Thiết bị hỗ trợ thuyết trình
Chất lượng các thiết bị nghe nhìn sẽ tạo nên sự khác biệt lớn giữa một hội nghị thành công và một hội nghị kém hiệu quả. Để có những bài thuyết trình hiệu quả, cần kết hợp giữa lời diễn giả và các thiết bị hỗ trợ nge-nhìn chất lượng tốt, và cả những thiết bị dự phòng cho các trường hợp khẩn cấp.
Để có sự chuẩn bị tốt, bạn hãy trao đổi trước với diễn giả xem họ có dự định cần đến thiết bị đặc biệt nào không. Ngoài ra, hãy chuẩn bị thêm những phụ kiện bổ sung hoặc thay thế như phim slide hay máy chiếu cho các diễn giả cùng những thiết bị nghe nhìn khác. Trước khi diễn ra hội nghị, luôn luôn phải kiểm tra các hệ thống âm thanh và hình ảnh nội bộ để đảm bảo chúng hoạt động tốt. Hãy kiểm tra thật kỹ!
Các chương trình giao lưu
Hầu hết trong các chương trình hội nghị thường kèm theo một tiết mục mang tính giao lưu. Đó có thể là buổi họp mặt thân mật trong đêm đầu tiên, các dạ tiệc, ăn tối kết hợp thuyết trình, buổi trao giải thưởng, những tour tham quan hay thăm viếng, hoặc đôi khi có cả một chương trình tham quan và mua sắm kéo dài 1-2 ngày dành riêng cho các gia đình đại biểu.
Hội thảo, khóa học chuyên đề
Các sự kiện này thường có quy mô nhỏ hơn nhiều so với hội nghị, và thường chỉ xoay quanh một chủ điểm quan trọng nhất. Số người tham dự thường trong khoản 25-50 người. Phần lớn các kế hoạch cần chuẩn bị cũng tương tự như bạn tổ chức hội nghị, chỉ khác ở quy mô nhỏ hơn.
Thời gian
Hội thảo và khóa học chuyên đề thường có thời lượng ngắn hơn hội nghị, chỉ diễn ra trong ngày hoặc tối đa là 2 ngày. Đôi khi, người ta còn tổ chức các sự kiện như thế này vào buổi tối.
Chương trình
Tuy cũng cần phải có chương trình, nhưng nội dung chương trình của hội thảo hoặc khóa học chuyên đề sẽ đơn giản hơn rất nhiều so với hội nghị. Các buổi họp cũng thân mật hơn, và thường được thiết kế nhằm khuyến khích hoạt động thảo luận về chủ điểm của hội thảo. Khóa học chuyên đề thường được phân chia thành các nhóm nhỏ để những người tham gia luôn chủ động đóng góp ý kiến.
Địa điểm tổ chức
Vì có quy mô nhỏ hơn, hội thảo và khóa học chuyên đề thường được tổ chức ở những địa điểm khiêm tốn hơn hội nghị rất nhiều. Bình thường, Hội thảo và khóa học chuyên đề thường được tổ chức ở những phòng họp khách sạn, giảng đường hay các địa điểm có quy mô tương đương.
Diễn giả
So với hội nghị, số lương diễn giả cũng như mức độ nổi tiếng của họ cũng “ khiêm tốn” hơn. Sẽ có một số diễn giả chính cùng đề cập về một chủ điểm của hội thảo, nhưng thường từ những khía cạnh, góc nhìn khác nhau.
Chỗ ở
Do chỉ kéo dài trong một khoảng thời gian ngắn và không yêu cầu khách tham gia ở lại, vấn đề chỗ ở cho đại biểu không phải là một yếu tố lớn khi tổ chức hội thảo và khóa học chuyên đề. Nếu khách yêu cầu, bạn chỉ cần một khách sạn với chỗ nghỉ thích hợp gần địa điểm tổ chức hội thảo là đã thỏa đáng.
Sắp xếp việc đi lại
Thường thì các đại biểu tự thu xếp phương tiện đi lại. Họ sẽ tự thanh toán nếu muốn nghỉ lại qua đêm, hoặc có thể chi phí này đã được tính trong dịch vụ trọn gói. Những diễn giả chính có thể phải được thanh toán chi phí và thu xếp chỗ ở qua đêm.
Lệ phí và chi phí
Các đại biểu tham dự thường phải trả lệ phí, còn các diễn giả được nhận một khoản chi phí, mặc dù sẽ ít hơn so với hội nghị. Nhìn chung, chi phí tổ chức hội thảo và khóa học chuyên đề sẽ thấp hơn so với tổ chức một hội nghị.
Thiết bị
Về nguyên tắc, bạn cũng áp dụng tương tự những điều cần chuẩn bị khi tổ chức hội nghị, tất nhiên là với quy mô nhỏ hơn. Nhiều khách sạn sẽ cung cấp tất cả các thiết bị nghe nhìn cần thiết, và thậm chí cả các thiết bị đặt biệt. Nhưng bao giờ cũng vậy, bạn phải luôn kiểm tra trước mọi thứ. Vì có thể thiết bị không tốt lắm, Hoặc bị trục trặc kỹ thuật. Và chủ địa điểm tổ chức có thể sẽ tính thêm chi phí thuê trang thiết bị!
Nguồn: www.tochucsukien.com
