Đồ ăn: Trước hết cần xác định rõ phạm vi, mức độ và mục đích bữa ăn cần phải đạt tới. Chẳng hạn phải trang trọng, lịch sự, tạo sự thân thiện ban đầu, kết thúc hội nghị, chia tay, tạo ấn tượng, v.v...nhằm nâng cao tầm vị trí của sự kiện.
Nhà tổ chức cần kiểm tra lại ngân sách xem phạm vi giới hạn tới mức nào, từ đó quyết định tiệc đứng hay tiệc ngồi. Cần bàn bạc cụ thể với cơ sở cung cấp dịch vụ và xây dựng thực đơn ban đầu trong phạm vi giới hạn của ngân sách.
Hãy chú ý tới những món ăn có những màu sắc, hương vị có những nét đặc thù, gợi sự quan tâm chú ý của mọi người, mang lại hiệu quả cao với chi phí hạn chế, sao cho thể hiện sự tinh tế, khả năng sáng tạo và phong cách riêng biệt.
Cần có thời gian cân nhắc cho việc lựa chọn và quyết định thực phẩm. Đặc biệt phải chú ý tới thực phẩm dành cho người ăn kiêng. Thực phẩm phải bảo đảm an toàn từ nguồn gốc và trong chế biến phục vụ.
Căn cứ vào tiệc đứng hay tiệc ngồi mà quyết định kích thước và cơ cấu các món ăn cho phù hợp. Chẳng hạn chuẳn bị một buổi chiêu đãi tiệc đứng cùng với các món khai vị nguội và nóng, phải chú ý tới kích thước của món ăn sao cho vừa đủ ăn hay có thể ăn một cách dễ dàng, không nên phục vụ món ăn có xương hay nhiều nước. Ngoài ra, Nhà tổ chức cần xác định rõ khẩu phần ăn cho các bữa tiệc và báo trước cho nhà cung cấp thực phẩm. Vấn đề này cần lưu ý tới số khách tăng thêm do có những người đi kèm. Tuy nhiên, những khách đi kèm này cũng vẫn có gắng biết trước để bảo đảm cung cấp đủ suất ăn, tránh để thừa lãng phí. Cũng cần có mốc giới hạn thời gian cuối cùng để chốt số xuất ăn sau khi đã kiểm tra, nắm cụ thể số người tham dự.
Đồ uống:
- Đồ uống thích hợp: Căn cứ vào mục đích yêu cầu và nhiệm vụ đặt ra đối với bữa ăn để xác định đồ uống thích hợp, bạn cần giới hạn đồ uống trong phạm vi nào như rượu đắt tiền, rượu mạnh, sâm panh, vang, v.v... Những loại rượu này rất đắt tiền, ảnh hưởng lớn tới ngân sách. Để giải quyết vấn đề này, có thể giới hạn một số loại đồ uống mà sự kiện cung cấp. Ngoài ra, cá nhân nào muốn dùng sẽ làm việc với khách sạn để dùng rượu quý và phải trả chi phí.
- Rươu và quầy bar: Phải luôn bảo đảm đủ người phục vụ trong quầy bar để phục vụ rượu và cần cả người rót rượu cho khách. Nhân viên phục vụ phải biết rõ công việc cụ thể của mình. Phải biết mình ở vị trí nào, thời gian bao lâu.
- Vị trí quầy rượu cũng quan trọng. Cần tránh tập trung quá đông trong một thời điểm. Cần suy xét xem có sự cho phép đặc biệt nào cho việc có quán bar hoặc kéo dài thời gian phục vụ quầy bar nơi phục vụ đồ uống không? Phải bảo đảm có đủ rượu. Không được phép để thiếu rượu hay đồ uống trong tiệc chiêu đãi của sự kiện. Nếu sơ xuất để điều này xảy ra sẽ tạo ấn tượng xấu trong khách tham dự về sự kiện.
Chi phí: Ngoài chi phí cho đồ uống còn những chi phí về tiền thưởng cho người phục vụ, tiền thuế, v.v... Người tổ chức cần thanh toán chi tiết, từ phương pháp tính toán tới các mức chi phí cụ thể. Nên nhớ rằng, phương pháp tính khác nhau dẫn tới mức chi phí rất khác nhau nên việc này phải có sự thống nhất giữa hai bên.
Cần chú ý là luôn kiểm soát và duy trì chi phí trong khuôn khổ và giới hạn cho phép. Không để chi phí tự phát sinh sẽ dẫn tới bội chi gây khó khăn cho nhà tổ chức.
Kết thúc chiêu đãi: Đối với phục vụ cả ăn và uống, cần chú ý không nên kết thúc trước khi nhân viên dọn dẹp xong. Nhà tổ chức phải rất linh hoạt. Trong những lúc sôi nổi nhất thì khách sẽ không muốn tiệc kết thúc và có thể muốn kéo dài phục vụ. Như vậy, Nhà tổ chức phải xác định chi phí phục vụ thêm giờ. Tuy vậy, cần cố gắng hướng tiệc chiêu đãi diễn ra theo thời gian dự kiến và chọn thời điểm kết thúc bảo đảm những dư âm tốt kéo dài, hạn chế những khiếm khuyết không đáng có.
Trích: PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
Tags: To chuc su kien, cong ty to chuc su kien, chuan bi cho su kien, do an thuc uong cho su kien....
