Trước hết, Nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến được doanh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí. Cần cố gắng dự liệu hàng hóa, dịch vụ ban đầu chưa tính đến chi phí, sau đó dùng phương pháp loại trừ, giữ lại danh mục hàng hóa bắt...
Trước hết, Nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến được doanh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí. Cần cố gắng dự liệu hàng hóa, dịch vụ ban đầu chưa tính đến chi phí, sau đó dùng phương pháp loại trừ, giữ lại danh mục hàng hóa bắt buộc phải có trong chương trình.
Nếu ngân sách dự toán cho phép có thể lựa chọn bổ sung cho các danh mục những hàng hóa dịch vụ đã loại trừ ban đầu. Ngược lại, nếu ngân sách dự toán thiếu hụt, Nhà tổ chức phải rà soát lại danh mục hàng hóa, dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những hàng hóa dịch vụ kém mức độ cần thiết đối với tổ chức sự kiện, bảo đảm tương ứng với ngân sách dự toán.
Dưới đây là danh mục những hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện thường có trong dự toán:
- Thư mời.
- Chỗ ở.
- Đi lại.
- Thuê địa điểm tổ chức.
- Diễn tập.
- Thức ăn.
- Đồ uống.
- Trang trí nội thất.
- Trang trí khác.
- Âm nhạc.
- Giải Trí.
- Dẫn chương trình.
- Nghe nhìn.
- Ánh sáng.
- Sân khấu.
- Phim ảnh.
- Thiếp chỗ ngồi.
- Thực đơn.
- Quà tặng.
- Bảo hiểm.
- An ninh.
- Chi phí nhân công.
- Tiền điện.
- Thực trạng thiết bị.
- Vật liệu quảng cáo.
- Thông tin liên lạc.
- Dịch thuật.
- Vận chuyển.
- Hải quan.
- Các chi phí khác.
Trên thực tế các sự kiện có thể khác nhau về tính chất, quy mô...do đó mà danh mục hàng hóa, dịch vụ cho từng sự kiện cụ thể khác nhau. Nói cách khác, Nhà tổ chức sự kiện cần đối căn cứ vào nhu cầu thực tế của mỗi sự kiện cụ thể để lựa chọn ra danh mục thích hợp nhất.
