Thời gian cho tiệc cocktail có thể kéo dài từ 1 tới 2 giờ rưỡi đồng hồ. Thông thường tiệc cocktail được dự kiến diễn ra 1 giờ trước bữa tối. Nếu tổ chức tiệc cocktail riêng, khách tự ăn tối thì thời gian tiệc kéo dài tới 2 giờ rưỡi.
Món khai vị sẽ được phục vụ nhiều và kéo dài. Việc tính toán khối lượng các loại thực phẩm và đồ uống dựa theo không gian và phòng ăn. Thức ăn có thể được sắp xếp theo các khu vực. Cần tập trung sự chú ý của mọi người vào ăn, khi khách sắp bắt đầu hãy giới thiệu những đồ ăn uống đặc biệt hay 1 trò giải trí nào đó hoặc món ăn đặc biệt khơi dậy sự thích thú của mọi người.
Hãy chú ý tới nhạc cho tiệc. Nhạc được dung ở đây chỉ là nhạc nhẹ làm nền, không quá to gây ồn ào để khách có thể nói chuyện. Có nhạc, khách sẽ tập trung hơn vào sự kiện, thư giãn và giải trí.
Để tạo ấn tượng tốt và hiệu quả cho phần âm nhạc thì nhạc cụ chủ yếu nếu là violon, saxophone, guitar cổ điển hay một chiếc piano lớn màu trắng cùng với nhạc công mặc áo choàng dài màu trắng được bố trí gần lối đi sao cho mọi người khi bước vào đều có thể nhìn thấy và nghe họ chơi nhạc khi đi qua. Nhân viên phục vụ có thể bưng sâm panh mời khách khi họ mới bước vào phòng. Nhân viên phục vụ có thể giới thiệu cho khách quán bar hay có phục vụ thức ăn phía trong phòng. Khách có thể dành chút thời gian thưởng thức âm nhạc trước khi bước vào phòng. Nếu Nhà tổ chức chuẩn bị tiệc cocktail ngoài trời, hãy chú ý tới thời gian sao cho khách có thể thưởng thức mặt trời lặn, bằng cách đó bạn có thể tăng thêm sự hấp dẫn mà không tốn ngân sách. Hãy làm điều này bất kỳ nơi đâu và bất cứ khi nào có thể.
Nhà tổ chức cần tập trung thời gian để lựa chọn địa điểm tiệc cocktail, lựa chọn đồ uống và thức ăn. Có thể tổ chức trong phòng theo kiểu truyền thống hoặc có thể kết hợp ở trong phòng nhưng vẫn có được những tác động tích cực từ môi trường bên ngoài, từ phong cảnh thiên nhiên làm tăng vẻ đẹp không gian nơi tổ chức tiệc.
Nếu tổ chức tiệc ngoài trời buổi tối cần khảo sát địa điểm vào ban đêm trước khi quyết định. Nhiều trường hợp một địa điểm rất đẹp vào ban ngày nhưng ban đêm thì ngược lại. Hun nữa, thời gian khảo sát phải trùng với thời gian dự kiến tổ chức tiệc để người tổ chức có thể thử các hiệu ứng đặc biệt đảm bảo có được sự sắp xếp tốt nhất cho địa điểm tổ chức.
Hãy cân nhắc kỹ về vấn đề thời tiết. Vấn đề thời tiết luôn tác động vào bữa tiệc, đặc biệt là tổ chức ngoài trời. Tại các vùng nhiệt đới, khách muốn hóng mát và hòa đồng với thiên nhiên thì một bữa tiệc hay ăn tối ngoài trời là thích hợp nhất.
Hình thức trình bày các món ăn cũng đóng vai trò quan trọng trong tiệc cocktail. Dưới đây là những vấn đề Nhà tổ chức cần lưu ý đối với tiệc cocktail:
- Bày các món ăn cũng rất thu hút sự chú ý của mọi người. Các khay đựng đồ ăn trình bày đẹp sẽ tạo ấn tượng tốt hơn khi có các loại hoa lá, thảo dược hay các đồ khác được trình bày kèm theo. Mỗi khay đựng một loại đồ uống duy nhất, nó tạo nên ấn tượng về sự dồi dào và dư thừa.
- Dành thời gian thỏa đáng để lên kế hoạch thực đơn sao cho thực đơn phải hài hòa về các món ăn như thịt, cá và cho cả người ăn kiêng, phải đảm bảo có nhiều sự lựa chọn cho người ăn kiêng.
- Cần chú ý tới độ lớn của các món ăn, các món ăn được phục vụ nên chỉ vừa nhỏ sao cho có thể chỉ ăn một miếng và không cần dung đến dao hay dĩa.
- Phải đảm bảo các món ăn luôn được bổ sung thêm. Đối với tiệc cocktail, Nhà tổ chức cũng nên sắp xếp các vị trí để thức ăn một cách rõ rang và tách từng loại món ăn riêng biệt.
Khi tiệc cocktail được thay thế cho một bữa tối, các loại bánh dung chung cho đồ uống cần được phục vụ nhiều hơn, số bánh nên tương ứng với món cà phê và món tráng miệng được phục vụ. Đối với món tráng miệng cũng như món khai vị, nên đưa ra món ăn dễ quản lý, dễ ăn và dễ dàng cắt khi dùng dao.
Nếu bữa tối tiếp sau tiệc cocktail, bạn nên phục vụ từ 6 tới 8 món khai vị, nhưng nếu không phục vụ bữa tối tiếp sau, thì tiệc phải kéo dài hơn và khách sẽ dùng món khai vị nhiều hơn. Có thể tính cho mỗi vị khách khoảng 18 đến 30 miếng tùy thuộc vào sự lựa chọn của họ.
Trích: PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
