CÁC ĐẶC ĐIỂM VÀ LOẠI HÌNH SỰ KIỆN
Hội nghị thường niên
Có nhiều địa điểm khác nhau để tổ chức sự kiện này, từ khách sạn, hội trường công cộng đến các hội trường triển lãm hay những trung tâm hội nghị lớn. Tuy nhiên, địa điểm được chọn phải thuận tiện trong việc đi lại cho mọi quan khách và cổ đông tham gia.
Hội nghị thường niên thường mang tính quan trọng và có nghị trình cũng chặc chẽ, hay ít nhất thì một phần chương trình cũng phải như thế. Phần nội dung chính của những chương trình như thế này sẽ bao gồm các biên bản họp đã có, bài diễn văn của chủ tịch, bản kê khai tài chính và kiểm toán hàng năm, phần trình bày của các giám đốc,…
Cần đề ra số lần thông báo trước cũng như các phương thức triệu tập hội nghị thường niên, hoặc trong điều lệ tổ chức hoặc thông qua các điều khoản yêu cầu về pháp lý của công ty. Dù là thế nào thì những điều khoản này cũng cần được tuân thủ chặc chẽ, nếu không cuộc họp sẽ vô hiệu lực hoặc bị cho là vi phạm quy định.
Hội nghị
Hội nghị là một phương pháp giao tiếp trực tiếp rất hiệu quả, với rất nhiều cơ hội tốt cho hoạt động PR. Sau đây là một số gợi ý và hướng dẫn giúp bạn tổ chức hội nghị thành công dưới cấp độ là một chuyên viên PR.
Các đặc điểm chung
Hội nghị thường đề cập đến rất nhiều vấn đề xoay quanh một chủ đề lớn. Đó là sự kết hợp gữa lời nói (phiên toàn thể, hội thảo và các hoạt động hỗ trợ), trưng bày hình ảnh-âm thanh và các phần thiết trình, hình thức văn bản (tài liệu phát cho người tham dự), vật thể trưng bày, và đôi khi có cả một triển lãm nhỏ. Thông thường, đây là hoạt động nhắm đến tất cả mọi người, được tổ chức trong một hội trường hay nhà hát lớn, với dàn bục dành cho những buổi họp và các bài phát biểu theo nghị trình.
Hội nghị có thể rất phức tạp (như các hội nghị chính trị), kéo dài đến 5 ngày và đi kèm với những buổi họp “bên lề” (các buổi gặp gỡ, tọa đàm hay đón tiếp ngoài phần chính của hội nghị) đóng vai trò như những vệ tinh của các phiên họp chính. Hội nghị cũng có thể rất đơn giản, chỉ diễn ra trong một ngày với số lượng diễn giả nhất định, và với một phiên họp toàn thể duy nhất.
Số lượng khách tham dự
Hội nghị thường là buổi họp mặt rất đông các đại biểu và khách tham dự. Số lượng người tham dự cũng không cố định, thường dao động từ 150 người đến vài ngàn người. Trung bình, mọi hội nghị có khoảng 350 đến 450 người tham dự.
Thời điểm
Hầu hết các hội nghị lớn thường được tổ chức vào mùa thu – từ tháng 9 dến đầu tháng 11, vốn là những tháng được ưa chuộng nhất. Các hội nghị về giáo dục được tổ chức tại các trường đại học lại thường diễn ra vào kỳ nghỉ hè. Điều này có thể sẽ thay đổi trong tương lai khi một số trường đại học đang xem xét đến việc tiết giảm kỳ nghỉ hè dài và tổ chức thêm các học kỳ trong năm để tiết kiệm chi phí.
Thời gian
Hội nghị thường kéo dài từ 2 dến 4 ngày, nhưng đôi khi cũng chỉ diễn ra trong một ngày. Nhũng tổ chức giáo dục và tình nguyện thường tổ chức hội nghị vào dịp cuối tuần, trong khi các hội nghị chính trị và kinh doanh lớn thường được tổ chức vào giữa tuần và có thể kéo dài đến 6 ngày.
Nguồn: www.tochucsukien.com
