Bố trí sắp đặt trong phòng tổ chức sự kiện mang tính khoa học và sự kiện. Cách bố trí thể hiện phần nào nội dung hoạt động sự kiện.
Đón tiếp và đăng ký: đây là hoạt động không thể thiếu, có người đứng hướng dẫn khách đến khu vực gửi đồ và khu vệ sinh. Nhân viên phải mặc đồng phục hoặc thẻ đeo trên người nhằm giúp khách dễ nhận biết.
Khách phải từng bước tham dự sự kiện hoặc thẻ khách VIP và kiểm tra tên ở danh sách mời. Lấy vé hoặc đăng ký phòng khách sạn hoặc vé ngồi trong hội trường, v.v…, ở đây còn có thể đăng ký thẻ tin dụng của khách. Thẻ tín dụng thường được yêu cầu để chi trả các chi phí cá nhân, thuế và dịch vụ khuân đồ. Các chi phí chính thì tính vào tài khoản của Nhà tổ chức.
Bàn ghế và khăn trãi bàn: Nhà tổ chức sự kiện cần trả lời những câu hỏi sau về bàn ghế và khăn trãi bàn:
- Cần bao nhiêu chiếc bàn cho sự kiện?
- Bàn cần được trang bị những gì?
- Bàn trưng bày cần những trang thiết bị gì?
- Cần bao nhiêu mét dây điện và dịch vụ kèm theo?
- Cần bàn để bày những bộ thông tin gồm chương trình hoạt động sự kiện, sơ đồ tầng, chỗ ngồi để cung cấp cho khách khi họ đăng ký.
- Bàn co các thiết bị truyền thông và để quà tặng
- Cần cố gắng kết hợp một số hoạt động để tiết kiệm bàn ghế, giảm chi phí ngân sách sự kiện
- Nơi tổ chức có khăn phủ bàn và diềm bàn không? Nếu không có, Nhà tổ chức phải mang tới. Cần xem lại những quy định của nơi cho thuê bàn về trãi khăn phủ bàn và gắn diềm bàn cụ thể thế nào? Cho đóng gim hay dùng băng dán, keo dán? Màu sắc khăn phủ bàn có thể sử dụng màu chủ đạo của công ty hoặc màu theo chủ đề sự kiện. Khăn phủ bàn và khăn viền không có các vết cháy thuốc lá, các vết bẩn hoặc những vết và nhìn rõ. Khi khảo sát hiện trường hãy ghi chép lại tình trạng của những khăn trão bàn mà họ đang sử dụng. Nếu chất lượng không đảm bảo có thể đề nghị thay thế hoặc thuê lại của các cơ sở khác. Có thể bố trí khăn phủ màu và cac dãy vải trang trí trên mặt bàn như là một mảnh phân biệt. Các khăn trải làm tương phản các mảnh vải nằm trên khăn trải bàn, các mảnh vải trang trí là các mảnh vải được đặt trên một bàn.
- Cần bao nhiêu ghế, kiều loại cụ thể nào? Ghế bọc dạ tiệc tiêu chuẩn hay các ghế to và nặng khó duy chuyển? đừng cho rằng nơi cho thuê có thừa ghế hoặc ghế của họ có thể phù hợp với các hoạt động khác ngoài để ngồi trong phòng
Sơ đồ sắp đặt, sân khấu và các yếu tố khác: lập sơ đồ sắp đặt tổng thể của phòng tổ chức sự kiện. Ban đầu hãy phác thảo sơ đồ lắp đặt bố trí phòng và trao đổi ý tưởng phác thảo này với các nhà cung cấp dịch vụ. Một số địa điểm tổ chức như khách sạn hoặc trung tâm hội nghị có thể cung cấp cho bạn sơ đồ chỉ ra sự tương thích trong việc bố trí bàn, sân khấu, v.v… khi sắp đặt bố trí trong phòng. Điều đó giúp Nhà tổ chức xem xét công việc rõ ràng hơn, có những quyết định chính xác hơn.
Sân khấu nơi trung tâm diễn ra các hoạt động sự kiện. Hãy cân nhắc kỹ vấn đề này. Hãy đặt sân khấu vào vị trí của nó là trung tâm của hoạt động sự kiện mà mọi khách tham dự đều cảm nhận được điều đó. Tránh để sân khấu ở vị trí mà những khách phía sau không thấy hoặc sân khấu bị che khuất bởi những hàng cột hay những vật che khuất khác.
Hãy xem xét và phân tích các vấn đề trên sơ đồ tổng thể sẽ giúp Nhà tổ chức quyết định thiết kế nào đáp ứng tốt nhất nhu cầu của sự kiện. Khi cân nhắc các yêu cầu được đề xuất hãy đảm bảo rằng chúng phù hợp với không gian được cung cấp. Cần tôn trọng thực tế khách quan những gì Nhà tổ chức muốn và những gì phù hợp chưa hẳn đã thống nhất với nhau.
Cờ, biểu ngữ, những vật gắn lên tường: Cờ, biểu ngữ được treo như thế nào? Kích thước của cờ, biểu ngữ cụ thể là bao nhiêu? Chúng được treo tại vị trí nào? Thời gian cần thiết để treo và tháo dỡ là bao lâu?
Có những thứ cần gắn lên tường song không phải nơi tổ chức nào cũng cho phép làm việc này. Tại các địa điểm sang trọng như khách sạn năm sao, các trung tâm hội nghị quốc tế, v.v… không cho phéo gắn lên tường bất kỳ thứ gì. Do vậy, Nhà tổ chức phải luôn năng động và sáng tạo với những giải pháp thích hợp mới đáp ứng được yêu cầu của sự kiện.
Đồ nội thất hoặc đồ trang trí sân khấu có thể được thuê và các bức tường có thể được che rèm hoàn toàn, cho phép thay đổi vẻ ngoài của nơi tổ chức, thực hiện gắn thêm những thứ Nhà tổ chức muốn trưng bày lên rèm.
Thông tin trong sự kiện: Tuy có máy điện thoại di động hoặc bộ đàm song không hoàn toàn dựa vào những phương tiện này được vì máy bộ đàm, điện thoại di động đã không hoạt động được ở nhiều vị trí khác nhau trong tòa nhà.
Những nhu cầu đặc biệt khác: ổ cấm điện, hãy liệt kê các khu vực cần sử dụng các ổ cấm điện. Xác định chính xác nơi cụ thể cần tới chúng và tổng cộng bao nhiêu cái.
Hãy bao gồm mọi thứ: Các nhạc công chơi nhạc tại nơi đón tiếp có cần ổ cấm không? Các thợ quay phim chụp ảnh có cần ổ cấm để chiếu sáng và các thiết bị khác không? Những người pha chế rượu phục vụ đồ uống lạnh với việc sử dụng các máy pha trộn, có ổ cấm điện ở đó không? Mỗi người cần bao nhiêu ổ cấm? Đừng đợi diễn ra sự kiện mới biết là không đủ ổ cấm ở xung quanh. Các nhân viên và các nhà quản lý phải được chuẩn bị trước và phải có kế hoạch hành động đối với những sự cố có thể xảy ra.
Trích: PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
