Thời gian chuyển thiết bị sự kiện và lắp đặt: Thời gian chuyển thiết bị cần xác định chính xác thời gian nhà cung cấp chuyển thiết bị tới phải đủ sớm nhằm đảm bảo thời gian lắp đặt an toàn, chính xác. Phải xem xét cách thức mang các thiết bị và phương tiện chuyên chở, có cần bố trí chổ đậu xe đặc biệt để dỡ hàng không? Thời gian lắp đặt bao lâu? Có ảnh hưởng tới thời gian khai mạc sự kiện không?
Một vấn đề quan trong khác là tính trạng thiết bị. Nhà tổ chức cần biết rõ các thiết bị trước đó đã từng hoạt động qua chưa? Nếu chưa hãy lên lịch kiểm tra tại chổ, sữa chữa kịp thời hoặc đổi thiết bị nếu phát hiện hỏng móc. Tất cả mọi thiết bị phải đảm bảo sẵn sàng trước khi bắt đầu trang trí và xếp bàn ghế. Điều này là cần thiết nhằm đảm bảo sự hài hòa giữa thiết bị với các vật dụng nội thất khác.
Ai lắp đặt. Trong quá trình lắp đặt, cần tuân thủ những yêu cầu đặc biệt cho bốc dỡ, lắp đặt thiết bị. Nhà tổ chức cần làm việc cụ thể với phía cung cấp thiết bị xem có những yêu cầu đặc biệt gì đối với bốc dỡ và lắp đặt thiết bị. Những yêu cầu đó gắn liền với những công cụ chuyên dụng như thế nào? Cần những công cụ chuyên dụng gì? Yêu cầu bốc xếp có gì đặc biệt? Việc lắp đặt đòi hỏi bắt buộc những gì? Những thiết bị và công cụ chuyên dụng nào phải thuê? Khả năng vận hành và các công cụ thiết bị tới đâu? Phải cân nhắc trong việc sử dụng thiết bị vì chi phí cho hoạt động này rất lớn và khó kiểm tra. Phải nắm được trọng lượng và kích thước của thiết bị chuyển đến và tìm hiểu tất cả các yêu cầu về thiết bị có sự vận chuyển hợp lý.
Hãy nghiên cứu, có thể dán biểu tượng công ty vào các thiết bị, công cụ phục vụ cho các hoạt động vui chơi giải trí. Phải kiểm tra chi tiết các hình vẽ, các câu khẩu hiệu, có hình ảnh hoặc từ ngữ nào gây phản cảm không.
Trích: PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
