Vị trí của ngân sách: Ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của tổ chức sự kiện. Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thể được thực hiện hay không cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô tổ chức sự kiện. Yêu cầu của tiên lượng ngân sách, Nhà tổ chức sự kiện cần khẳng...

  Thiết bị hỗ trợ thuyết trình

  Chất lượng các thiết bị nghe nhìn sẽ tạo nên sự khác biệt lớn giữa một hội nghị thành công và một hội nghị kém hiệu quả. Để có những bài thuyết trình hiệu quả, cần kết hợp giữa lời diễn giả và các thiết bị hỗ trợ nge-nhìn chất lượng tốt, và cả những thiết bị dự phòng cho các trường hợp khẩn cấp.

  Để có sự chuẩn bị tốt, bạn hãy trao đổi trước với diễn giả xem họ có dự định cần đến thiết bị đặc biệt nào không. Ngoài ra, hãy chuẩn bị thêm những phụ kiện bổ sung hoặc thay thế như phim slide hay máy chiếu cho các diễn giả cùng những thiết bị nghe nhìn khác. Trước khi diễn ra hội nghị, luôn luôn phải kiểm tra các hệ thống âm thanh và hình ảnh nội bộ để đảm bảo chúng hoạt động tốt. Hãy kiểm tra thật kỹ!

Audio trên mạng không phải là điều gì mới mẻ. Các audio clip đã xuất hiện trên các trang web từ rất lâu rồi. nhưng mãi đến gần đây, các phần mềm thâu tiếng (audio files) vẫn không được sử dụng nhiều vì khó tìm ra và không thể đăng tải lại được, và không dễ dàng gì để cập nhật được thường xuyên. Kết quả là hầu hết các thư mục tải về đều khá lâu- một tiếng hay hơn thế nữa- và người ta không thể biết chúng nói về cái gì nếu không chú ý lắng nghe. Không phải ai cũng làm được điều đó.

Sự chuyển đổi từ các bản audio tải về đến các chương trình phát thanh – như podcast, tỏ ra hữu dụng hơn đối với người nghe (và được xem như là công cụ tiếp thị hiệu quả hơn cho các công ty) – đã diễn ra do hai bước phát triển. Đầu tiên phải kể đến khả năng thêm vào các luồng tin (feeds) và chi tiết cho bản audio vào nguồn RSS. Điều này giúp những thính giả nào đặt hàng các bản audio có thể nhận được bản mới ngay khi chúng vừa phát hành. Khi nội dung audio được tách ra từ nhu cầu tải một bản dài thành một chuỗi liên tục các audio clip, khái niệm về các show trên sóng phát thanh rêu rao đủ thứ chủ đề đặt biệt dành riêng cho mọi đối tượng thính giả khác nhau. Nhưng kiểu kinh doanh podcast rất khác so với phát sóng radio. Radio chỉ có thể cung cấp được một số lượng sóng phát thanh hạn chế, cũng như sóng vô tuyến chỉ đến vài vùng địa lý nhất định. Nhằm hổ trợ cho hạ tầng công nghệ audio, các nhà đài cần một lượng thính giả đông đảo và quảng cáo thật nhiều ( hoặc tiền quyên góp trong trường hợp của đài công cộng) để trả các chi phí. 

  Nơi ăn chốn ở

  Khách đến tham gia hội nghị thường phải lưu lại vài ngày trong suốt thời gian diễn ra hội nghị. Vì vậy, bạn cần phải sắp xếp trước khách sạn, nhà trọ cho họ, đặc biệt cần lưu ý đến điều này khi lựa chọn địa điểm tổ chức cho hội nghị.

  Nếu hội nghị được tổ chức tại trường học, có thể dùng nhà khách của trường và một số khu vực nhà ở của sinh viên phục vụ cho các đại biểu. Trong trường hợp, này chi phí sẽ rẻ hơn so với sử dụng dịch vụ khách sạn, lại có nhiều phòng ốc hơn tuy tiện nghi chỉ ở mức cơ bản. Bạn cũng cần phải nắm bắt được nhu cầu về chỗ ở của các đại biểu khi tổ chức hội nghị.

Theo những luật lệ cũ thì cách duy nhất để “được phát hành” là bản thông cáo của bạn phải được giới truyền thông “lựa chọn”. Nhưng hỡi ôi, đã qua rồi cái thời ấy !

Internet đã thổi phép màu lên tất cả các công ty, các tổ chức phi lợi nhuận, chính trị đến cá nhân, và thậm chí cả nhà thờ cũng như các ban nhạc rock trở thành những nhà xuất bản, các tổ chức này tạo ra những bản thông cáo báo chí cung cấp thông tin hữu ích thẳng đến người mua mà không dây mơ rễ má gì với “báo chí”!.

