Thông thường, thiếp mời cần phải được thiết kế hoàn chỉnh trước thời điểm diễn ra sự kiện 3-4 tháng. Khi đặt hàng thiết kế và in ấn thiếp mời, Nhà tổ chức cần chú ý tới những vấn đề sau đây: Đảm bảo cung cấp thông tin cho những người thiết kế chương trình biết rõ...
Thông thường, thiếp mời cần phải được thiết kế hoàn chỉnh trước thời điểm diễn ra sự kiện 3-4 tháng. Khi đặt hàng thiết kế và in ấn thiếp mời, Nhà tổ chức cần chú ý tới những vấn đề sau đây:
Đảm bảo cung cấp thông tin cho những người thiết kế chương trình biết rõ về khung thời gian dự kiến để họ chuẩn bị tiến hành theo đơn đặt hàng của Nhà tổ chức.
Những nội dung thiếp mời.
- Kiểm tra thời gian bên thiết kế và in ấn nghỉ.
- Họ cần thêm thời gian đối với những yêu cầu đặc biệt chẳng hạn như giấy yêu cầu của khách hàng?
- Họ sẽ yêu cầu ở Nhà tổ chức những gì? Họ sẽ cần minh họa bằng hình ảnh camera? Hãy xác định những yêu cầu của họ là gì để Nhà tổ chức có sẵn mọi thứ cần thiết đáp ứng yêu cầu của họ đúng lúc.
- Công việc chuẩn bị thiếp mời còn yêu cầu những công việc tiếp sau:
- Đặt trước hòm thư với Bưu điện.
- Rà soát lại lần thứ nhất về việc thiết kế thiếp mời.
- Rà soát lại lần thứ hai về việc thiết kế thiếp mời.
In thiếp.
Nếu sự kiện diễn ra trong thời gian bận rộn của năm, Nhà tổ chức cần phải cân nhắc việc gửi giấy mời nhanh. Nếu sự kiện được tổ chức ỡ nước ngoài, cần phải gửi thiếp mời báo địa điểm với nội dung cho biết rất mong đợi gặp mặt họ tại đó, thời gian tổ chức và những thông tin cần thiết khác. Những tấm thiếp phải bao gồm ngày giờ. Về địa điểm và trang phục có thể được gửi sau. Cách này có thể được áp dụng cho tất cả các sự kiện đặc biệt bao gồm họp, hội thảo, hội nghị.
Nếu nhà tổ chức ghi trong thiếp thông báo nhanh rằng thư mời sẽ đến sau trước một thời gian nhất định, cần đảm bảo rằng điều đó sẽ xảy ra vì nó thể hiện cho người khác thấy công ty sự đúng hẹn, điều này có mối liên hệ đến chữ tín, tính chuyên nghiệp. Nếu thông điệp được đưa ra cùng chữ ký của giám đốc, Nhà tổ chức phải đảm bảo thực hiện được nội dung của thông điệp.
