Bố trí đặc biệt: Có cần những bố trí đặc biệt nào trong phòng họp không? Nhà tổ chức sự kiện phải xem xét có vị trí ưu tiên nào không? Chẳng hạn vị trí để quảng cáo giới thiệu sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ của nhà tài trợ. Phải đảm bảo không có vị trí nào trong phòng của mình quá chật hẹp hay đông đúc. Phải dành đường đi cho nhân viên phục vụ sự kiện, họ có thể dễ dàng đi xung quanh mặt hàng được trưng bày, các mặt hàng đó được sắp xếp thuận tiện và hợp lý.
Cần chú ý các lối đi của phòng chính sao cho đủ rộng để các mặt hàng có kích thước lớn có thể qua lại dễ dàng. Nếu phòng có nhiều vị trí chật hẹp thì có thể tháo bỏ cửa chính. Tuy nhiên có nhiều cách khác nhau để duy chuyển các vật có kích thước lớn vào phòng chính mà không ảnh hưởng đến công việc lắp ráp sân khấu, các thiết bị âm thanh, ánh sáng.
Trọng tải của nền: Trọng tải của nền cần phải đước chú ý xem xét. Tùy theo yêu cầu cụ thể của từng sự kiện mà gia cố nền cho phù hợp. Nhà quản trị phải hỏi người quản lý địa điểm xem sàn nhà có chịu được các vật nặng hay không? Đối với các khách sạn, trung tâm hội nghị, các tầng cao của nhà cao tầng mà nền đã được thiết kế và xử lý, cần phải nghiên cứu kỹ, không được phép bỏ qua nhằm tránh sự cố xảy ra.
Sử dụng hiệu ứng đặc biệt: Cần xem có sự hạn chế nào khi sử dụng pháo hoa, đèn laser, băng khô, khói hoặc hiệu ứng nào khác trong phòng không? Các vật liệu có cần chống cháy không? Có các quy chế nào khác không? Hãy kiểm tra lại với các nhà quản lý các trang thiết bị, nhân viên cứu hỏa và công ty đảm bảo hiệu quả đặc biệt. Không được chấp nhận bất kỳ một ý kiến nào, hãy làm việc của mình chuẩn bị kỹ những gì mình sẽ làm.
Các chương trình giải trí, các yêu cầu về sử dụng điện, không gian, độ vang của âm thanh trong phòng như thế nào? thời gian diễn tập? Kiểm tra âm thanh, phòng thay đồ, phòng dành cho ăn uống và nghỉ ngơi. Chú ý là các phòng này nằm ngoài các yêu cầu chính về phòng và chi phí của nó phải tính vào chi phí chung.
Phòng trống và sắp xếp phòng: Có cần các phòng trống để bố trí không gian tách phòng không? Có nhiều trường hợp phải tổ chức hai sự kiện một lúc tại hai vị trí trong phòng lớn. Các phòng đó được mở như thế nào, mở tự động hay bằng tay và thời gian bao lâu, v.v...? Có cần nhân viên kỹ thuật và quy tắc chung nào không? Cần làm việc chi tiết với nhà quản lý các vần đề này.
Liên quan đến việc sắp xếp phòng, bạn cần trả lời câu hỏi: sự kiện được diễn ra trong một phòng hay nhiều phòng? Cần tìm hiểu kỹ yêu cầu của sự kiện, yêu cầu đối với từng phòng để bố trí sắp xếp phòng. Chẳng hạn các phòng có cho phép hút thuốc không? Xe lăn có sử dụng được trong các phòng không? v.v...
An toàn và phòng chống cháy nổ: Nhà tổ chức cần tìm hiểu chi tiết và cho áp dụng những quy chế an toàn và phòng chống cháy nổ cho toàn khu vực. Cân hỏi đặt ra đối với Nhà tổ chức là các lối thoát hiểm được đặt ở vị trí nào, có dễ khi tiếp cận không? Có bị che khuất bởi các rèm hay đồ trang trí nào không? Nếu có thì phải đặt các biển thông báo ở các vị trí đó. Các quy chế về an toàn và phòng cháy được dán ở các vị trí thích hợp bảo đảm các vị trí khách đều có thể đọc được. Cần phải mua bảo hiểm cho khách và các hoạt động sự kiện.
Trích: PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
Tags: To chuc su kien, cong ty to chuc su kien, nhan vien phuc vu su kien, cho thue hoi truong