  CÁC ĐẶC ĐIỂM VÀ LOẠI HÌNH SỰ KIỆN

  Hội nghị thường niên

  Có nhiều địa điểm khác nhau để tổ chức sự kiện này, từ khách sạn, hội trường công cộng đến các hội trường triển lãm hay những trung tâm hội nghị lớn. Tuy nhiên, địa điểm được chọn phải thuận tiện trong việc đi lại cho mọi quan khách và cổ đông tham gia.

  Hội nghị thường niên thường mang tính quan trọng và có nghị trình cũng chặc chẽ, hay ít nhất thì một phần chương trình cũng phải như thế. Phần nội dung chính của những chương trình như thế này sẽ bao gồm các biên bản họp đã có, bài diễn văn của chủ tịch, bản kê khai tài chính và kiểm toán hàng năm, phần trình bày của các giám đốc,…

Smith rất cẩn trọng khi thêm vào các thông tin sản phẩm cho những bản thông cáo báo chí gửi đến khách hàng mà anh ta viết cho WebEx. “Chúng tôi nghĩ xem điều gì là quan trọng với người mua. Trong những bản thông tin về sản phẩm, chúng tôi thêm vào những lời mời dùng thử”. Khoảng 80% những bản tin mà WebEx đưa ra là có liên quan đến sản phẩm hoặc khách hàng. Vì WebEx là một công ty công cộng nên 20% còn lại là những bản tin về lợi nhuận và các vấn đề khác. “WebEx là một tổ hợp độc đáo gồm những câu chuyện có thật về người tiêu dùng. Người ta hiểu tại sao bạn cần đến những cuộc hợp trên mạng. Vì thế, mọi việc trở nên dễ dàng hơn khi kể lại những câu chuyện đó thông qua các bản tin”

  HOẠT ĐỘNG QUẢNG BÁ VÀ TỔ CHỨC CÁC BUỔI LỄ

  Hoạt động quảng bá và tổ chức các buổi lễ liên quan đến rất nhiều loại hình sự kiện, từ hội thảo, hội nghị, họp mặt hàng năm cho đến buổi ra mắt báo chí. Việc quản lí hoạt động quảng bá và tổ chức các buổi lễ là một lĩnh vực phổ biến của công tác PR và ngày càng trở nên đa dạng và phức tạp hơn. Cũng giống như hoạt động trưng bày và triển lãm, việc quản lí hoạt động quảng bá và tổ chức các buổi lễ thành công đã trở thành một công cụ mang lại hiệu quả PR rất lớn. Vì thế, công cụ này ngày càng được sử dụng thường xuyên và rộng rãi hơn.

Thử nghĩ xem: cụm từ “phát hành bản in” đâu phải chỉ dành riêng cho báo chí.

Công việc đầu tiên của tôi khoảng giữa những năm 1980 là nhân viên ở một bàn giao dịch Phố Wall. Hàng ngày, tôi đến sở làm và theo dõi chỉ số Dow Jones, bản tin Reuters trên màng hình khi họ đưa ra những số liệu tài chính chuyên ngành, thông tin kinh tế và giá cổ phiếu. Màng hình cũng hiển thị những tin vắn và các bản tin xen ngang. Trong nhiều thập niên, các chuyên gia thị trường tài chính đã tiếp nhận những bản in qua BusinessWire, PRNewswire và những dịch vụ phát hành bản in điện tử khác. Chúng không những xuất hiện ở các công ty thương mại mà còn xuất hiện ở những phòng giao dịch dù chỉ thoáng qua trong chớp mắt

Bạn đánh giá: 5 / 5

TS. Ian McDonnell, chuyên viên tư vấn tổ chức Thế vận Hội Sydney 2000, giảng viên cao cấp Trường Đại học Công nghệ Sydney, chuyên gia tư vấn và chuyển giao công nghệ đào tạo Tổ chức sự kiện cho Đại học Hà Nội, đồng thời là tác giả cuốn sách bán chạy nhất về tổ chức sự kiện, cho biết công tác tổ chức sự kiện không hề đơn giản.

Các loại hình phương tiện thông tin đại chúng được coi là không có kiểm soát:

Vd một cuộc họp báo. Một lễ động thổ truyền hình đưa tin là loại hình không kiểm soát được vì người làm công tác QHCC không thể chắc chắn người ta sẽ quay phim sự kiện đó hay tập trung vào sự kiện theo cách mà họ mong muốn.

Bạn đánh giá: 5 / 5

Sự chuyên nghiệp củangười làm PR thể hiện qua quy trình làm việc của họ, thể hiện qua những gì họ trình bày trên giấy tờ. Nhiều bạn trẻ mới vào nghề cảm thấy bỡ ngỡ khi được giao công việc, không biết nên tiến hành như thế nào để gây ấn tượng tốt...