Được tổ chức tốt và chú ý đến từng chi tiết là hai trong số những nhân tố quan trọng nhất bảo đảm cho một sự kiện thành công. Việc luôn kiểm tra và duy trì mọi hoạt động trong quỹ đạo và tiến độ bám sát lịch trình là rất cần thiết. Nhà tổ chức sự kiện phải nhất quán theo đường lối đã vạch ra và được nhất trí...
Được tổ chức tốt và chú ý đến từng chi tiết là hai trong số những nhân tố quan trọng nhất bảo đảm cho một sự kiện thành công. Việc luôn kiểm tra và duy trì mọi hoạt động trong quỹ đạo và tiến độ bám sát lịch trình là rất cần thiết. Nhà tổ chức sự kiện phải nhất quán theo đường lối đã vạch ra và được nhất trí.
Xây dựng hành trình tổ chức.
Sử dụng lịch trình: Dùng lịch và khởi đầu từ ngày tổ chức sự kiện, tính lùi trở lại, kiểm tra lại các hạng mục công việc phải làm. Lồng ghép dòng chảy công việc vào dòng chảy thời gian, ta có được lịch trình khá đầy đủ. Cần chú ý là có rất nhiều yếu tố chi phối tới kết quả của tồ chức sự kiện.
Yêu cầu phải hình dung ra và chú ý tất cả các công việc dù là công việc nhỏ và đơn giản nhất. Qua thực tế cho thấy những sai phạm thường xảy ra ở những việc nhỏ và đơn giản, song tác hại của nó lại không nhỏ và đơn giản chút nào. Một công việc khác và hậu quả thật khó lường.
Để đảm bảo tổ chức sự kiện thành công phải tuân thủ nghiêm ngặt lịch trình. Yếu tố này xuyên suốt trong quá trình tổ chức sự kiện.
Mục tiêu là phải hoàn thành mọi công việc chuẩn bị trước ngày diễn ra sự kiện để những người có liên quan có thời gian rà soát lại những chi tiết cuối cùng.
Kiểm tra hợp đồng: Một trong những yêu cầu có tính bắt buộc với những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là kiểm tra lại tất cả các hợp đồng với các tổ chức cung ứng và những người có liên quan khác.
Nhà tổ chức sự kiện cần có kế hoạch cụ thể với những nhà cung cấp, kiểm tra tiến độ cung cấp. Chú ý những mốc thời gian quan trọng trong hành trình tổ chức. Đặc biệt chú ý tới những hạn chót là phải đặt hoặc hủy. Đây là những hạn cuối cùng cho phép thay đổi nội dung hợp đồng (số lượng, thời gian, địa điểm) thực hiện hoặc hủy bỏ hợp đồng mà không bị phạt. Thông thường, thay đổi nội dung hợp đồng trước hạn cuối cùng một ngày sẽ thuận lợi cho cả hai bên.
Nhà tổ chức sự kiện cần ghi hạn cuối cùng trong hành trình tổ chức và ngày cụ thể để xem xét lại hạn cuối đó. Dành thời gian cho bản thân mình ra các quyết định chính thức cho vấn đề.
Tổ chức theo bảng chi phí và lịch thanh toán. Phải tính đến tất cả các hạng mục của từng nội dung sự kiện. Hãy mô tả chi tiết cho từng hạng mục ai là người chịu trách nhiệm thực hiện và cuối cùng là ngày nào, cần bố trí thời gian thỏa đáng cho việc chuẩn bị hành trình tổ chức.
