp hơn do tiết kiệm được nhiều khoản chi phí và có những dịch vụ khách sạn có thể phục vụ miễn phí.
Trung tâm hội nghị thông thường là các phòng họp lớn và những phòng chờ. Ở đó không có các phòng chức năng, phòng nghỉ của khách, không có dịch vụ hỗ trợ như khách sạn.
Dưới đây là một số vấn đề khi tổ chức sự kiện tại trung tâm hội nghị mà Nhà tổ chức cần lưu tâm:
- Có rất nhiều chi phí phát sinh ngoài hợp đồng thuê trung tâm hội nghị (thuê nhân công bốc dỡ hàng hóa, treo rèm…).
- Chi phí sẽ cao hơn nhiều so với ở khách sạn. Do vậy cần tìm hiểu chi tiết trước khi ký hợp đồng như: Có tính tiền bàn ghế không? Có phải trả chi phí dọn vệ sinh…
- Nhà tổ chức yêu cầu Ban quản lý trung tâm liệt kê tất cả những chi phí phụ trội để bổ sung vào ngân sách tổ chức sự kiện. Chủ động về mặt tài chính, tránh bội chi ngân sách do những chi phí phát sinh đột xuất, nhất là với những sự kiện ngân sách hạn hẹp lại cố định trước.
Tóm lại, dù là khách sạn hay trung tâm hội nghị, nhà tổ chức đều phải biết tất cả các khoản chi phí để đưa vào dự toán ngân sách, loại trừ những chi phí phát sinh đột xuất. Sử dụng bất kỳ địa điểm nào cũng điều phải tìm hiểu các nội dung:
- Các nhân viên thuộc cùng một tổ chức hay thuộc các tổ chức độc lập?
- Hợp đồng và các thỏa thuận về lương có hiệu lực từ khi nào?
- Có thay đổi gì trong kế hoạch không, nếu có thì tác động của nó đối với sự kiện thề nào?
