Kiểm tra bố trí không gian: Nhà tổ chức cần kiểm tra mức độ thích hợp với không gian nơi thực hiện các bữa ăn. Số lượng bàn ăn phụ thuộc vào diện tích lớn nhỏ của địa điểm tổ chức sự kiện. Cần bố trí bàn sao cho mọi người cảm thấy thoải mái, thông thoáng, tránh gây ách tắc, làm mọi người cảm thấy bức xúc. Trong bàn ăn cũng tương tự, chẳng hạn mỗi bàn có thể bố trí 10 người nhưng bố trí 8-9 người khách sẽ thoải mái song phải có nhiều bàn hơn và tăng chi phí hơn.
Khi tính toán số người cho một bàn và lựa chọn kích cỡ bàn phù hợp, bạn có thể tham khảo những thông số sau cho 1 bàn tiệc.
Sắc màu: Sắc màu của tường, thảm, bàn, ghế, khăn trải bàn, khăn ăn, ly, cốc, bát dĩa, đồ ăn phải hài hòa và gây được những ấn tượng. Nếu chọn nền cho sự kiện là màu đen và màu trắng thì sẽ không bày cốc màu xanh, phải chọn đồ ăn phù hợp với cảnh nền của sự kiện. Hãy hình dung ra mọi thứ và tìm giải pháp để thu hút sự chú ý của khách vào sắc màu của buổi tiệc.
Nhân viên phục vụ: Nhân viên phục vụ phải được huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn. Nhân viên phải hiểu việc và thạo việc, đặc biệt nhân viên phải có hành vi ứng xử văn hóa, nói năng lịch sự và tôn trọng khách. Cần có sự phân biệt nhân viên phục vụ ăn uống và nhân viên quán bar để khách dễ giao tiếp.
Hãy thông báo tới các nhân viên của mình, những người cung cấp, những người tình nguyện, nhân viên tại địa điểm biết khi nào thì sự kiện bắt đầu và những yêu cầu về phía họ. Nhân viên phục vụ là một phần rất quan trọng góp phần lớn tới thành công của sự kiện nên hãy gọi họ là một phần của sự kiện đó. Cần có sự khuyến khích đối với nhân viên phục vụ để tạo nên sự kiện thành công. Thông tin và giao tiếp là những điểm quan trọng để tạo nên một sự kiện hoàn hảo. Tất cả các thông tin về khách, về sự kiện sẽ giúp ích rất nhiều cho người quản lý và nhân viện phục vụ có thể luôn sẵn sàng để thực hiện tốt nhất nhiệm vụ của họ trong hoạt động sự kiện. Số lượng nhân viên phụ thuộc vào tầm mức sự kiện.
Tiếp đón tại bữa ăn:
Chuẩn bị trước: Yêu cầu phải chuẩn bị trước công việc tiếp đón, phải có kịch bản chi tiết hoạt động phục vụ đón tiếp khách, đặc biệt đối với khách VIP. Từ bàn ghế, lối vào cho tới màu sắc vật dụng đều phải quan tâm. Cần chú ý đối với những nền văn hóa khác nhau, thậm chí màu sắc, biển tên của từng khách đánh vần phát âm có vấn đề gì phải quan tâm, số lượng và màu sắc hoa trên bàn có gì phải thay đổi? Có thể là bình thường đối với người có tổ chức song lại là nặng nề đối với khách có nền văn hóa khác.
Tin tưởng và tôn trọng khách: Tôn trọng những phong tục tập quán, những tín ngưỡng tôn giáo. Phải luôn tìm hiểu kỹ hơn về phong tục tập quán và đức tin những điều kiêng kỵ của người khác. Trên cơ sở đó mà điều chỉnh hành vi phục vụ trong hoạt động sự kiện. Đây là vấn đề cơ bản của giao tiếp giữa các nền văn hóa khác nhau. Ngưỡng văn hóa của các nền văn hóa quy định suy nghĩ, tình cảm, cách cư xử hành vi của từng con người trong nền văn hóa đó.
Trích:PGS.TS.Lưu Văn Nghiêm
