Thảm trãi sàn nhà: Nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần kiểm tra xem sàn nhà đã trải thảm chưa? Có cần trải thảm không? Khu vực nào cần trải, khu vực nào không cần trải? Ngoài ra, Nhà tổ chức cần kiểm tra khi có những bổ sung thay đổi không gian trong phòng. Có những sự kiện phải trải thảm toàn bộ sàn nhà, có những sự kiện chỉ trải thảm sân khấu, lối đi và nơi trưng bày hàng hóa.
Nhà tổ chức cũng cần có sự lựa chọn kiểu loại, màu sắc cho phù hợp. Có nhiều loại thảm được thiết kế đặc biệt cho từng dịp khác nhau chẳng hạn khi giới thiệu xe mới có thể dùng thảm đen để trông giống như đường cao tốc và hình nên thì có thể rất đa dạng giống cảnh hai bên đường.
Sàn nhảy: Sự kiện có cần sàn nhảy không? Nếu trong kế hoạch có chỗ dành cho sàn nhảy thì bạn cần phải biết bạn cần sàn nhảy rộng bao nhiêu. Có thể có bao nhiêu người dùng sàn nhảy? Tất cả mọi người sẽ cùng nhảy một thời điểm hay chỉ một nửa, v.v... Đối với những sự kiện đặc biệt hay buổi tiệc được thiết kế riêng thì thường có sẵn sàn nhảy.
Có trường hợp bạn phải thuê sàn nhảy. Khi đó, người tổ chức cần tính tới một ngân sách bổ sung cho việc thuê cũng như những chi phí cho việc lắp dựng và tháo dỡ sao sự kiện. Việc lắp sàn nhảy phải phối hợp với việc lắp đặt các thiết bị nội thất khác như sân khấu, âm thanh, hình ảnh.
Tầm nhìn trong phòng: Cần kiểm tra kỹ từng góc cạnh trong phòng, có bất kỳ cản trở nào trong việc thao tác các rèm trang trí hay treo đèn không? Mọi khán giả có nhìn rõ sân khấu hay màn hình không? Phải mất bao nhiêu thời gian, bao nhiêu người và chi phí cho công việc này.
Đường lên xuống sân khấu: Hãy chú ý tới việc thiết kế đường lên xuống sân khấu cho thích hợp. Có thể lên sân khấu qua các bậc từ phía khán giả hay xuất hiện từ phía sau sân khấu hay dùng cả hai cách, có cần trang trí cho các bậc thang không? Đường lên sân khấu cho người tàn tật được giải quyết như thế nào? Thiết kế đường dốc hay thang máy dành cho xe lăn lên sân khấu? Nếu đường dốc thì khá đặc biệt vì nó cần nhiều không gian và ảnh hưởng đến bố cục chung của cả phòng. Có thể dùng thiết bị nâng hạ như thang máy cho xe lăn lên sân khấu, muốn vậy cần xác định rõ diện tích và vị trí của chúng.
Bàn ghế trên sân khấu: Nhà tổ chức cần lưu ý tới vị trí bàn ghế cho các hoạt động sự kiện, cho Nhà tổ chức, cho người thực hiện các sự kiện. Từ kiểu dáng, số lượng tới những yêu cầu trang trí và các trang thiết bị kèm theo.
Trích: PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
