Yêu cầu đối với diễn viên: Nhà tổ chức sự kiện cần trả lời các câu hỏi sau: Đội ngũ diễn viên được tin cậy tới mức nào? Tài năng và trình độ chuyên môn nghiệp vụ tới đâu? Sự nổi tiếng và tác động ảnh hưởng tới công chúng như thế nào? Cần bảo đảm tính chuyên nghiệp của họ. Diễn viên phải ý thức được tầm quan trọng về chuẩn bị các tiết mục và phải sẵn sàng trước khi khách tới. Do đó, Nhà tổ chức cần xem xét kỹ từng diễn viên xem họ có lịch biểu diễn ở nơi khác trước chương trình hoặc sau chương trình của sự kiện không? Họ có đủ thời gian giữa các buổi biểu diễn không?
Việc đưa đón diễn viên cần phải được tính tới. Câu hỏi đặt ra là: Diễn viên tự đến sự kiện hay phải đưa đón? Đưa đón cả đoàn hay đưa đoán từng người? Thời gian và địa điểm đưa đón phải cụ thể.
Yêu cầu về trang phục đối với diễn viên cần phải được đặt ra. Gắn với trang phục của diễn viên là vấn đề phòng thay trang phục. Nếu bạn có những yêu cầu trang phục đặc biệt phải thông báo trước và phải ghi rõ trong hợp đồng. Nếu yêu cầu trang phục khác thường và phải hóa trang hay trang điểm thì rõ ràng khi tới sự kiện mới thay trang phục và hóa trang được.
Chế độ ăn uống và nghỉ ngơi của diễn viên: Việc này cần có sự bàn bạc khi ký hợp đồng. Diễn viên có thể ăn và nghỉ trong phòng thay trang phục. Phải bảo đảm bố trí bàn ghế cho họ thoải mái. Cần bảo đảm phục vụ chu đáo để diễn viên có thể ăn uống được sau khi phục vụ sự kiện. Những diễn viên thường phục vụ muộn giờ nên phải chọn loại thức phẩm được bảo quản tốt, phải dọn dẹp và quản lý khu vực ăn uống cho tới khi người diễn viên cuối cùng có cơ hội được ăn suất của mình.
Câu hỏi mà người tổ chức cần trả lời là liệu diễn viên có dự tiệc với khách tham dự sự kiện không? Trường hợp có những diễn viên nổi tiếng được nhiều người mến mộ có thể tham dự tiệc cùng với khách sau khi đã biểu diễn. Cần tìm hiểu trước nếu như diễn viên chấp nhận lời mời, họ cần có thời gian để thay đổi trang phục và trang điểm. Vì vậy, phải biết được thời gian và dự liệu trước bữa tiệc sẽ diễn ra.
Vấn đề nghỉ của diễn viên cũng ảnh hưởng tới chất lượng biểu diễn của họ. Vì thế nhà tổ chức cần tìm hiểu trước lịch nghỉ của nhóm diễn viên. Tuy nhiên, cần điều chỉnh lịch nghỉ cho phù hợp với lịch của sự kiện. Tùy theo từng sự kiện cụ thể biểu diễn liên tục tập trung ở một thời điểm nào đó được xen kẽ với sự kiện hoặc dùng nhạc đĩa để lấp các khoảng trống lúc nghỉ.
Cần phải biết các bài hát của băng nhạc để có thể lựa chọn đưa ra một danh sách bài hát và ca sĩ trình diễn cụ thể. Phải có lịch trình để duyệt các bài hát. Nên nhớ họ là nhà cung cấp. Nếu họ nhất quyết chơi những bản nhạc không phù hợp với thính giả của sự kiện thì họ không phải ban nhạc cần cho sự kiện.
Việc thử giọng ca sỹ, diễn viên trước chương trình biểu diễn là cần thiết. Cần cho các diễn viên thử giọng và làm quen với sân khấu trước. Nhà tổ chức nên dự một buổi biểu diễn trực tiếp, chú ý cách diễn viên biểu diễn với khác giả.
Bảo hiểm cho diễn viên và thiết kế: Nhà tổ chức cũng cần tìm hiểu những bảo hiểm mà người biểu diễn có và xem liệu họ có đủ bảo hiểm để trang trãi các hư hỏng của thiết bị và nơi làm việc không. Ngoài ra cần phải tăng thêm ngân sách cho những chi phí phát sinh trong khâu này như bản quyền tác giả âm nhạc, điện, diễn tập, ăn uống, chổ ở, phòng thay đồ v.v... Tất cả những khoản chi phí đó đều phải được tính vào ngân sách của sự kiện.
Trích:PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
