Nơi ăn chốn ở
Khách đến tham gia hội nghị thường phải lưu lại vài ngày trong suốt thời gian diễn ra hội nghị. Vì vậy, bạn cần phải sắp xếp trước khách sạn, nhà trọ cho họ, đặc biệt cần lưu ý đến điều này khi lựa chọn địa điểm tổ chức cho hội nghị.
Nếu hội nghị được tổ chức tại trường học, có thể dùng nhà khách của trường và một số khu vực nhà ở của sinh viên phục vụ cho các đại biểu. Trong trường hợp, này chi phí sẽ rẻ hơn so với sử dụng dịch vụ khách sạn, lại có nhiều phòng ốc hơn tuy tiện nghi chỉ ở mức cơ bản. Bạn cũng cần phải nắm bắt được nhu cầu về chỗ ở của các đại biểu khi tổ chức hội nghị.
Lệ phí và chi phí
Để tham gia hội nghị các phái đoàn đại biểu thường phải trả một khoản phí, trong đó có thể bao gồm một số dịch vụ bổ sung nhưng chưa kể đến chi phí ăn uống, đi lại và thậm chí là chỗ ở. Những diễn giả khách mời thường nhận được chi phí đi lại ngoài thù lao phí, trừ khi họ từ chối. Tất cả những khoản này sẽ làm tăng mức chi phí cho việc tổ chức hội nghị, đặc biệt nếu diễn giả chính của hội nghị lại đến từ một nơi rất xa.
Sắp xếp việc đi lại
Thu xếp đi lại cho các địa biểu trong suốt thời gian hội nghị là một công tác cần được lên kế hoạch cẩn thận, đặc biệt nếu trước đây họ chưa từng đến thành phố hay đất nước diễn ra hội nghị. Nhà tổ chức cần lưu ý đến các loại hình phương tiện thích hợp như máy bay, xe lửa, xe buýt,… cho khách tham dự
Di chuyển bằng máy bay
Trong trường hợp này, bạn nên chuẩn bị một số hoạt động chào đón các đại biểu ngay khi họ xuống sân bay và đưa họ đến nơi tổ chức hội nghị. Nếu hội nghị diễn ra ở nước ngoài, có thể một hãng hàng không nào đó, thường là hãng hàng không quốc gia (như Vietnam Airlines), sẽ cung cấp dịch vụ đặc biệt với giá ưu đãi đáng kể cho các đại biểu khi sử dụng dịch vụ của họ. Để chắc chắn, bạn nên kiểm tra trước bằng cách liên hệ thông tin với các hãng hàng không.
Di chuyển bằng tàu lửa
Một số công ty đường sắt thường cung cấp dịch vụ giá vé thấp khi mua vé tập thể. Hãy thử liên hệ với các công ty đường sắt lớn để chuẩn bị cho kế hoạch của mình.
Tài trợ
Bạn có thể may mắn tìm được một nhà tài trợ lớn cho toàn bộ hội nghị. Dĩ nhiên, các nhà tài trợ luôn muốn thương hiệu của họ được thể hiện thật nổi bật tại buổi hội nghị, và cũng có thể đặt thêm các điều kiện khác. Việc tài trợ có thể trở nên vô cùng có lợi; vì thế nếu có thể được, bạn hãy liên hệ ngay với phong PR của họ.
Diễn giả
Những diễn giả chính danh tiếng là yếu tố vô cùng quan trọng của những phiên họp toàn thể lớn. Sự có mặt của họ sẽ nâng cao chất lượng hội nghị cũng như thu hút sự tham gia của các đại biểu.
Bạn cần chọn diễn giả chính thật cẩn thận. Lý tưởng nhất là những người vừa nổi tiếng lại vừa có kiến thức chuyên môn về chủ đề hội nghị. Ngoài ra, họ cũng phải có kỹ năng thuyết trình tốt. Không có gì tệ hơn nếu bạn mời một chuyên gia lên thuyết trình nhưng họ lại thiếu kỹ năng nói chuyện trước đám đông. Vì thế, nếu cần thiết, hãy nhờ một người khác tư vấn cho mình.
Nguồn: www.tochucsukien.com
