Chọn dịch vụ giải trí: Nhà tổ chức cần xem xét và cân nhắc xem có cần các hoạt động vui chơi giải trí không? Loại nào sẽ thích hợp. Muốn vậy Nhà tổ chức phải lưu ý những vấn đề sau:
Phải biết rõ về khán giả. Loại hoạt động vui chơi giải trí thích hợp với độ tuổi nào? Các nhóm độ tuổi khác phù hợp tới đâu? Cần phải có đủ chương trình giải trí phù hợp với các nhóm độ tuổi. Cần có sự chỉ đạo chặt chẽ với các diễn viên, nhạc công và người dẫn chương trình.
Lập kế hoạch chi tiết cho hoạt động giải trí trong sự kiện. Cần đưa ra một lịch trình chi tiết cho các sự kiện, liệt kê tất cả các mục diễn ra trên sân khấu thứ tự theo thời gian. Kiểm tra người dẫn chương trình, âm thanh, ánh sáng và sự kiện diễn ra trên màn chiếu.
Ngoài ra Nhà tổ chức cần phải hiểu rõ về những hoạt động giải trí trong sự kiện. Một số loại hoạt động giải trí thường được sử dụng rơi vào các hoạt động văn hóa, nghệ thuật, thể thao, v.v...chẳng hạn như trò chơi dây chuyền, ca nhạc, nhào lộn, khiêu vũ, lắc vòng, ca nhạc đồng quê, pháo hoa hoặc bông giấy, v.v... Hãy tìm những trò vui nhộn, mới mẻ và sẵn có trong khu vực. Chương trình giải trí tại chổ làm nổi bật sự kiện với vai trò là một chương trình khởi động tuyệt vời.
Thời gian diễn tập: Thời gian thực hiện chương trình giải trí dài hay ngắn, lịch trình như thế nào yêu cầu Nhà tổ chức phải nắm được. Các hoạt động vui chơi giải trí có thể bố trí đầu, cuối hoặc sen kẽ trong sự kiện. Cần lên kế hoạch để âm nhạc hoặc giải trí bắt đầu hoạt đọng tối thiểu 15 phút trước giờ khách được mời đến, như vậy họ sẽ được đón chào bằng không khí sôi động, vui vẻ.
Nếu sự kiện diễn ra trong thời gian dài với nhiều hoạt động sự kiện khác nhau, cần bố trí xen kẽ các hoạt động vui chơi giải trí nhằm làm thay đổi trạng thái tâm lý, làm không khí sôi nổi, tăng hiệu quả làm việc của khách tham sự.
Thời gian diễn tập cần được bố trí lịch chi tiết. Diễn tập giúp Nhà tổ chức kiểm tra, xem xét lại kịch bản của mình và cũng là kiểm tra kết quả các công việc chuẩn bị. Qua diễn tập sẽ phát hiện được các khiếm khuyết cần hoàn thiện. Kiểm tra lại các trang thiết bị và các yếu tố cấu thành các dịch vụ cung ứng của các nhà cung cấp.
Diễn tập có thể được tiến hành với từng bộ phận, từng công việc giải trí và sau đó phải bố trí thời gian duyệt hay diễn tổng hợp duy trì mối quan hệ đồng bộ giữa hoạt động vui chơi giải trí với các lĩnh vực và trình tự các công việc đã được sắp đặt theo kịch bản.
Khi lên chương trình cho thời gian diễn tập tổng hợp, hãy chú ý tới các hoạt động cùng diễn ra trong phòng họp đó, nơi diễn ra sự kiện. Có bộ phận làm việc âm thanh, hình ảnh, phải chạy thử âm thanh cùng với nhóm diễn tập phiên dịch, giới thiệu và dẫn chương trình, v.v...
Qua diễn tập tổng hợp, Nhà tổ chức phát hiện những bất hợp lý trong bố trí sắp đặt trình tự các hoạt động sự kiện, từ đó tiến hành bổ sung điều chỉnh lần cuối cùng. Sự điều chỉnh này được thực hiện ngay khi diễn tập, các bộ phận có liên quan phải lĩnh hội và thực hiện, sau đó phải ghi vào bảng phân công công việc của các nhà quản lý nhằm đảm bảo sự thống nhất trong điều hành.
Trích: PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
