Thiếp mời phải được gửi đến cho khách mời trước ngày diễn ra sự kiện 2-3 tháng để họ có thể nhận và phản hồi về việc tham dự hay không hoặc trao đổi các thông tin mà họ quan tâm. Dù người tổ chức đích thân gửi thiếp hoặc sử dụng hòm thư, bao giờ cũng nên gửi một cái cho bản thân...
Thiếp mời phải được gửi đến cho khách mời trước ngày diễn ra sự kiện
2-3 tháng để họ có thể nhận và phản hồi về việc tham dự hay không hoặc
trao đổi các thông tin mà họ quan tâm.
Dù người tổ chức đích thân gửi thiếp hoặc sử dụng hòm thư, bao giờ cũng nên gửi một cái cho bản thân để biết việc chuyển phát có gặp rắc rối không. Khi thiếp mời đến, kiểm tra xem nó được gửi đi chính xác khi nào.
Nếu thuê bưu điện gửi thiếp mời trước một thời hạn nhất định, Nhà tổ chức sẽ cần bằng chứng khi đối chất vấn đề này với họ.
Nếu thiếp mời không đến đúng hẹn, Nhà tổ chức sẽ phải gọi điện cho khách mời kiểm tra xem họ đã nhận được thiếp mời chưa,. Có thể sẽ xảy ra sự cố giao thư, hoặc nhầm cho người khác. Nếu khách nhận được thiếp mời trước khi tổ chức sự kiện vài ngày, sẽ rất khó khăn để thay đổi kế hoạch đã lập sẵn và có thể dẫn đến một hậu quả đáng tiếc.
Điều này không chỉ làm cho khách cảm thấy như thể họ không được coi trọng, mà còn gây khó khăn cho việc tổ chức sự kiện. Vì thế Nhà tổ chức sự kiện cần lưu ý những vấn đề liên quan đến việc gửi thiếp mời dưới đây.
Kiểm tra lịch trình giao thư đối với loại thư ưu tiên. Số ngày tối thiểu và tối đa nhận được theo từng địa phương.
Nhớ rằng thời gian này có thể thay đổi mà không được báo trước và thời điểm trong năm cũng có tác động đáng kể. Nếu thiếp mời đến vào mùa nghỉ lễ, sẽ có thể bị gián đoạn. Nhà tổ chức cần kiểm tra ở bưu điện địa phương khi bắt đầu tổ chức sự kiện. Kiểm tra cả lịch trình giao thư địa phương và quốc tế nếu có thể.
Kiểm tra giá cước bưu chính đối với các loại thư ưu tiên. Thư gửi nước ngoài có giá khác thư trong nước. phải đảm bảo rằng thư được tách riêng và áp dụng chính xác giá gửi. Các phong bì quá khổ sẽ cần thêm cước phí. Tốt nhất là mang một mẫu phong bì đến bưu điện địa phương để chắc chắn rằng thiếp mời không vượt quá tiêu chuẩn về kích cỡ và trọng lượng.
Kiểm tra lịch trình đưa thư đối với thư thông thường. Kiểm tra cả số ngày tối thiểu và tối đa và giá cước bưu chính.
Báo cho bên cung cấp dịch vụ biết rõ trước về khung thời gian dự kiến để họ có thể thu xếp tiến hành theo đơn đặt hàng của bạn.
Có thể gửi thư theo nhóm để dễ kiểm soát việc thực hiện.
Phong bì phải ghi địa chỉ, đóng kín và dán tem. Chấp nhận tối thiểu thời gian một tuần cho việc chuyển thư. Kiểm tra khung thời gian phía chuyển thư đề xuất, có thể bị thay đổi vì những đơn đặt hàng mà họ phải giải quyết trong cùng thời gian đó.
