Khâu chuẩn bị: Nếu tổ chức sự kiện tại địa điểm cụ thể nào đó, Nhà tổ chức cần chuẩn bị trước tại đó mọi thứ đã sẵn sàng. Phải lên kế hoạch chi tiết cho việc chụp ảnh, các cảnh chụp nào phải đón bắt. Tuy vậy, Nhà tổ chức vẫn cần có kế hoạch dự phòng để chủ động ứng xử khi sự cố xảy ra.
Số lượng thợ chụp ảnh: Số thợ chụp ảnh cần huy động phụ thuộc vào yêu cầu của sự kiện và mục tiêu sự kiện đặt ra. Có thể chụp ảnh theo truyền thống.
Đó là yêu cầu thợ chụp ảnh đứng cố định ở trung tâm để chụp những khách mời nổi tiếng. Thợ chụp riêng của sự kiện, không bị kéo đi các nơi theo yêu cầu của khách. Thợ chụp ảnh phải chụp được những bức ảnh vừa phục vụ trước mắt của sự kiện, vừa đáp ứng những mục tiêu marketing của Nhà tổ chức, đặc biệt là những bức ảnh giữa nhà tài trợ với những ngôi sao nổi tiếng nhằm tranh thủ sự thiện cảm của họ.
Thợ chụp ảnh theo phong cách nhà báo đó là chụp mọi thứ diễn ra trong sự kiện. Hơn nữa phong cách này cho phép phóng viên có thể tự do lựa chọn và cơ động theo yêu cầu tình thế sự kiện diễn ra.
Cần lưu ý là trong mọi trường hợp phải có đủ thợ chụp đảm nhận các khu vực, các công việc sự kiện khác nhau, và có thể hổ trợ nhau khi một người có sự cố. Hơn nữa, Nhà tổ chức cần có thợ chụp ảnh của riêng sự kiện cho dù các cơ quan thông tấn báo chí có quan tâm đưa tin về sự kiện và họ cũng bố trí phóng viên nhiếp ảnh có mặt tại sự kiện để làm nhiệm vụ. Có thể bỏ lỡ cơ hội chụp hình quý giá nếu không có đủ số thợ chụp hình. Đối với một buổi lễ gây quỹ, một tấm ảnh nổi tiếng có thể mang lại một giá trị rất lớn và có hiệu quả trong quảng cáo. Hãy hình dung những gì sẽ diễn ra khi một ngôi sao điện ảnh nổi tiếng đi vào chỉ để chào một lần và cơ hội chụp hình bị lỡ vì thợ chụp hình đang vướng ở chổ khác của sự kiện, giây phút đó không lập lại.
Thời gian làm việc của thợ chụp ảnh: Yêu cầu chụp hình trước khi sự kiện diễn ra để thấy rõ cảnh bố trí sắp đặt và trang trí trong phòng. Hơn nữa, thợ chụp ảnh phải ở lại để chụp lại những bài diễn văn cuối cùng hoặc chụp ảnh những người đoạt giải khi trao thưởng, v.v...Có thể bố trí những khoảng thời gian đã định trước cho họ. Tuy nhiên trong nhiều sự kiện, thợ chụp ảnh phải thường trực suốt thời gian diễn ra sự kiện. Việc quyết định cụ thể phải căn cứ vào loại sự kiện, vào tiềm lực ngân sách của doanh nghiệp.
In ảnh, kích thước và số lượng: Trước hết, người tổ chức phải xem sử dụng vào việc gì và chọn thế nào được coi là ảnh tốt. Ảnh sẽ đươc gửi tới giới truyền thông dùng trong bảng tin nội bộ công ty hay trong cuộc họp với nhân viên? Cũng có thể ảnh sẽ được in và gửi tới từng người hoặc treo ở nơi công cộng trong công ty.
Nhà tổ chức cũng cần tính toán kích cỡ và số lượng tương ứng từng cỡ ảnh cần thiết. Ảnh thường được in và lồng vào khung, nếu thời gian cho phép sẽ làm thành gói quà chia tay vào cuối buổi tiệc. Hãy mua khung ảnh và album trước để biết chính xác kích thước tấm ảnh. Việc yêu cầu rữa ảnh theo kích cỡ phù hợp với khung, album dễ hơn so với việc cố gằng tìm mua khung ảnh khớp với ảnh.
Kiểu ảnh: Nơi tổ chức có những địa điểm lý tưởng cho việc chụp ảnh không? Khi nghiên cứu địa điểm, Nhà tổ chức sự kiện hãy nghĩ đến những vị trí dễ dàng nhìn thấy để chụp ảnh và có thể khái quát được các kiểu ảnh sẽ chụp. Hãy quan sát từng khu vực cụ thể với vị trí thợ chụp ảnh để hoàn thiện bổ sung cảnh sẽ chụp.
Cần phải có con mắt chuyên nghiệp để tìm kiếm cảnh chụp và nhờ thợ ảnh cố vấn thêm, chụp đứng máy hay ngang máy cũng là vấn đề nghệ thuật phải chú ý.
Trích: PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
